Каждой фирме, организации, или индивидуальному предпринимателю, у которого есть наемные работники, очень важно грамотно и правильно применять систему расчетов с персоналом. Одним из ключевых моментов в безошибочном ведении документооборота фирмы или ИП является правильное заполнение первичных документов, таких как платежные ведомости. И тема нашей сегодняшней публикации — платежная ведомость форма Т-53 . Мы расскажем своим читателям о том, как правильно заполнять этот документ, а внизу страницы размещена ссылка, позволяющая скачать бланк платежной ведомости бесплатно.
Что собой представляет платежная ведомость форма Т-53?
Заработная плата, выдача отпускных, компенсация или вознаграждение должны оформляться в виде платежной ведомости. Итак, платежная ведомость — это первичный учетный кассовый документ. Форма Т-53 отражает сумму заработка, которую необходимо выплатить наемному работнику, а также общую сумму выплат по платежной ведомости в целом.
Данный документ составляется за отчетный период (как правило, за 1 месяц) в одном экземпляре. Оформлением платежной ведомости формы Т-53 занимается бухгалтер. После этого, документ передается на подпись руководителю организации. Затем, после заверения руководителем, платежная ведомость передается кассиру.
Обратите внимание, что платежная ведомость форма Т-53 не содержит таких данных, как: количество отработанных часов и расчетов по начислению оплаты (в том числе, и данных по удержанию сумм из заработной платы). Эта информация находится в расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 .
Как выглядит бланк платежной ведомости Т-53 ?
Форма Т-53 является унифицированной. Документ был утвержден Постановлением Госкомстата от 05.01.04 . Он имеет свой код по ОКУД — 0301011. Ряд реквизитов этого документа являются обязательными к заполнению.
На титульном листе платежной ведомости по форме Т-53 обязательно заполняются следующие данные:
- наименование (компании, организации, фирмы, ИП);
- срок выплаты;
- денежная сумма к выдаче (указывается прописью и цифрами);
- ОКПО;
- корреспондирующий счет;
- подпись руководителя (обязательно с расшифровкой фамилии);
- порядковый номер платежной ведомости;
- дата составления платежной ведомости;
- период, за который происходит выплата заработной платы.
Следующие страницы формы Т-53 заполняются в виде таблицы. В таблице указывается такая информация:
- номер (по порядку);
- табельный номер работника;
- сумму к выплате;
- подпись работника;
- графа под названием «Примечание».
Как правильно заполнить платежную ведомость формы Т-53 ?
Образец заполнения платежной ведомости размещен внизу страницы. Тем не менее, мы опишем процесс заполнения, чтобы этот вопрос был полностью понятен для читателя. Все данные на титульном листе платежной ведомости заполняет бухгалтер. Сумма выплаты определяется руководителем, после чего подписывается главным бухгалтером. На титульном листе документа проставляются следующие данные:
- код по ОКПО;
- номер ведомости (который зарегистрирован в журнале учета платежных ведомостей формы Т-53А);
- корреспондирующий счет — дебет счета 70;
- период выплаты заработной платы;
- дата составления документа.
На второй стороне платежной ведомости формы Т-53 четыре графы заполняются бухгалтером при необходимости в соответствии с учетными данными и указываются:
- номер по порядку;
- если кадровый учет осуществляется с присвоением табельных номеров — то проставляется табельный номер работника;
- фамилия, имя и отчество работника;
- сумма заработной платы (указывается сумма за минусом всех вычетов для конкретного работника.).
Графа № 5 таблицы предназначена для росписи работника. Подпись сотрудника является подтверждением получения денег из кассы.
Графа № 6 предназначена для отметок (которые проставляются при необходимости). Она предназначена для того чтобы кассир смог выдать деньги (на основе заявления работника или на основе доверенности).
Строка «Количество листов» в платежной ведомости формы Т-53 подлежит обязательному заполнению.
Исправление ошибок в платежной ведомости формы Т-53
Перед выдачей денежных средств кассиром, производится проверка всех данных и реквизитов, которые были занесены в документ. В связи с тем, что платежная ведомость формы Т-53 является первичным документом, то допускать ошибки и помарки в документе крайне нежелательно.
Допустимыми являются аккуратные исправления в документе с пометкой «Исправленному верить». Исправления подтверждаются росписью лиц, которые утверждают данную платежную ведомость.
Как закрыть платежную ведомость формы Т-53 ?
Выдача заработной платы по платежной ведомости формы Т-53 производится в трехдневный срок. Срок выдачи зарплаты согласовывается с банком, если для выплаты заработной платы требуется снятие наличных денег в банке.
В случае если в установленные сроки зарплата была выдана не в полном объеме, платежную ведомость необходимо закрыть. Все неполученные суммы депонируются.
