Как держать форму. Массаж. Здоровье. Уход за волосами
→ ↓

Инструкция о порядке ведения оперативного журнала и оперативных переговоров.

ВВЕДЕНИЕ

Инструкция определяет порядок ведения оперативного журнала и ведение оперативных переговоров.

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящая инструкция предназначена для оперативного персонала и определяет порядок ведения оперативного журнала и ведение оперативных переговоров.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Оперативный журнал – основной документ дежурного персонала всех ступеней, в котором оформляются записи оперативно-диспетчерского характера по управлению режимом работы энергетического оборудования, изменений состояния электроснабжения и электрооборудования, распоряжений руководящего технического персонала о допуске к работе и выводе оборудования в ремонт, о работе устройств защиты и автоматики, о проведенных осмотрах и выявленных нарушениях в работе электрооборудования, о выполненных переключениях по устранению аварий и нарушениях в работе электрооборудования, о работе, выполняемой в порядке текущей эксплуатации.

3 . ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1 Оперативный журнал относится к документам строгого учета, должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На лицевой стороне обложки журнала указывается название – «Оперативный журнал» и даты начала и окончания ведения журнала. На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство или его заместителя.

3.2 Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного (оперативно-ремонтного) персонала. Заполненные со дня последней записи.

3.3 Ответственность за правильность и достоверность записей несет лицо, сделавшее запись в оперативном журнале.

4. СОДЕРЖАНИЕ ОПЕРАТИВНОГО ЖУРНАЛА

Каждая страница журнала должна содержать три графы.

4.1 В первой графе “Дата, время” ставится дата и время (число, месяц, год, часы и минуты) начала смены, а по окончании ее – конца смены. Далее, (в течение смены) ставится время (часы, минуты) каждого записываемого события (сообщения, распоряжения, указания, выполнения оперативного переключения и т.д.), т.е. записывается начало оперативных действий.

4.2 Во второй графе “ Содержание сообщений…” записывается должность и фамилия лица с кем ведутся оперативные переговоры, содержание сообщений, распоряжений, указаний, полученных или отданных оперативным или оперативно-ремонтным персоналом.

Дежурный персонал приемку-сдачу оформляет записью с указанием состояния (в ремонте, в резерве) схемы электроснабжения и электрооборудования, количества средств заземления и места их наложения; сведения о наличии документации, сданных ключей от помещений электроустановок, и ставится подпись сдавшего смену. Принимающий смену расписывается под подписью сдавшего смену о ее принятии с указанием времени.

4.3 В третьей графе “ Визы, замечания” делаются отметки ответственным за электрохозяйство о правильности ведения журнала. Периодически журнал должен просматриваться ответственным за элнектрохозяйство, но не реже одного раза в месяц. Все нарушения в работе оборудования должны помечаться в журнале красным карандашом.

4.4.1 Записи ведутся в хронологическом порядке, только чернилами или пастой синего, фиолетового или черного цвета и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись. При обнаружении пропущенной записи она выполняется на свободном месте и ставится время, когда произошло фиксируемое событие. Перед записью следует отметить ”Пропущенная запись ”;

4.4.2 Запрещается делать записи на полях и между строк. Пропущенные незаполненные строки прочеркиваются ”зигзагом”;

4.4.3 В записи о наложении переносных заземлений (ПЗ), включении заземляющих ножей (ЗН) красной линией подчеркиваются слова “уст. ПЗ №…” и “вкл. ЗН, ЗЛР или ЗШР”;

4.4.4 В записи о снятии ПЗ или отключении ЗН синей линией подчеркиваются слова “снято ПЗ №…” и “отключены ЗН”, одновременно зачеркивается синей линией красная черта и предыдущая запись о наложении заземлений или включении заземляющих ножей.

4.4.5 Запрещается делать записи не имеющего прямого отношения к оперативному обслуживанию электроустановок.

