Инструкция по заполнению трудовой книжки.

Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах:

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н.

Как осуществляется хранение и учет?

Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании. Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они хранятся в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся согласно правилам.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании. В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа);



При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение. Срок изготовления новой ТК — 1 неделя (п. 8 Правил).

Какая информация указывается в трудовой книжке?

Какие сведения вносятся в трудовую книжку? При первичном оформлении ТК в титульный лист вносятся следующие данные о работнике:

• дата рождения;
• информация об образовании;
• профессия;
• специальность.

После оформления титульного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции). Кадровый работник, ответственный за заполнение бланка, ставит свою подпись и печать организации в нужной строке.

На следующих страницах указывается информация о приеме на работу, повышении в должности, об увольнении. Также есть раздел о награждениях и поощрениях работника за хороший труд. Все сведения в документ вносятся на основании приказа работодателя. Его реквизиты также в обязательном порядке указываются в соответствующей графе.

С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Приказами №№588н и 589н от 31 октября 2016 г. № 588н Минтруд внес поправки в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением ведомства от 10 октября 2003 г. № 69, и дал разъяснения по тем изменениям, которые были внесены в правила ведения и хранения этих кадровых документов.

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции после заполнения титульного листа трудовой книжки, его должно подписать лицо, назначенное приказом руководителя организации ответственным за выдачу трудовых книжек. Подпись лица, выдавшего трудовую книжку, должна быть заверена печатью кадровой службы или печатью организации, выдавшей документ. Упомянутым выше приказом в Инструкцию внесено уточнение, что оттиск печати проставляется при ее наличии, поскольку для предприятий, имеющих организационную форму ООО и АО федеральным законом от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ отменена обязанность иметь круглую печать. Если печать у предприятия отсутствует, записи, сделанные на титульном листе трудовой книжки, должны дополнительно заверяться подписью лица, на чье имя оформлен этот документ.

Такая же поправка внесена в пункт 2.3, регламентирующий внесение исправлений в записи, сделанные в трудовых книжках. Так, ссылки на документы, ставшие основанием для внесения корректировок в записи, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и должны быть заверены подписью руководителя или иного лица, имеющего на это соответствующие полномочия, а также круглой печатью организации. Согласно изменениям, внесенным приказом, оттиск печать ставится при ее наличии.

Ведомство напоминает, что для предприятий, организованных в форме ООО или АО, наличие печати теперь не является обязательным требованием, исключая случаев, когда такая обязанность вменена организации в соответствии с законом. Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть отражены в уставе предприятия.

Читайте в электронном журнале статью «Заводим трудовую книжку новому сотруднику . Электронный журнал доступен подписчикам, а также бесплатно по демонстрационному доступу . Его оформление не займет у вас много времени.

Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году

Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж человека. Она содержит информацию о текущем и предыдущих местах работы. Необходимость наличия этого документа заключена в информировании нового работодателя про трудовой опыт, а также в подсчете трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек едины для всех. Рассмотрим их.

Общие положения

Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую можно приобрести в специализированных киосках прессы. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и кардинально не менялась.

Незаполненную книжку подают (или заводят) при первом официальном трудоустройстве. В ней отсутствуют записи, поэтому первый наниматель должен сделать первые записи.

В сотрудничества с работодателем по гражданско-правовому соглашению наличие и заполнение трудовой книги не требуется.

Трудовую во время работы оставляют в компании и не передают на руки сотруднику до момента его официального увольнения. Правила ведения трудовых книжек – это:

1. постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
2. постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Они гласят, что что все изменения в карьере (рост и понижение) фиксируют в письменном виде специалист по работе с персоналом или глава предприятия, где официально зарегистрирован сотрудник.

По нашей информации глобального пересмотра правил заполнения трудовых книжек в 2018 году не будет. Конечно, продолжают ходить слухи об их отмене, однако это лишь отдаленная перспектива.

Как делать записи

В книжку заносят все изменения относительно должностного положения сотрудника, включая повышение в категории (карьерный рост), полученные награды, переводы в другое структурное подразделение и т. п.

Все записи делают исключительно на русском языке. Дубляж записи на иностранном языке можно проводить только в случае, если работодатель зарегистрирован в национальной республике РФ, где параллельно действует свой язык.

Кроме того, правила оформления трудовой книжки обязывают проводить все записи в строгом соблюдении правил русского языка. С учетом оформления чисел, данных и нумерации, принятых в официальном документообороте.