Превышение сроков выдачи заработной платы грозит штрафными санкциями. По истечении сроков выплаты зарплаты кассир завершает оформление платежной ведомости формы Т-53 . Кассир выполняет следующие действия:
- Подсчитывает сумму выданной заработной платы (суммауказывается и цифрами и прописью).
- Если есть невыплаченные суммы, депонирует каждую (делается пометка «Депонировано»).
- Проверяет правильность подсчетов.
- В подтверждение факта выдачи (депонирования) указанных сумм, кассир подписывает документ (расшифровывая свою подпись).
- На сумму выданной заработной платы оформляется расходный кассовый ордер (формы КО-2).
Платежная ведомость возвращается в бухгалтерию. После этого документ проверяется бухгалтером и заносится в регистр синтетического бухучета.
Регистрация платежных ведомостей формы Т-53
Ведомости формы Т-53 подлежат регистрации в специально отведенном для этого журнале N Т-53а. Журнал заполняется в хронологическом порядке с указанием всех ведомостей на зарплату и информации по ним.
Процесс выплаты зарплаты сотрудникам является одним из самых ключевых в процессе функционирования любой организации. Именно вокруг него возникает наибольшее число споров и недопонимания между сотрудниками и работодателем. Именно здесь возникает огромное количество нарушений как трудового, так и налогового законодательства.
Поэтому очевидно, что выплата заработной платы должна быть очень строго регламентирована, а также предельно прозрачно отражена в бухгалтерских документах. Для этой цели Госкомстатом РФ утверждены формы ведомостей, заполнение которых упрощает и унифицирует расчет и выплату денежных средств сотрудникам.
Виды и основные отличия форм
Ведомости для выдачи зарплаты делятся на расчетные, платежные и расчетно-платежные.
Для каждой из них установлена специальная форма :
- Т-49 – расчетно-платежная;
- Т-51 – расчетная;
- Т-53 – платежная.
Разделение основано на заложенных в них функциях . Поскольку ведомость как документ предназначена для отражения выплат, производимых в пользу сотрудников, в ней должны быть отражены способы расчета и конкретные суммы зарплаты.
Назначение и основные функции
Трудовое законодательство обязывает работодателя рассчитывать и выплачивать таким способом, чтобы сотрудник понимал, каким образом получилась та сумма, которую он в итоге получил на руки.
Для наглядной демонстрации способа расчета всех начисленных и удержанных сумм используется расчетная ведомость.
Она должна отражать размер оклада, премиальные и прочие дополнительные выплаты, размер удержанного налога, другие виды удержаний из зарплаты.
Кроме способа расчета, необходимо также четко зафиксировать факт непосредственной выплаты
денежных средств и получить подтверждение его в виде подписи сотрудника. Эту функцию выполняет платежная ведомость. Она предоставляет возможность отразить факт получения зарплаты каждым конкретным сотрудником.
Соответственно расчетно-платежная ведомость объединяет в себе обе эти функции – и способ начисления, и отражение факта получения.
Дополнительно необходимо отметить, что платежная ведомость в чистом виде в настоящее время используется крайне редко . Во-первых, поскольку с развитием банковского обслуживания выплата зарплаты через кассу предприятия отошла на второй план и уступила место перечислению на пластиковые карты сотрудников. А во-вторых, необходимость получения подписи работника в момент выдачи денежных средств заставляет бухгалтера демонстрировать работникам не только сумму их зарплаты, но и зарплаты всех остальных сотрудников, указанных в ведомости. Это нарушает конфиденциальность информации о размерах зарплаты среди сотрудников и вызывает множество конфликтных ситуаций.
О нюансах расчета заработной платы сотрудников, а также о документальном ее оформлении можно узнать из следующего видеоролика:
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок оформления документа
Процедуру заполнения ведомости можно условно разделить на три этапа .
Первым этапом
будет общее оформление документа, главным образом, его титульной части. Здесь нужно указать наименование предприятия, номер ведомости согласно журнала, дату составления, общую сумму, подлежащую выплате, а также период, за который произведен расчет заработной платы.
Отдельные строки оставлены для подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Второй этап – заполнение табличной части. Таблица отведена под разбивку общей суммы на отдельные выплаты каждому сотруднику. Количество колонок и их содержание будет варьироваться от конкретной формы ведомости и способа выплаты зарплаты.
Обязательные колонки: порядковый номер строки, табельный номер сотрудника, фамилия и инициалы (для предприятия с большим штатом удобнее писать также имя и отчество полностью во избежание путаницы среди родственников и однофамильцев), сумма к выплате.
Если ведомость расчетная, в ней дополнительно должен быть отражен способ расчета суммы к выплате.