4.4.6 При приемке смены в дневное время оперативный персонал докладывает диспетчеру энергоснабжения о приемке смены и о состоянии электрооборудования.

5. СОКРАЩЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ВЕДЕНИИ ОПЕРАТИВНОГО ЖУРНАЛА

При ведении оперативного журнала оперативный персонал и диспетчер энергоснабжения должен руководствоваться :

Используемая терминология

Обозначения
Дежурный диспетчер ДД
Дежурный электромонтер ДЭМ
Дежурный электромонтер оперативно-выездной бригады ДЭМ ОВБ
Бланк переключений Б/п.
Включить, включен Вкл.
Отключить, отключен Откл.
Проверить, проверено Пров.
Установить, установлено Уст.
Ремонт Рем.
Резервный Рез.
Напряжение Напряж.
Присоединение Присоед.
Постоянный ток Пост. ток
Переменный ток Перем. ток
Щит управления ЩУ
Главный щит управления ГЩУ
Диспетчерский пункт Д/пункт
Распределительное устройство РУ
Распределительный пункт РП
Открытое (закрытое) РУ ОРУ (ЗРУ)
Комплектное РУ (наружной установки) КРУ (КРУН)
Подстанция (трансформаторная, комплектная, мачтовая) ПС (ТП, КТП, МТП)
Ячейка Яч.
Кабельная линия КЛ
Воздушная линия ВЛ
Кабельно-воздушная линия КВЛ
Отпайка от линии отп.
Собственные нужды с.н.
Дизель-генератор №4 ДГ-4
Дизельная электростанция ДЭС
Электродвигатель ЭД
Силовой трансформатор №4 Т-4
Трансформатор собственных нужд ТСН
Трансформатор тока ТТ
Трансформатор напряжения ТН
Обходная система шин ОСШ
Система сборных шин СШ
Выключатель (масляный, воздушный, элегазовый) В (МВ, ВВ, ЭВ)
Шиносоединительный выключатель ШСВ
Секционный выключатель СВ
Обходной выключатель ОВ
Выключатель нагрузки ВН
Шинный разъединитель ШР
Линейный разъединитель ЛР
Секционный разъединитель СР
Отделитель Од
Короткозамыкатель КЗ
Заземляющие ножи шин ЗН
Заземляющие линейные или шинные разъединители ЗЛР,ЗШР
Защитное заземление (переносное) Пз
Рубильник руб.
Предохранитель Пр.
Автомат (автоматическое) включение резерва АВР
Автомат (автоматическое) повторного включения АПВ
Автоматическое включение резервного трансформатора АВР /Т
Дифференциальная защита шин { трансформатора) – ДЗШ (ДЗТ)
Устройство резервирования при отказе выключателей УРОВ
Дифференциально-фазная защита дфз
Автомат частотной разгрузки АЧР
Дистанционная защита Диет./3
Максимально – токовая защита МТЗ
Максимально – токовая направленная защита МНЗ
Телеуправление, телесигнализация, телеизмерение ТУ,ТС, ТИ
Прошу разрешения П/р.
Получил согласие П/с
Дал распоряжение Д/р
Дал согласие Д/с

6. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ЖУРНАЛА.

6.1 При сдаче, приеме смены в оперативном журнале указывается:

– время начала (сдачи) дежурства;

– фамилия и инициалы старшего дежурного и дежурного;

– отражается отклонение схемы эл.снабжения от нормальной на момент приемки смены.

– отражается состояние всех насосных агрегатов (в работе, в резерве или в ремонте);

– указывается, где установлены переносные заземления, их номера, где включены заземляющие ножи;

– о работах, выполняемых на эл.оборудовании, в момент передачи смены по нарядам и распоряжениям;

– указания вышестоящего технического персонала по оперативной работе, передаваемого по смене;

– наличие инвентаря и защитных средств, передаваемых по смене;

– суммарное количество заземлений, установленных в электроустановке.