Как указывать сведения о работнике

Первому работодателю предстоит заполнить основные данные про будущего сотрудника:

• имя, отчество, фамилия;
• день рождения;
• какое образование;
• профессия.

Эту информацию организация берет непосредственно с оригиналов или нотариальных копий предоставленных личных документов – паспорта, диплома и др. Правила внесения записи в трудовую книжку обязывают фиксировать каждую новую позицию подписями работодателя и сотрудника. После внесения всех данных и проверки информации трудовую хранят в кадровом отделе компании.

Важное дополнение: если человек изменит в процессе работы некоторые личные данные (например, фамилию и/или имя), то они должны быть сразу обновлены и в трудовой книжке по текущему месту работы.

Более того: такие сведения, как квалификация или уровень образования также должны быть дополнены в случае их обновления. Например, когда при взятии на работу человек имел высшее незаконченное, а в процессе получил диплом о высшем образовании.

Как заполнять сведения о работе

Основным разделом книжки считаются «Сведения о работе». Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируют процесс заполнения всех необходимых данных.

Одной записи о месте работы сотрудника будет недостаточно. По действующим нормам компания должна указывать дату начала работы, должность и фиксировать последующие возможные изменения (например, перевод).

Всего в этом разделе – четыре графы, подлежащие заполнению (см. таблицу).

Важное дополнение: в случае прохождения военной срочной службы перед устройством на работу эти данные наниматель указывает перед записями от своей организации в общем порядке. Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2018 году обязывают документально подтверждать все карьерные события, включая прохождение военной службы. При этом документом-подтверждением выступает номер военного билета.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек в 2018 году, если сотрудник имеет работу по совместительству, то это также можно указывать в книжке. Причем сам документ не забирают с основного места работы. Информацию про параллельное трудоустройство вносит тот работодатель, у которого в силу закона лежит трудовая книжка. Для этого не основное место работы должно отдельным документом зафиксировать всю необходимую информацию, подтверждая это подписями и печатью (при ее наличии).

Еще один раздел трудовой книжки – «Сведения о награждении». Его оформляют в порядке, описанном выше. Он так же состоит из четырех граф, порядок заполнения которых аналогичен основным сведениям о работы.

Сюда вписывают информацию о полученных грамотах, наградах (в т. ч. и государственных), званиях.

Особенности записей об увольнении

Случай ухода с основного места работы вносят в трудовую книжку отдельным событием. Правила заполнения и хранения трудовых книжек обязывают основного работодателя вписывать нужные данные по поводу причины увольнения. При этом заполняют так же все четыре графы. Про основание увольнения – третья.

Самое важное здесь – это точное основание увольнения согласно конкретной норме Трудового кодекса. В основном, это статья 77 ТК РФ и некоторые другие нормы.

Если причиной ухода из компании стали уважительные события, по которым законодательно человек может рассчитывать на поддержку со стороны государства, то это тоже отражают в книжке (например, увольнение для присмотра за ребенком).

Важные нюансы

В случае внесения неверных данных или грамматических ошибок перечеркивание недопустимо. В этом случае данную запись считают недействительной. Так и пишут:

Следует сделать аналогичную повторную с пометкой, что данные верные и соответствуют действительности

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Кстати, последнее изменение в правила ведения трудовых книжек затронуло именно печати. С 27 ноября 2016 года окончательно отменена обязанность проставлять печать, если у организации ее нет в принципе.

Если трудовая закончилась, и места для заполнения не осталось, то не нужно заводить новую. Следует лишь вшить новый вкладыш, который заполняют потом по стандартным правилам. Обязательным условием является именно вшивание вкладыша любым типом ниток. Выглядит он всегда так:

Официальное оформление трудовой книжки возможно и до достижения сотрудником совершеннолетия.

Согласно правилам хранения трудовых книжек – это бланки строгой отчетности. За ними нужен особый присмотр. Для этого утвержден специальный регистр. Ознакомиться с ним и скачать на нашем сайте можно здесь.

А непосредственно хранить их нужно, пока сам бывший работник или его близкие родственники не заберут его трудовую.

Трудовые книжки. Заполняем по-новому

На смену ранее действовавшей инструкции по заполнению трудовых книжек пришла новая. Об особенностях заполнения трудовой книжки по новым правилам рассказывает заместитель начальника отдела правового регулирования труда правового департамента Минтруда России Алексей Васильевич АНОХИН.