Это достигается путем добавления в таблицу колонок с количеством отработанных дней за отчетный период, размером оклада, а также отражением всех дополнительных надбавок и премиальных выплат, суммы удержанных налогов и списаний (например, профсоюзные взносы, алименты и т.д.). То есть, смысл расширения таблицы сводится к максимально полному отражению того, каким образом была рассчитана та сумма, которую работник получит на руки.
Если ведомость платежная, таблица должна быть расширена таким образом, чтобы был отражен факт получения денег сотрудниками и вся сопутствующая информация. Для этого добавляются колонки «подпись» и «примечание». В последней, как правило, указывается документ, подтверждающий личность, который был предъявлен перед выплатой зарплаты, или доверенность, если осуществлялась выдача другому лицу.
При использовании для выплаты зарплаты платежной ведомости, в которой отсутствует подробная информация о способе расчета суммы выплаты, у работодателя вовсе не отпадает необходимость предоставить работнику подробный расчет. В этом случае обычно дополнительно предоставляется расчетный лист, подготовленный отдельно для каждого сотрудника.
Расчетно-платежная ведомость, соответственно, призвана объединить в себе оба вышеописанных варианта, поэтому должна отражать как способ расчета, так и факт выплаты.
И, наконец, третий этап
заполнения ведомости. Он осуществляется уже после выдачи денежных средств и заполнения всех пустых полей в таблице. Этот этап заключается в подведении итога и подписании документа. Под таблицей указывается общая сумма выплаченных денежных средств, а также общая сумма депонированных средств.
Сумма, обналиченная в банке для выплаты заработной платы согласно ведомости, выдается предприятию на определенный срок. Для этого в шапке ведомости указывается дата начала выплаты. Начиная с этого момента в течение пяти дней все полученные денежные средства должны быть выданы сотрудникам либо возвращены обратно в банк.
Как правило, возвращению подлежит та часть суммы, которая отражена в ведомости как депонированная. Это денежные средства, которые не были получены работниками из-за отсутствия на рабочем мечте по причине , командировки и т.д.
В таких случаях в течении допустимых пяти дней эти деньги хранятся в кассе предприятия, а если за это время они не будут получены, то возвращаются обратно в банк.
Если выплата производилась через , то кассир заверяет своей подписью правильность оформления ведомости и передает документ в бухгалтерию, где главный бухгалтер также его подписывает.
Ответственные за заполнение и ведение
Составление ведомости является обязанностью бухгалтера
. Именно на нем лежит ответственность за достоверность сведений, содержащихся в зарплатных ведомостях, а также за правильность оформления самого документа. Поэтому бухгалтер обязан поставить свою подпись на ведомости до выплаты зарплаты, перед тем, как ее утвердит руководитель. А также после произведения всех выплат и подсчета итоговой суммы, бухгалтер снова подписывает уже заполненную и оплаченную ведомость, подтверждая итоговую сумму. Затем документ на хранение.
Поскольку ведомости являются документами строгой отчетности и подлежат проверке, необходимо обеспечить их регистрацию и хранение. Это делается следующим образом. В начале каждого года для предприятия приказом руководителя утверждается учетная политика. Она должна предусматривать создание и ведение журнала ведомостей. Этот журнал также в начале каждого календарного года создается заново.
Для журнала ведомостей утверждена специальная форма ведения – Т-53а. В нем регистрируются все зарплатные ведомости, сформированные и оплаченные в течении года с указанием номера ведомости и даты создания.
После этого все ведомости подшиваются для хранения. Срок хранения для них предусмотрен в течении пяти лет.
Как правильно оформить в программе 1С 8.2 выплату заработной платы сотрудника смотрите в данном видеосюжете:
Внесение изменений
В случае возникновения необходимости внести какие-либо изменения в уже составленную ведомость, порядок исправления точно такой же, как и для прочих аналогичных документов. Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, сверху вписать исправление, а рядом проставить дату внесения изменений, фамилию и подпись исправителя.
Подготавливая какую-либо денежную выплату работнику - вознаграждение, начисленную заработную плату, компенсацию - бухгалтер-расчётчик оформляет платёжную ведомость по форме Т-53.
Бланк состоит из двух частей; в первой содержатся общие сведения об организации и предназначенная к выплате сумма; вторая часть представляет собой таблицу, содержащую список работников и положенную им зарплату.
Правила заполнения платёжной ведомости по форме Т-53
На первом листе платежной ведомости Т-53 указываются название организации, её код по ОКПО, структурное подразделение, если зарплата выдаётся конкретно в нём; номер корреспондирующего счёта (номер учёта расчетов с сотрудниками - 70).
Следом указывается срок, на который обналичиваются средства; для выдачи зарплаты это трёхдневный срок, со дня получения денег в банке.
Далее прописью и цифрами указывается вся сумма выплат. Ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера.
Указывается номер платёжной ведомости, дата её оформления, и расчётный период, за который выдаётся зарплата.