6.2 При нарушениях в работе оборудования и аварийных отключениях в оперативном журнале указывается:

– какие внешние признаки повреждения;

– какие выключатели отключились и включились при работе схем релейной защиты и автоматики;

– какие указательные реле при этом сработали на всех присоединениях, даже если они не имеют прямого отношения к случившемуся;

– какие действия предприняты дежурным по ликвидации последствий нарушения в работе эл. установки (отключение для снижения нагрузки, включение резервного оборудования и т.д.);

– состояние электросхемы в установившемся режиме срабатывания схем защит и автоматики и производства необходимых переключений;

– доклады о выполнении распоряжений и сообщения, принятые оперативным дежурным;

– все записи, касающиеся нарушения в работе электроустановки, должны производиться непосредственно после выполнения дежурным необходимых переключений и других действий, необходимых при нарушении нормальной работы электроустановки.

6.3 При производстве оперативных переключений в оперативном журнале отражается:

– причина проводимых переключений или по чьему распоряжению производится переключение;

– при производстве простых переключений они записываются в той последовательности, в которой производились, с отметкой о снятии и установке заземления;

– при производстве сложных переключений в журнале указывается время начала переключений и номер бланка, по которому производится переключение, а также, кто является лицом контролирующим;

– при производстве оперативных переключений по бланку переключений о снятии и установке заземлений в оперативном журнале делаются записи (отдельные).

6.4 В процессе дежурства в журнале делаются записи:

– о проводимых осмотрах оборудования и выявленных недостатках;

– о работах, выполняемых оперативным персоналом в порядке текущей эксплуатации;

– о работах, выполняемых по нарядам и распоряжениям ремонтным персоналом.

6.5 При оформлении допуска к работам по наряду в оперативном журнале делаются записи:

– о переключениях по выводу оборудования в ремонт;

– об установке заземлений;

– о допуске к работе по наряду.

При этом указывается лицо, выдающее наряд; время, номер наряда; фамилия, инициалы, квалификационная группа ответственного руководителя работ и производителя работ, а также членов бригады; установка и присоединение, на которых производятся работы и основные работы, выполняемые по наряду.

После окончания работ по наряду в оперативном журнале делается запись об окончании работ, закрытии наряда и удалении людей с места работ. Отдельно делаются запись о снятии заземлений и производимых переключениях по вводу оборудования в работу в соответствии с п.6.3 настоящей инструкции.

6.6 При производстве робот по распоряжениям, распоряжение на производство работ записывается в оперативном журнале лицом, отдавшим распоряжение, или оперативным персоналом по его указанию, принятому непосредственно или по телефону. Если распоряжение отдается самим оперативным персоналом, оно также записывается в оперативный журнал.

6.7 В оперативном журнале при этом должно быть указано: кем отдано распоряжение, содержание и место работ, категория производства работ в отношении мер безопасности, перечень технических и организационных мероприятий по обеспечению безопасного выполнения работ, время выполнения работ, фамилия, инициалы, квалификационная группа производителя работ (наблюдающего) и членов бригады.

Изменение в процессе работы состава бригады, работающей по распоряжению, запрещается.

6.8 До начала работы производитель работ принимает рабочее место и делает запись в оперативном журнале о принятии распоряжения с указанием времени начала работ за своей подписью и подписью оперативного дежурного.

После окончания работ, производитель работ выводит с места работ, совместно с лицом оперативного персонала, бригаду и проверяет рабочее место, после чего окончание работ оформляется в оперативном журнале подписями оперативного дежурного и производителя работ.

Форма ведения оперативного журнала

Дата,время Содержание сообщений втечение смены,подписи о сдаче и приемкесмены Визы, замечания
10.05.20128.008.10 Смена №1 с 8.00 -20.00 ДЭМ Иванов И.И., энергодиспетчер Васильев Д.Д.Произведен осмотр эл. оборудования, замечаний нет (если есть, то какие)Д.Д. Васильеву – смену принял ДЭМ Иванов, схема электроснабжения нормальная, замечаний по электрооборудованию нет (если есть, то какие)Д.Д. Васильеву – для производства работ в порядке текущей эксплуатации допущена бригада Дмитриева Д.Д. гр. IV, член бригады Петров А..П. гр.III ремонт пусковой кнопки электродвигателя задвижки №24.