— В связи с чем была принята новая инструкция по заполнению трудовых книжек. Почему перестала устраивать старая?

— Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03. Она была принята в порядке реализации постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», утвердившего правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

С принятием новой инструкции признаются недействующими нормативные акты бывшего Союза ССР по вопросам, связанным с трудовыми книжками, главным из которых, пожалуй, была инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, принятая еще в 1974 году и немного недотянувшая до своего 30-летия.

Каких-либо кардинальных, существенных изменений в порядок ведения трудовых книжек, сложившийся в течение многих десятилетий, инструкция не внесла. Для удобства работников кадровых служб все наиболее ключевые положения прежней инструкции 1974 года были сохранены.

— Какие новые моменты нашли свое отражение в инструкции?

— Если прежняя инструкция регулировала все вопросы, включая правила учета, заполнения, хранения трудовых книжек, контроль над порядком их ведения, то новая устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек и их дубликатов. Все иные вопросы регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225.

Инструкция устанавливает общие правила внесения сведений в трудовую книжку, правила внесения сведений о работнике, его работе, прекращении трудового договора, а также включает раздел, специально посвященный особенностям заполнения дубликата трудовой книжки. Правила оформления сведений о награждениях в новой инструкции представлены, как и раньше, а вот порядок фиксирования времени обучения, трудовой деятельности в качестве члена колхоза отсутствует, поскольку это не предусмотрено в постановлении.

В качестве приложений к постановлению Минтруда, утвердившему инструкцию, были утверждены также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Нормы по учету и хранению трудовых книжек, входившие в старую инструкцию 1974 года, в новую инструкцию не вошли, поскольку эти вопросы регулируются Правилами ведения трудовых книжек (раздел VI).

— На какие детали вы обратили бы внимание кадровиков?

— Прежде всего на то, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами. Причем сначала число и месяц — двузначными, а потом год — четырехзначными. Например, если работник принят на работу 1 декабря 2003 года, то в трудовой книжке делается запись «01.12.2003». Записи допускается производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Все записи производятся полностью. Сокращения в трудовой книжке недопустимы. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Ссылки на статьи также теперь должны быть внесены на основании ТК РФ (наименование кодекса тоже, кстати, надо писать полностью — «Трудового кодекса Российской Федерации»). В инструкции на каждое положение приводится по два-три примера.

Как и прежде, фамилия, имя и отчество работника указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании документа, удостоверяющего личность. Причем перечень таких документов выглядит достаточно либерально: паспорт, военный билет, заграничный паспорт, водительские права и т. д.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Кстати, согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее пока находится в процессе утверждения в Министерстве финансов РФ.

— Обязательно ли наименование должности, специальности работника должно вноситься в соответствии с ЕТКС?

— Внесение в трудовую книжку наименования должности, специальности, профессии, а также квалификационных требований в соответствии с квалификационными справочниками необходимо только в тех случаях, когда федеральным законом выполнение работ по этим должностям, специальностям или профессиям предусматривается предоставление льгот либо наличие ограничений. Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. При заполнении сведений о работе указывается полное наименование организации и ее сокращенное наименование (при его наличии). Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного, то в трудовую книжку вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования.

— Какие новые разделы появились в инструкции?

— Я хотел бы обратить внимание на то, что в отдельный раздел выделены случаи, связанные с увольнением и приемом на работу в связи с переводом сотрудника к другому работодателю. Инструкция устанавливает, что при увольнении в связи с таким переводом в трудовой книжке указывается, как осуществляется перевод — по просьбе работника или с его согласия. В записи о приеме на новое место работы делается указание о том, что работник принят в порядке перевода.

Особое внимание стоит уделить разделу об увольнении (прекращении трудового договора). В нем подробно, с примерами описывается порядок внесения записей о прекращении трудового договора по различным основаниям: инициатива работника, инициатива работодателя, обстоятельства, не зависящие от воли сторон.

— Какие новые обязанности по заполнению трудовых книжек появились у кадровиков?

— При увольнении работника (прекращении трудового договора) кадровик обязан ознакомить его со всеми произведенными за время работы в данной организации записями и получить подпись работника под ними в трудовой книжке. Причем достаточно только самой подписи и ее расшифровки. Слов «ознакомлен» или «согласен» писать не требуется. Приходно-расходная книга по учету бланков и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

— Как должны исправляться ошибки в трудовых книжках?