На втором листе, в таблице, указываются сведения о работниках, на которых оформлены выплаты:
табельный номер, ФИО, сумма цифрами.
При получении денег каждый из работников расписывается напротив своей фамилии. Если по какой-то причине кому-то из них в указанный трёхдневный срок деньги получить не удалось, эта сумма сдаётся в банк, а в графе "Примечание" делается отметка о её депонировании. Выдача денег работнику переносится.
Когда таблица заполнена, и все работники расписались в получении денег, под таблицей прописью и цифрами указывается выплаченная сумма и депонированная, если такая есть.
Платежную ведомомость заверяют бухгалтер (главный бухгалтер) и руководитель предприятия.
Платёжные ведомости регистрируются в журнале регистрации платёжных ведомостей (форма Т-53А)
Платёжная ведомость (форма Т-53) оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем и передаётся для выдачи денег кассиру.
Бланк состоит из двух частей:
- в первой содержатся общие сведения об организации и предназначенная к выплате сумма;
- вторая часть представляет собой таблицу, содержащую список работников и положенную им зарплату.
Компания во время осуществления своей хозяйственной деятельности, в соответствии с заключенными с работниками трудовыми соглашениями, должна выплачивать за их труд денежное вознаграждение. Это она может делать наличным и безналичным путем. Для оформления выдачи зарплаты могут использоваться несколько документов, в том числе платежная ведомость.
Согласно законодательству работодатели по трудовым контрактам должны осуществлять выплату зарплаты два раза в месяц. Эти сроки определяются внутренним нормативным актом предприятия, и их необходимо строго соблюдать.
Если выдача осуществляется достаточно большому количеству сотрудников через кассу, целесообразно использовать платежную ведомость, для которой Госстатом предусмотрена форма Т-53. Ее выписывает бухгалтер-расчетчик после начисления зарплаты за прошедший месяц или в сроки, установленные в фирме в качестве периода выдачи аванса. Основанием для заполнения этого документа является расчетная ведомость.
В соответствии с учетной политикой компания имеет право вместо этих двух бланков применять такой документ, как расчетно платежная ведомость форма 49. Это часто используется на малых предприятиях с целью оптимизации документооборота. Главное отличие платежной ведомости от в том, что она предназначена только для выплаты денег. Расчет оплаты труда, а также сумм удержаний производится в другом документе ().
Форма платежной ведомости предусмотрена во всех специальных программах по бухучету, в которых она заполняется в автоматическом режиме. Допускается также использовать типографские бланки, которые заполняются вручную. После создания документа его передают в кассу фирмы и в установленные сроки должностные лица выдают наличность, а сотрудники, получив ее, расписываются в ведомости.
На общую выданную зарплату кассир или бухгалтер выписывает РКО. Вовремя не полученную сотрудниками зарплату кассир суммирует в документе при закрытии ведомости и отправляет в банк с пометкой «Депонировано». Это означает, что данные деньги резервируются на расчетном счете и не могут расходоваться компанией на другие цели.
На больших предприятиях платежная ведомость может состоять из нескольких листов. В последнее время с развитием зарплатных проектов в банках, этот документ становится неактуальным.
Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53
Лицевая сторона
Верхняя часть бланка содержит название компании, регистрационный код ОКПО в статистике, а также наименование отдела, если существует значительная организационная структура. Под кодами необходимо указать корреспондирующий счет.
Далее записываются установленные сроки для выдачи зарплаты на предприятии, в течение которых она будет выплачиваться. В основном это три идущих подряд дня. В следующей строке указывается общая сумма денег к выдаче как прописью, так и цифрами.
Затем платежную ведомость визируют директор и главный бухгалтер с расшифровкой своих должностей и Ф.И.О.
Ниже рядом с названием формы проставляется номер документа по порядку и дата ее выписке. Затем в графах записываются начальная и конечная даты периода, за который производится выплата зарплаты.
Оборотная сторона ведомости
В первом столбце ее указывается номер записи, далее табельный номер работника, а потом полностью личные данные. В следующей графе цифрами заносится денежная сумма, которую сотруднику необходимо выдать на руки. Факт получения денег работник отражает своей личной подписью в пятом столбце. В разделе «Примечание» кассир вписывает необходимые для него пометки, например, наименование и реквизиты доверенности при получении денег не лично сотрудником.
Если зарплата в установленные сроки не была получена, кассиром делается в столбце «Подпись» отметка о депонировании.
В последней строке определяется итоговая сумма.
Ведомость может включать несколько листов, поэтому ниже указывается их количество.
В следующей строке проставляются реквизиты выписанного РКО () - его номер и дата оформления.
После проверки платежной ведомости ответственным должностным лицом, он ее визирует и проставляет дату. Здесь же нужно указать его личные данные.