Распоряжение №1

По распоряжению энергетика Теплова И.И. гр.V поручается производителю работ Петрову П.П. гр.IV с членом бригады Сидоровым С.С. гр.III произвести ТО электродвигателей ЦНС №1, 2. Электросхему на указанные электродвигатели разобрать в ЩСУ-1-0; 1-1 поочередно. На кнопки управления и автоматический выключатель вывесить плакат «Не включать работают люди». На электродвигатель - плакат «Работать здесь». ТО электродвигателей делать поочередно. Работу производить с 9.00 до 14.00

Подготовил рабочее место по распоряжению №1.

ДД Васильеву – зарегистрировал распоряжение №1 и допустил бригаду Петрова П.П. гр.IV к производству работ.

Произвел осмотр электрооборудования на закрепленном участке, замечаний по работе электрооборудования нет, кроме СТД №1 небольшое искрение щеточного механизма. Доложил энергетику Теплову И.И.

ДД Васильеву – зарегистрировал наряд-допуск №5. Ответственный руководитель работ Лиховцев Л,Л. гр.V, производитель работ Аничкин М.Б. гр.IV, член бригады Васьков В.В. гр.III. Поручается ремонт ТМ-1 ЗРУ-10 кВ.

От ДД Васильева п/р на подготовку рабочего места по наряду-допуску №5

По типовому б/п №12 произвел переключения по выводу в ремонт ТМ-1, переключение закончены, включены ЗН яч. №18 .

Произвел допуск бригады по наряду-допуску №5, производитель работ Аничкин М.Б. гр.IV

В порядке текущей эксплуатации произвел ремонт освещения ЩСУ-1-0

Заявка Д.Д. Гришина областных электрических сетей: отключить в 15.30 ввод №1 ЗРУ-10 кВ

ДД Васильеву – согласовал заявку областных электрических сетей на отключение ввода №1 ЗРУ-10 кВ.

Произвел обход и осмотр электрооборудования, проверил нагрузку по вводам ЗРУ-10 кВ согласно графику. Замечаний по работе электрооборудования нет (если есть, то какие).

Производитель работ Петров П.П.: работа по распоряжению №1 закончена, бригада выведена, ЦНС №1, 2 можно вводить в работу.

ДД Васильеву - работы по распоряжению №1 бригадой производителя работ Петрова П.П. закончена, бригада выведена,

Собрал электросхему ЦНС №1, 2

Произвел опробование ЦНС №1, 2 на холостом ходу. Замечаний нет.

От ДД Васильева – получил разрешение на отключение ввода №1 ЗРУ-10 кВ по заявке Волжских электрических сетей.

По типовому б/п №9 питание ЗРУ-10 кВ перевел по вводу №2.

Д.Д. Гришину обл. Эл. Сетей – яч. 15 ввод №1 отключен

Производитель работ Аничкин М.Б.: работы по наряду №5 закончил, бригада выведена.

Д.Д. Васильеву – работы по наряду №5 закончены, бригада выведена, прошу разрешения на включение ТМ-1 в работу.

ДД Васильев – разрешаю включить ТМ-1 в работу.

Отключил ЗН яч. №18.

По типовому б/п №21 включил ТМ-1 в работу

Произвел осмотр ТМ-1. Замечаний нет.

Схема электроснабжения ЗРУ-10 кВ нормальная

Кроме: отключена яч. №15 ввод №1

В работе СТД-1, 2

В резерве СТД-3, 4 на АВР

По смене сдаю: тех. документацию, средства защиты, инструмент согласно описи, ключи от ПС.

ПЗ №1, 2 на местах хранения в ЗРУ-10 кВ.