— Запись, в которой допущены ошибки, признается недействительной. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки. При этом запись, признанная недействительной, туда не вносится. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». А на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Дубликат заполняется по общим правилам оформления трудовой книжки. Если сотрудник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата в него вносятся сведения не только об общем стаже, как это было предусмотрено прежней инструкцией, но и о непрерывном стаже работы до поступления в данную организацию.

Инструкция устанавливает, что с оригиналов документов, на основании которых в дубликате трудовой книжки производятся соответствующие записи, работодатель снимает копии и заверяет их надлежащим образом. После этого оригиналы документов возвращаются владельцу.

Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек - основной документ, устанавливающий порядок их заполнения. Что содержит эта инструкция и как верно заполнить трудовую книжку, расскажем в нашей статье.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка - документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже лица. Это главный документ при трудоустройстве, а потому в период трудовой деятельности подлежит хранению в отделе кадров организации. После увольнения, независимо от оснований, она возвращается владельцу.

В ст. 66 ТК РФ прописано, что этот документ - основное подтверждение стажа и трудовой деятельности.

Постановлением «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 утвержден стандартный бланк, введенный в действие с 01.01.2004. Старые же образцы этого документа обмену не подлежат и признаются действительными. Изготавливаются они на предприятии «Госзнак» и имеют соответствующую степень защиты.

Трудовая книжка входит в список обязательных документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Исключение составляет лишь случай, когда такой договор с лицом подписывается впервые, т. е. сотрудник ранее нигде не работал. В этом случае трудовая книжка предоставляется ему администрацией на безвозмездной основе. При этом кадровик должен заполнить информацию, указанную на первой странице, и указать данные о лице, ответственном за ее первичное заполнение. Также на первом листе ставится подпись владельца.

Трудовые книжки сотрудникам, проработавшим на предприятии более 5 дней, необходимо заполнять, если эта работа является для них основной (ст. 66 ТК РФ). О правилах осуществления записи при приеме на работу читайте в статье Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец.

Правила заполнения трудовой книжки утверждены законодательством и являются обязательными для исполнения на всех предприятиях.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ

Оформление этого документа осуществляется на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением № 225 от 16.04.2003, включающим порядок заполнения трудовых книжек, хранения, учета, выдачи и изготовления бланков).

Правила ведения трудовых книжек регламентируют срок, в течение которого работодатель обязан фиксировать сведения. Этот срок составляет 1 неделю со дня издания надлежащего приказа, а при увольнении информация вносится в последний рабочий день (п. 10 Правил).

Информация в трудовой книжке фиксируется без сокращений и на официальном языке РФ - русском.

По желанию работника могут быть внесены данные о работе по совместительству (п. 20).

Помимо этого, вносятся сведения о полученных наградах: почетных званиях, грамотах. При этом информация о премиях, установленных системой оплаты труда, внесению не подлежит.

Запись о причинах увольнения сотрудников должна фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ.

По письменному заявлению сотрудника администрация работодателя должна в течение 3 дней предоставить копию трудовой либо же выписку из нее.

В соответствии с правилами хранения трудовых книжек, это документ строгой отчетности, который подлежит хранению в организации в течение всего периода работы гражданина.

В связи с этим в компании необходимо заполнять:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
2. Книгу учета и движения трудовых книжек и их вкладышей.

Трудовые книжки, оставленные сотрудниками при увольнении или же после смерти, подлежат хранению на предприятии до момента их востребования в соответствии с законодательством об архивном деле РФ.

Как правильно заполнить трудовую книжку (2018)

Правила ведения трудовой книжки 2018 года говорят о том, что администрация может назначить лицо, отвечающее за хранение, заполнение и выдачу этих документов на предприятии.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек 2018 года все записи о поступлении на работу, увольнении, квалификации вносятся на основании приказа администрации.

Более того, вся информация из трудовой книжки дублируется в личную карточку, с которой впоследствии работник знакомится под расписку.

Указанному документу присваивается регистрационный номер, помимо этого, он содержит такую информацию относительно работника, как персональные данные, образование, стаж работы, награждения и т. д.

Вписывать информацию допускается шариковой или гелевой ручкой с пастой синего, черного или фиолетового цвета.

Прямо запрещено использование сокращений, в том числе и аббревиатуры «РФ», вместо нее следует писать «Российская Федерация».

На первой странице трудовой книжки ставится подпись лица, отвечающего за ее ведение (заполнение впервые), печать организации (при наличии и указании в уставе), а также подпись владельца.

При любых изменениях, произошедших в период деятельности работника, будь то смена наименования организации, должности, разряда и т. д., указанные сведения в обязательном порядке отражаются в трудовой книжке.

Нельзя исправлять записи, в которых допущена ошибка, путем зачеркивания или поправок, а тем более удалять при помощи корректора. В этом случае нужно прописать, что запись содержит ошибки, и далее указать правильные данные.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек и документ об ее утверждении

Инструкция по ведению трудовых книжек утверждена 10 октября 2003 года постановлением Минтруда РФ № 69 и принята 11 ноября 2003 года, рег. номер в Минюсте РФ № 5219.

Инструкция по заполнению трудовой книжки 2018 года охватывает сведения о правильном ведении этого документа и содержит в себе следующее:

1. Общие положения. Например, в соответствии с ее требованиями все даты прописываются арабскими цифрами (15.11.2016).
2. Сведения о работнике (указываются на основании паспортных данных). При изменении фамилии или других сведений данные стоит вносить, зачеркнув при этом прежние данные на основании представленных документов. Информация о таких документах отражается на обложке трудовой книжки (внутренней стороне).
3. Информация о работе сотрудника. В графе 3 необходимо прописать полное наименование организации и сокращенное при его наличии. Графа 1 содержит в себе порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника. 3-я графа включает в себя наименование подразделения организации, а также должность принимаемого сотрудника. В 4-й графе прописываются атрибуты приказа, на основании которого происходит трудоустройство гражданина. По желанию работника могут быть внесены сведения о работе по совместительству.
4. Награждения. Заполняются данные о полученных в процессе трудовой деятельности наградах, грамотах и т. д. Требуется указание наименования предприятия, порядковый номер записи, когда, кем и за что награжден работник.
5. Порядок заполнения при увольнении сотрудника.
6. Правила внесения информации об увольнении в связи с переводом, а также при переходе на другую должность.
7. Последовательность при оформлении дубликата.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек

Ст. 45 Правил гласит о том, что ответственность за оформление трудовых книжек лежит на работодателе. Помимо этого, допускается привлечение к ответственности лица, назначенного за ведение этих документов приказом. Как правило, таким лицом является работник отдела кадров или же менеджер по персоналу. Но в предприятиях с маленькой численностью сотрудников ответственным лицом может являться и бухгалтер. Тем не менее независимо от должности это лицо должно быть ознакомлено с Правилами заполнения трудовых книжек.

Ст. 2.4. КоАП РФ говорит о том, что должностное лицо привлекается к ответственности в случае совершения правонарушения по причине ненадлежащего исполнения своих обязанностей. За несоблюдение норм трудового права ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц - предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций - штраф от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Соответственно, за нарушение порядка заполнения трудовой книжки возможна ответственность должностного лица по указанной ст. 5.27.

За нарушение правил хранения трудовой книжки можно наложить штраф по ст. 13.20 КоАП РФ:

• на физических лиц-предпринимателей - от 100 рублей до 300 рублей;
• на должностных лиц - от 300 рублей до 500 рублей.

Трудовая книжка - официальный документ, на основании которого гражданин может подтвердить свой трудовой стаж. Порядок заполнения этого важного документа, а также его ведение, хранение и учет закреплены на законодательном уровне. Инструкция по трудовым книжкам 2018 года является основой, регламентирующей основные правила заполнения этого немаловажного документа. За неправильное ведение, заполнение и хранение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности.

Изменения в заполнении трудовых книжек

Мы попросили Елену Вожову, старшего юрисконсульта ООО «Центр правового обслуживания», рассказать о том, что изменится в ближайшее время в правилах заполнения трудовых книжек, а также сделать обзор самых распространенных ошибок, совершаемых сотрудниками кадровых служб.

Трудовая книжка – особенный документ, имеющий конкретное юридическое значение. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 утверждены правила ведения и хранения книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Минтруд создал специальную Инструкцию по заполнению книжек (утв. постановлением Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. № 69). Но на практике часто бывают нестандартные ситуации,
рассмотрим некоторые из них.

Копия и дубликат трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться сотруднику в любой момент: для предъявления
в посольство или паспортный стол. С этой просьбой он обратится в свой отдел кадров. Учтите, что в этом случае документ обязательно должен быть заверен работником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц документа, которые имеют какие-либо записи. Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также не стоит менять масштаб при копировании книжки. После последней записи на копии страницы должна быть сделана отметка, которая будет содержать ее порядковый номер и надпись «работает
по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, Ф. И. О. и должность заверяющего и поставить печать под записью. Ниже страницы копии нужно поставить отметку «копия верна», указать Ф. И. О. кадрового сотрудника и должность заверяющего, время и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой.