ПЗ №3 на местах хранения в ЩСУ-1-0

ПЗ №4 на местах хранения в ЩСУ-1-1

Смену сдал: подпись

Смену принял: подпись

7. ВЕДЕНИЕ ОПЕРАТИВНЫХ ПЕРЕГОВОРОВ.

7.1. Оперативные переговоры дежурного персонала ведутся через средства диспетчерского управления, к которым относятся каналы телефонной, радиорелейной, высокочастотной и радиосвязи.

7.2. Подразделяются диспетчерские и технологические каналы связи. Под диспетчерским каналом связи понимают прямой канал между диспетчерским пунктом и энергообъектами, включаемый в диспетчерские коммутаторы только под диспетчерскую связь. Автоматизированный диспетчерский канал, включенный в АТС, обслуживает и других абонентов, но с сохранением преимуществ для диспетчера.

7.3. Оперативные переговоры ведутся дежурным персоналом, который занесен в список лиц, имеющих право ведения оперативных переговоров с соответствующим звеном диспетчерского управления.

7.4. Оперативные переговоры должны быть краткими и ясными по форме. Непонятные оперативные указания к исполнению не принимаются, С целью проверки правильности понимания оперативных распоряжений вышестоящее лицо требует их повторения и только после этого разрешает выполнять свое указание. Последующие указания даются только после подтверждения исполнения предыдущего распоряжения.

7.5. При пользовании общей телефонной сетью для оперативных переговоров нескольких лиц разных ступеней диспетчерского управления, при возникновении сомнений следует производить проверку лиц, ведущих переговоры встречным вызовом по телефону.

7.6. Все оперативные переговоры на уровне энергосистемы и предприятия записываются в оперативный журнал.

7.7. При оперативных переговорах во время производства переключений, ликвидации аварий оперативному персоналу обеспечивается первоочередная связь, в случае необходимости прерываются остальные переговоры; другим лицам запрещается пользоваться диспетчерскими каналами связи.

7.8. При оперативных переговорах дежурному персоналу категорически запрещается пользоваться сокращенными обозначениями.

8. ДЕЙСТВИЯ ПЕРСОНАЛА В АВАРИЙНЫХ, ПОЖАРООПАСНЫХ СИТУАЦИЯХ, ПРИ ПОЖАРАХ.

Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состоя­ния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого профессионального заболевания (отравления).

При возникновении аварийных ситуаций, по указанию непосредственного или вышестоящего руководителя, работник принимает необходимые меры по ограничению развития возникшей аварийной ситуации и ее ликвидации.

Действия работников при пожаре:

– Оценить ситуацию (масштабы пожара, направление распространения пожара и др.);

– Оповестить людей о пожаре;

Вызвать пожарную бригаду;

– Сообщить руководству структурного подразделения;

– Приступить к эвакуации людей и материальных ценностей;

– Приступить к тушению пожара (огнетушители, пожарные гидранты, песок);

– Встретить пожарную бригаду (оказать необходимую помощь);

При незначительных возгораниях (мусорной корзины, спецодежды, тлении материалов и др.) необходимо осуществить тушение возгорания первичными средствами пожаротушения и по окончанию тушения сообщить руководителю работ (мастеру) о происшедшем.

Действия работника при несчастном случае:

– Освободить пострадавшего от действия поражающего фактора;

– Оценить состояние (наличие пульса, дыхания, внешних повреждений и др.);

– Вызвать скорую помощь и медработника;

– Оказать первую доврачебную помощь. (Искусственное дыхание, непрямой массаж сердца и т.д.);

– Дождаться бригады скорой помощи (Передать пострадавшего медикам);

– Сообщить руководству структурного предприятия;

При невозможности вызова (доставки к месту травмирования) работников скорой помощи и в случаях, когда транспортировка не влечет за собой гибель или ухудшение состояния здоровья пострадавшего необходимо принять меры по доставке пострадавшего в ближайшее медицинское учреждение.