В некоторых случаях может понадобиться оформление дубликата книжки. Это необходимо, например, при утере документа. Дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника на работе или утере работником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций. В этом случае в правом верхнем углу титульного листа документа необходимо написать слово «Дубликат». При наличии трудовой книжки на ее титульной странице необходимо указать следующее: «Взамен выдан дубликат»,
при этом обязательно нужно вписать серию и номер дубликата. В новый документ должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в организацию, выдавшую новый документ. Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрениях, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж может быть записан суммарно, необходимо указать лишь общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

Распространенные ошибки

Если ошибка в трудовой сделана при первичном заполнении, то трудовую книжку необходимо уничтожить, без внесения каких-либо изменений. Затем требуется составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой книжки именно работнику. Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

Следующий пункт не является ошибкой, но многие испытывают трудности в заполнении этого пункта, что часто приводит к ошибкам. Итак, если кадровый работник компании вносит запись
о незаконченном высшем образовании, то что нужно сделать HR-специалисту в другой организации после того, как работник завершит свое обучение? На основании диплома нужно создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи
и внести новые на основании соответствующих документов. Обратите внимание: в сведениях о работе зачеркивания недопустимы. Если ошибка была допущена в этих полях, то нужно поступить следующим образом: после последней записи в соответствующем разделе сделать пометку о признании ошибочной записи, и под новым порядковым номером внести правильные данные. Если ошибка в записи обнаружена при новом сотруднике, ответственном за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, вносит правильную пометку, ставит дату исправления. При этом информация об отмене неверной записи должна нумероваться следующим номером по порядку.

При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта заполнения книжек. Первый: делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также отметка о том, что информация об увольнении недействительна. Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной. Казалось бы, ошибки настолько очевидные, что допустить их невозможно. Однако
из-за этого нередко возникают трудовые споры, приводящие стороны в суд. Поэтому рекомендую лишний раз прочитать, повторить общие требования к заполнению трудовых книжек, а также тщательно следить за изменениями законодательства, официальной позицией Минтруда России.

Проект Минтруда

В феврале 2016 года на федеральном портале нормативных актов проходило обсуждение законопроекта, разработанного Минтрудом «О внесении изменений в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Основанием для разработки законопроекта стало принятие Федерального закона № 82-ФЗ от 6 апреля 2015 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».
В соответствии с законом наличие печати в организациях стало необязательным – теперь это право, а не обязанность. Расскажу про некоторые возможные изменения.

Абзац первый пункта 35 Правил

В действующей редакции Правил при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в компании, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью и подписью самого работника. Разработчики законопроекта предлагают использовать печать только в случаях, если федеральным законом предусмотрена обязанность компании использовать печать, либо если сведения о наличии печати содержатся в уставе организации. В остальных случаях печать проставляется при ее наличии. В связи с этим должны измениться реквизиты трудовой книжки и вкладыша – после слов «М. П.» будет добавлено слово «(при наличии)».

Пункт 39 Правил

В действующей редакции пункта 39 Правил предусматривается проставление в трудовой книжке при выдаче каждого вкладыша штампа с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. В новой редакции предлагается делать об этом соответствующую запись,
без проставления штампа в трудовую книжку.

Абзац четвертый пункта 41 Правил

Законопроектом предлагается исключить нормы, обязывающие работодателей прошнуровывать, а также скреплять сургучной печатью или опломбировать приходно-расходную книгу по учету бланков книжек и вкладышей в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации и заверении подписью руководителя организации. Планируемый срок вступления в силу законопроекта – октябрь 2016 года. Однако до настоящего времени никаких изменений не внесено ни в Трудовой кодекс, ни в постановление Правительства РФ о трудовых книжках и постановление Минтруда
о правилах ведения книжек. Так что пока законопроект не приобрел силу федерального закона.

Отмена использования

И еще один очень важный вопрос, касающийся трудовых книжек. В последнее время часто обсуждается тема отмены книжек в РФ. Однако действительно ли это необходимо? Созданы ли условия для таких изменений в системе трудовых отношений? Уже несколько лет подряд на государственном уровне поднимается вопрос о нецелесообразности ведения книжек, якобы они в современном мире – пережиток прошлого. Эксперты комментируют ситуацию так: Министерство труда не исключит из обихода книжки совсем, ведомство скорее всего заменит документ электронными книжками.

Согласно соцопросам, работодатели выступают против исключения книжек вообще. Так как информация о предыдущих местах работы соискателя на вакантную должность часто бывает важна. Только из трудовой книжки можно узнать: о перерывах в стаже; об увольнениях;
о регулярности смены мест работы. Но все эти данные могут быть отражены и в электронной базе данных.

Особенные сотрудники

При внесении записи в трудовую водителя имейте ввиду, что эти сотрудники должны предоставлять компании для оформления книжки следующие документы: паспорт, СНИЛС, военный билет, водительские права, документы об образовании. Для таких сотрудников важно иметь справку о пройденном медицинском осмотре, чтобы убедиться, что сотрудник имеет право выполнять эту работу, хотя сами сведения не отражаются в трудовой.

Бухгалтерская профессиональная пресса

Для тех бухгалтеров, которые предпочитают работать с первоисточниками. Гарантия профессионализма и личная ответственность эксперта и автора.

Статья написана по материалам сайтов: www.kdelo.ru, buhguru.com, www.klerk.ru, rusjurist.ru, www.buhgalteria.ru.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже лица. Это главный документ при трудоустройстве, а потому в период трудовой деятельности подлежит хранению в отделе кадров организации. После увольнения, независимо от оснований, она возвращается владельцу.

В ст. 66 ТК РФ прописано, что этот документ — основное подтверждение стажа и трудовой деятельности.

Постановлением «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 утвержден стандартный бланк, введенный в действие с 01.01.2004. Старые же образцы этого документа обмену не подлежат и признаются действительными. Изготавливаются они на предприятии «Госзнак» и имеют соответствующую степень защиты.

Трудовая книжка входит в список обязательных документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Исключение составляет лишь случай, когда такой договор с лицом подписывается впервые, т. е. сотрудник ранее нигде не работал. В этом случае трудовая книжка предоставляется ему администрацией на безвозмездной основе. При этом кадровик должен заполнить информацию, указанную на первой странице, и указать данные о лице, ответственном за ее первичное заполнение. Также на первом листе ставится подпись владельца.

Правила заполнения трудовой книжкиутверждены законодательством и являются обязательными для исполнения на всех предприятиях.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ

Оформление этого документа осуществляется на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением № 225 от 16.04.2003, включающим порядок заполнения трудовых книжек, хранения, учета, выдачи и изготовления бланков).

Правила ведения трудовых книжекрегламентируют срок, в течение которого работодатель обязан фиксировать сведения. Этот срок составляет 1 неделю со дня издания надлежащего приказа, а при увольнении информация вносится в последний рабочий день (п. 10 Правил).

Информация в трудовой книжке фиксируется без сокращений и на официальном языке РФ — русском.

По желанию работника могут быть внесены данные о работе по совместительству (п. 20).

Помимо этого, вносятся сведения о полученных наградах: почетных званиях, грамотах. При этом информация о премиях, установленных системой оплаты труда, внесению не подлежит.

Запись о причинах увольнения сотрудников должна фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ.

По письменному заявлению сотрудника администрация работодателя должна в течение 3 дней предоставить копию трудовой либо же выписку из нее.

В соответствии справилами хранения трудовых книжек,это документ строгой отчетности, который подлежит хранению в организации в течение всего периода работы гражданина.

В связи с этим в компании необходимо заполнять:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
2. Книгу учета и движения трудовых книжек и их вкладышей.

Трудовые книжки, оставленные сотрудниками при увольнении или же после смерти, подлежат хранению на предприятии до момента их востребования в соответствии с законодательством об архивном деле РФ.

Как правильно заполнить трудовую книжку (2018 — 2019)

Правила ведения трудовой книжки 2018 — 2019 года говорят о том, что администрация может назначить лицо, отвечающее за хранение, заполнение и выдачу этих документов на предприятии.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек 2018 — 2019 года все записи о поступлении на работу, увольнении, квалификации вносятся на основании приказа администрации.

Более того, вся информация из трудовой книжки дублируется в личную карточку, с которой впоследствии работник знакомится под расписку.

Указанному документу присваивается регистрационный номер, помимо этого, он содержит такую информацию относительно работника, как персональные данные, образование, стаж работы, награждения и т. д.