При появлении загазованности на месте производства работ или в помещении где проводится работа работники должны одеть противогазы, покинуть место проведения работ или то помещение, в котором проводится работа, предупредить персонал, находящийся поблизости от места работ о появлении загазованности, сообщить о случившемся оператору, обслуживающему данную установку и руководителю работ. Работа может быть возобновлена только после того, как провентилируется помещение и анализы воздушной среды, проведенные специально обученным персоналом, будут в пределах нормы.

В целях быстрейшей ликвидации аварии при отсутствии в данный момент на предприятии лиц, имеющих право выдачи наряда, допускается выдача его работниками из числа оперативного персонала, имеющими квалификационную группу не ниже IV. Предоставление оперативному персоналу права выдачи нарядов должно быть оформлено письменным указанием руководителя предприятия.

Во всех случаях при работах должны выполняться все технические мероприятия, обеспечивающие безопасность работ.

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

  • информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
  • Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

Обязательно ли вести Журнал

Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

№ п/п Нормативный акт Описание
1 Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
2 Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.
3 ГОСТ Р 6.30-2003 Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.

Организация учета приказов

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

  1. Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
  2. Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
  3. Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

  • сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
  • индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

  1. 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
  2. 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
  3. 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

  • номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
  • приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

  • 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
  • 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
  • 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

  • наименования предприятия;
  • названия документа;
  • даты начала и окончания ведения Журнала;
  • ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

  1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
  2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
  3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
  4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
  5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
  6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Образец журнала учета приказов

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

  • 08.17 – о создании новой линейки продукции;
  • 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
  • 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

№ п/п Дата документа Номер документа Содержание документа Ответственные за исполнение К ознакомлению
48 03.08.17 84-ОД О выпуске новой линейки продукции Начальник производственного отдела Лубяной Н.С. Сотрудники производственного отдела и департамента продаж
49 12.08.17 85-ЛС О внесении изменений в штатное расписание Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д. Все сотрудники
50 22.08.17 86-АХД Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис. Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д. Сотрудники хозяйственного отдела

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

Звонок в один клик

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего». И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» - как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией : какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа - не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

  • Реестр приказов
  • Реестр распоряжений

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии - буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам :

«П/н» - порядковый номер.

«Дата» - дата документа.

«№ записки» - номер документа.

«Кому адресована/отослана» - перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«ГИД» - должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» - примечания и служебные отметки.

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре - делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8-10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д., но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» - номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» - официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» - это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания - и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» - номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации. Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф - факс, ЭП - электронная почта). Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.). Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП - заказное письмо, ЦП - ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» - наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» - списывается с конверта.

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. В этом случае найдите на документе какую-либо идентификационную информацию и запишите ее, например, «CMR от 13.04.2015 к invoice № 1235478 от 13.04.2015 (4 экз.)». Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.

«Вид корреспонденции» - каким из многочисленных возможных видов поступила документация, например: факс, электронная почта, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, письмо с объявленной ценностью, письмо с объявленной ценностью и уведомлением, отправление 1 класса, экспресс-доставка DHL, Pony Express, EMS, телеграмма, «Иванов П.П. привез из командировки», фельдъегерская служба и т.д.

«Номер идентификатора» - номер почтового идентификатора (есть у заказных и ценных писем всех видов, присутствует на конверте и почтовом извещении) или номер накладной экспресс-оператора (присутствует на вашем экземпляре накладной).

«Кому передано» - должности и фамилии ответственных лиц, кому были переданы ксерокопии или перенаправлены скан-копии полученных документов для дальнейшей работы с ними.

«Роспись в получении» - в этой графе вы будете собирать подписи за переданные документы.

«Регистрацию произвел» - должность и Ф.И.О. лица, который произвел регистрацию входящего письма.

«Примечание» - графа для служебных отметок.