Вписывать информацию допускается шариковой или гелевой ручкой с пастой синего, черного или фиолетового цвета.

Прямо запрещено использование сокращений, в том числе и аббревиатуры «РФ», вместо нее следует писать «Российская Федерация».

На первой странице трудовой книжки ставится подпись лица, отвечающего за ее ведение (заполнение впервые), печать организации (при наличии и указании в уставе), а также подпись владельца.

При любых изменениях, произошедших в период деятельности работника, будь то смена наименования организации, должности, разряда и т. д., указанные сведения в обязательном порядке отражаются в трудовой книжке.

Нельзя исправлять записи, в которых допущена ошибка, путем зачеркивания или поправок, а тем более удалять при помощи корректора. В этом случае нужно прописать, что запись содержит ошибки, и далее указать правильные данные.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек и документ об ее утверждении

Инструкция по ведению трудовых книжек утверждена 10 октября 2003 года постановлением Минтруда РФ № 69 и принята 11 ноября 2003 года, рег. номер в Минюсте РФ № 5219.

Инструкция по заполнению трудовой книжки 2018—2019года охватывает сведения о правильном ведении этого документа и содержит в себе следующее:

1. Общие положения. Например, в соответствии с ее требованиями все даты прописываются арабскими цифрами (15.11.2016).
2. Сведения о работнике (указываются на основании паспортных данных). При изменении фамилии или других сведений данные стоит вносить, зачеркнув при этом прежние данные на основании представленных документов. Информация о таких документах отражается на обложке трудовой книжки (внутренней стороне).
3. Информация о работе сотрудника. В графе 3 необходимо прописать полное наименование организации и сокращенное при его наличии. Графа 1 содержит в себе порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника. 3-я графа включает в себя наименование подразделения организации, а также должность принимаемого сотрудника. В 4-й графе прописываются атрибуты приказа, на основании которого происходит трудоустройство гражданина. По желанию работника могут быть внесены сведения о работе по совместительству.
4. Награждения. Заполняются данные о полученных в процессе трудовой деятельности наградах, грамотах и т. д. Требуется указание наименования предприятия, порядковый номер записи, когда, кем и за что награжден работник.
5. Порядок заполнения при увольнении сотрудника.
6. Правила внесения информации об увольнении в связи с переводом, а также при переходе на другую должность.
7. Последовательность при оформлении дубликата.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек

Ст. 45 Правил гласит о том, что ответственность за оформление трудовых книжек лежит на работодателе. Помимо этого, допускается привлечение к ответственности лица, назначенного за ведение этих документов приказом. Как правило, таким лицом является работник отдела кадров или же менеджер по персоналу. Но в предприятиях с маленькой численностью сотрудников ответственным лицом может являться и бухгалтер. Тем не менее независимо от должности это лицо должно быть ознакомлено с Правилами заполнения трудовых книжек.

Ст. 2.4. КоАП РФ говорит о том, что должностное лицо привлекается к ответственности в случае совершения правонарушения по причине ненадлежащего исполнения своих обязанностей. За несоблюдение норм трудового права ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — штраф от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Соответственно, за нарушение порядка заполнения трудовой книжки возможна ответственность должностного лица по указанной ст. 5.27.

За нарушение правил хранения трудовой книжки можно наложить штраф по ст. 13.20 КоАП РФ:

• на физических лиц-предпринимателей — от 100 рублей до 300 рублей;
• на должностных лиц — от 300 рублей до 500 рублей.

Трудовая книжка — официальный документ, на основании которого гражданин может подтвердить свой трудовой стаж. Порядок заполнения этого важного документа, а также его ведение, хранение и учет закреплены на законодательном уровне. Инструкция по трудовым книжкам 2018 — 2019 года является основой, регламентирующей основные правила заполнения этого немаловажного документа. За неправильное ведение, заполнение и хранение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности.

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и граждан.

Правила внесения записей:

• Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
• Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
• Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

• Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
• Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении ». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

• Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
• Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
• Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
• Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
• На ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
• При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

• Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
• Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
• При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

1. Утвердить:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

от 2 августа 1985 г. N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162";

Постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях";

пункт 2 Постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства";

Постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции Постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)".

Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
А.П.ПОЧИНОК

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. (в ред. Приказа Минтруда РФ от 31.10.2016 N 588н)

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати). (в ред. Приказа Минтруда РФ от 31.10.2016 N 588н)

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".

В связи с утратой силы Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ , следует руководствоваться принятым взамен Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ .

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.