Наш совет. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов. На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Поэтому советую вам не гнаться за «однократностью». Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра. Впоследствии вы сможете предоставить историю получения данного документа, применив фильтр к столбцу «Организация-отправитель» или «Содержание», - сколько раз, какими видами отправлений были получены документы, кому в каждом конкретном случае направлялись и т.д.

После регистрации и проставления визы (резолюции) руководителем на входящем документе делается его ксерокопия (или скан-копия) в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным.

Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.

Оригиналы документов (за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов) должны храниться у секретаря (в канцелярии). Исполнители работают с копиями , которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Кроме того, на этой копии секретарь должен сделать отметку о том, кому и когда отдан оригинал, например: «Оригинал передан главному бухгалтеру (Ф.И.О.) (дата)».

Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями (скажем, неисправного агрегата), в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере 12. На документах в правом нижнем углу нужно сделать запись следующего содержания: «Вх. № 1 от 15.05.2015, секретарь Ф.И.О. (роспись)» (Пример 13).

Исходящие официальные письма

Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14).

Пояснения по столбцам:

«П/н» - порядковый номер.

«Дата» - дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме).

«№ исх. письма» - исходящий номер, который будет стоять на письме.

«Организация-адресат» - наименование организации или Ф.И.О. физического лица, которому будет адресовано данное письмо. Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

«Населенный пункт» - населенный пункт, где находится адресат.

«ГИД» - главный исполнитель документа (автор).

«Примечание» - графа для различных вспомогательных отметок.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.

Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д.

Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.

Документы, отправляемые организацией

К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше). Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно.

Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п (номер пакета)» - порядковый номер регистрационной записи, номер пакета, который я рекомендую писать на конверте в единожды установленном вами месте (например, рядом с индексом места назначения). Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. Если отправление с уведомлением о вручении и/или с описью вложений, то данный номер нужно проставить:

а) на конверте;

б) на уведомлении в поле «Для дополнительных отметок отправителя»;

в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле.

«Дата регистрации» - фактическая дата отправки, т.е. если вы вносите отправление в реестр сегодня, а идете отправлять на почту только завтра, то писать надо завтрашнюю дату. Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: ничего страшного не произойдет, если пакет № 100 будет иметь дату отправки 01.02.2015, а № 90 - дату 20.02.2015. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

«Куда: организация; адрес; контактное лицо, телефон» - реквизиты адресата. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.

«Отправитель» - Ф.И.О. и должность работника, передавшего вам письмо на отправку.

«Тип отправления» - указываем вид отправления письма: простое, заказное, с уведомлением, с объявленной ценностью, DHL, EMS и т.д.

«Номер идентификатора/накладной» - номер почтового идентификатора (будет проставлен на кассовом чеке с почты) или номер накладной экспресс-оператора.

«Возврат уведомления о вручении (дата и Ф.И.О. получившего лица)» - актуально для пакетов, отправляемых с уведомлением. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.

«Стоимость (с НДС), руб.» - стоимость отправления.

«Примечание» - графа для различных служебных и вспомогательных отметок.

Подытожим

  1. Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
  2. В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.

Теперь-то вы не испугаетесь, если потребуется создать «реестр-регистрации-чего-нибудь-такого-чего-еще-никто-никогда-не-регистрировал»? Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря.

Если у вашей компании есть, пусть и небольшой автопарк, то вы представляете, с каким количеством бумаг приходится сталкиваться при ведении отчетности. Заявки, чеки, путевые листы, журналы всех видов - количество документов постоянно растет. Некоторые из них требует заполнять бухгалтерия, а другие ведутся скорее по привычке и неизвестно для чего они нужны. Мало того, что приходится заполнять путевые листы - без них машина не может выехать в рейс, так еще их нужно регистрировать в специальном журнале. Попробуем разобраться, для чего на самом деле нужен журнал учета движения путевых листов.

Кто, куда, зачем

Перед выездом машины из автопарка в обязательном порядке заполняется путевой лист. Ведением этой документации занимается сам диспетчер, либо специально выделенный сотрудник. В путевой лист заносится информация о водителе и автомобиле, а также данные о цели поездки и маршруте следования. «Открытый» путевый лист забирает с собой в рейс водитель. Теперь представим такую ситуацию, что в автопарке не ведется журнал учета движения путевых листов. Тогда по каким документам можно определить какие водители на каких автомобилях уехали на задание, где и какое поручение они выполняют. Таким образом, получается, что этот журнал является важным документом для автопарка.

Утрата путевого листа

Представим, такую ситуацию - водитель потерял путевой лист. Как его можно восстановить? Ведь он необходим для бухгалтерской отчетности. Только на основании путевых листов происходит списание горюче-смазочных материалов. Нет путевого листа - значит нет подтверждения, что топливо было использовано в служебных целях. Тут на выручку может прийти журнал учета движения путевых листов, поскольку вся информация, содержащаяся в путевке, дублируется в этом журнале.

Кто лучше всех работает

Из журнала учета движения путевых листов можно почерпнуть много информации, касающейся управления персоналом. Проанализировав данные, занесенные в него, можно определить качество работы каждого сотрудника - сколько времени требуется на выполнения задания, сколько топлива при этом тратиться, как часто водитель выезжает на задание. Жаль, что на такой анализ требуется очень много времени и труда, поэтому руководители так редко прибегают к нему. Тратить время, перелистывая страницы, подсчитывая и выписывая цифры, уже никто не хочет.

Журнал учета движения путевых листов в электронном виде

Вопрос о возможности ведения этого журнала в электронном виде поднимался уже давно. В этом случае значительно облегчилась бы работа и по его ведению, и по анализу информации, содержащейся в нем. На рынке информационных технологий стали появляться различные компаний, позволяющие вести журнал на компьютере. Проблема была решена, но только частично. Ведь в идеале автопаркам требуется современное средство электронного управления, которое могло бы объединить все операции по учету, контролю и управлению автопарком.

Компании SKT SOFT удалось найти современное эффективное решение. Она создала ID20 - портал электронного управления автопарком компании, который дает возможность вести всю отчетность по автопарку в электронном виде. Это позволяет эффективно планировать работу, контролировать процесс расхода ресурсов, грамотно распределять бюджет и вести и работой персонала.

ID20 - это наглядная и простая система анализа и контроля работы всего автопарка. С ее помощью можно не только вести журнал в электронном виде, но и полностью формировать базу данных, относящуюся к работе автопарка, а также интегрировать все данные с программой 1С-бухгалтерия, чтобы использовать их при формировании налоговой отчетности.

Начните работать в ID20 прямо сейчас, чтобы убедиться в ее преимуществах.

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение .

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги : в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.

Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется и договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает .

В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели. В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.

Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.

Законодательное регулирование ведения данного документа

Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ . Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в для дальнейшего использования и начисления зарплаты.

Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.

Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

  • прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
  • в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.

При этом наниматель должен обеспечить следующее:

  • предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.

Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие. При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода. Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

В какой форме составляется?

Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени :

  1. Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
  2. Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
  3. Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.

Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.

Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:

Издание приказа о введении журнала рабочего времени

На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя .

Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:

  1. контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
  2. заносит данные в книгу учета;
  3. своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.

Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.

Ответственность за ведение

Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание , которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.

В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.

Требования к оформлению

Нормативных требований по оформлению журнала в законодательных актах нет.

Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если в них указано, что страницы журнала должны быть , пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.

В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице :

  1. ФИО сотрудника;
  2. дата;
  3. время прибытия в учреждение;
  4. время ухода;
  5. причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
  6. подпись трудящегося.

В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.

Порядок заполнения

Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.

При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.

В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события , относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.

Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:

Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:

  • конкретное место, куда ушел сослуживец;
  • суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.

Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.

Исправление ошибок

Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

Сроки хранения

В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет .

Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет .

Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время , то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.

Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина , что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.

О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:


Еще по теме статьи: