Предприятия самостоятельно планируют свою деятельность на основе договоров, заключенных с потребителями продукции и поставщиками материально-технических ресурсов, и определяют перспективы развития исходя из спроса на производимую продукцию, работы и услуги. В своей деятельности предприятия обязаны учитывать интересы потребителя и его требования к качеству поставляемой продукции и услуг.
Поэтому анализ работы промышленных предприятий начинают с изучения показателей
выпуска продукции, который предполагает следующие этапы
:
1. Анализ формирования и выполнения производственной программы;
1.1. Анализ объема продукции;
1.2. Анализ ассортимента продукции;
1.3. Анализ структуры продукции;
2. Анализ качества продукции;
3. Анализ ритмичности производства;
4. Анализ выполнения договорных обязательств и реализации продукции.
Источники информации: плановые и оперативные планы-графики, данные текущей и годовой отчетности (ф.1-П «Отчет предприятия (объединения) по продукции, ф. № 1 «Баланс предприятия», ф. № 2 «Отчет о прибылях и убытках»; данные текущего бухгалтерского и статистического учета (ведомость №16 «Движение готовых изделий, их отгрузка и реализация», журнал ордер №1, карточки складского учета готовой продукции и др.)
Объем производства промышленной продукции может выражаться в натуральных, условно-натуральных и статистических измерителях. Обобщающие показатели объема производства продукции получают с помощью стоимостной оценки – в оптовых ценах.
Основными показателями объема производства являются товарная и валовая продукция.
Валовая продукция – стоимость всей продукции и выполненных работ, включая незавершенное производство, выраженная в сопоставимых ценах.
Товарная продукция – валовая продукция за минусом внутризаводского оборота и незавершенного производства.
Реализованная продукция - стоимость реализованной продукции, отгруженной и оплаченной покупателями.
2.1. Анализ формирования и выполнения производственной программы
В ходе анализа динамики объема производства продукции могут применяться натуральные (штуки, метры, тонны и т.д.), условно-натуральные (тысяча условных банок, количество условных ремонтов и др.), стоимостные показатели объемов производства продукции. Последний показатель является более предпочтительным.
Стоимостные показатели объема производства должны быть приведены в сопоставимый вид. В условиях инфляции нейтрализация изменения цен или «стоимостного» фактора является важнейшим условием сопоставимости данных.
В международном учетном стандарте IASC №15 «Информация, характеризующая влияние изменения цен» нашли отражение две основные концепции. Первая соответствует «Методике оценки объектов бухгалтерского учета в денежных единицах одинаковой покупательной стоимости» и ориентирована на общий индекс инфляции национальной валюты. При анализе динамики объема производства необходимо произвести корректировку на общий индекс инфляции национальной валюты.
Вторая концепция лежит в основе «Методики переоценки объектов бухгалтерского
учета в текущую стоимость». Методика ориентирована на применение индивидуальных
индексов цен на товар или товарную группу. При этом могут применяться следующие
методы:
- пересчета объема производства продукции за отчетный год по ценам аналогичной
продукции базисного периода (по относительно небольшой номенклатуре выпускаемой
продукции);
- корректировки на агрегатный индекс изменения цен (Jц) по группе однородных
товаров (работ, услуг) или по отрасли в целом:
где VВП 1 – выпуск продукции в отчетном периоде в натуральном выражении;
VВП 0 – выпуск продукции в базисном периоде в натуральном выражении;
Ц 0 – цена единицы продукции в базисном периоде.
Тогда сопоставимый с базисным фактический объем выпуска продукции (ВП 1 ЦП) рассчитываем по формуле
,
где ВП 1 – объем выпускаемой продукции в стоимостном выражении.
С применением вышеназванных методов нейтрализуется влияние изменения цен на конкретный товар или товарную группу.
2.1.1. Анализ объема продукции
Анализ объема производства начинают с изучения динамики валовой и товарной продукции, расчета индексов их роста и прироста (табл.4).
Таблица 4
Динамика товарной продукции
|
Товарная продукция в сопоставимых ценах, руб |
Темпы роста, % |
||
|
Базисные |
|||
|
Тб=ТП i /ТП 0 х 100% |
Тц= ТП i /ТП i -1 х 100% |
||
где ТП i -1 , ТП i – объем товарной продукции в стоимостном выражении в сопоставимых ценах в i-1 и i-ом году соответственно;
ТПо - объем товарной продукции года, взятого за базу сравнения.
,
Т пр = Т ср – 100 .
Анализ выполнения плана по выпуску товарной продукции производят на основе данных табл. 5.
Таблица 5
Выполнение плана по выпуску товарной продукции за 20..год
|
Изделие (цех) |
Объем производства продаж, тыс. руб. |
Отклонение план. выпуска от прошлого года |
Отклонение фактического выпуска продукции |
||||||
|
Прош. год |
Отчет. год |
От прошлого года |
|||||||
В приведенном примере отклонение фактического выпуска товарной продукции от прошлого года имеет небольшую величину +11,75%, а фактического выпуска от плана всего 5%.
Оперативный анализ выпуска продукции осуществляется на основе данных за день, декаду, месяц, квартал нарастающим итогом с начала года.
2.1.2. Анализ ассортимента продукции
Необходимым элементом аналитической работы является анализ выполнения плана по номенклатуре и ассортименту.
Номенклатура – перечень наименований изделий и их кодов, установленных для соответствующих видов продукции в общесоюзном классификаторе промышленной продукции (ОКПП), действующим на территории СНГ.
Ассортимент – перечень наименований продукции с указанием объема ее выпуска по каждому виду. Различают полный (всех видов и разновидностей), групповой (по родственным группам), внутригрупповой ассортимент.
Оценка выполнения плана по номенклатуре основывается на сопоставлении планового и фактического выпуска продукции по основным видам, включенным в номенклатуру.
Анализ выполнения плана по ассортименту рассмотрим на примере табл.6.
Таблица 6
Выполнение плана по ассортименту
|
ТП в план. ценах, |
Выполнение плана, % |
ТП, зачтенная в выполнение плана по ассортименту, |
||
Оценка выполнения плана по ассортименту может производиться:
· по способу наименьшего процента (для нашего примера – 87,5%);
· по удельному весу в общем перечне наименований изделий, по которому выполнен
план выпуска продукции (33,3%);
· по способу среднего процента по формуле ВП а = ВП n: ВП 0 х 100%,
где ВП а - выполнение плана по ассортименту, %;
ВП n – сумма фактически выпускаемых изделий каждого вида, но не более
их планового выпуска;
ВП 0 - плановый выпуск продукции.
Для нашего примера ВП а = 77664: 81600 х 100% = 95,2%.
При этом изделия, выпускаемые сверх плана или не предусмотренные планом, в расчет выполнения плана по ассортименту не принимаются. План по ассортименту считается выполненным только в том случае, если выполнено задание по всем видам изделий. План по ассортименту по рассматриваемом пример не выполнен.
Примеры недовыполнения плана по ассортименту могут быть внешние (изменение конъюнктуры рынка, спроса на отдельные виды продукции, несвоевременный ввод производственных мощностей предприятия по независимым от него причинам) и внутренние (недостатки в системе организации и управления производством, плохое техническое состояние оборудования и пр.).
2.1.3. Анализ структуры продукции
Структура продукции – это соотношение отдельных видов изделий в общем объеме ее выпуска. Выполнить план по структуре – значит сохранить в фактическом выпуске продукции запланированное соотношение отдельных ее видов. Неравномерное выполнение плана по отдельным изделиям приводит к отклонениям от плановой структуры продукции, нарушая тем самым условия сопоставимости всех экономических показателей.
Для расчета влияния структурных сдвигов с целью устранения их влияния на экономические показатели используют метод прямого счета по всем изделиям, метод средних цен и пр.
Прямой счет по всем видам изделий производится по формуле
,
где –
изменения объема выпуска продукции за счет структуры;
ВП 1 – фактический выпуск продукции при фактической
структуре;
ВП 1 , 0 – фактический выпуск продукции при плановой структуре.
Фактический выпуск продукции при плановой структуре рассчитывается путем умножения планового выпуска каждого изделия на средний процент выполнения плана по выпуску продукции (табл.7) или путем умножения общей суммы фактического выпуска продукции на плановый удельный вес каждого изделия.
Таблица 7
Анализ структуры продукции
|
Опт. цена за единицу продукции, руб. |
Объем производства продукции в натуральных измерителях |
Товарная продукция в ценах плана, тыс. руб. |
Изменение ТП за счет структуры, тыс. руб. |
||||
|
Факт пересчи-танный на план. структуру |
|||||||
Если коэффициент перевыполнения плана равен 1,003474 (141520: 141030), то фактический выпуск по изделию А, пересчитанный на плановую структуру, составит 28900 тыс. руб. (28800: 1, 003474).
Как показывают данные табл.7, отклонение за счет изменения структуры составило 1553 руб. Если бы план производства был равномерно перевыполнен на 100,3474% по всем видам продукции и не нарушалась запланированная структура, то общий объем производства в ценах плана составил бы 81884 тыс. руб., при фактической структуре он выше на 1553 тыс. руб.
При использовании средних цен расчет производится по формуле
где Ц 1 , Ц 0 - средняя оптовая цена группы изделий – фактическая
и плановая соответственно,
VВП 1 – фактическое количество изделий в отчетном периоде, натуральные
измерители.
2.2. Анализ качества продукции
Качество продукции - совокупность свойств продукции, способных удовлетворять определенные потребности в соответствии с ее назначением. Количественная характеристика одного или нескольких свойств продукции, составляющих ее качество, называется показателем качества продукции.
Различают обобщающие индивидуальные и косвенные показатели качества.
К обобщающим показателям качества
относят:
- удельный и качественный вес продукции в общем объеме ее выпуска;
- удельный вес продукции, соответствующей мировым стандартам;
- удельный вес экспортируемой продукции, в том числе в высокоразвитые промышленные
страны;
- удельный вес аттестованной продукции.
Индивидуальные показатели характеризуют полезность (жирность молока, содержание белка в продукте и т.д), надежность (долговечность, безотказность в работе), технологичность (трудоемкость и энергоемкость).
Косвенные – штрафы за некачественную продукцию, объем и удельный вес забракованной продукции, потери от брака и т.д.
В процессе анализа изучают динамику этих показателей, выполнение плана по их уровню, причины их изменений.
Для обобщающей оценки выполнения плана по качеству продукции используют разные методы. Сущность балльного метода оценки состоит в определении средневзвешенного балла качества продукции, и путем сравнения фактического и планового его уровня находят процент выполнения плана по качеству.
Кроме того, оценка выполнения плана по качеству продукции производится по удельному весу забракованной и зарекламированной продукции.
Качество продукции является параметром, оказывающим влияние на такие стоимостные показатели работы предприятия, как выпуск продукции (ВП), выручка от реализации (В), прибыль (П).
Изменение качества затрагивает прежде всего изменение цены и себестоимости продукции, поэтому формулы для расчета будут иметь вид
где Ц 0 , Ц 1 – соответственно цена изделия до и после изменения
качества;
С 0 , С 1 – себестоимость изделия до и после изменения качества;
VВП К - количество произведенной продукции повышенного качества;
РП К - количество реализованной продукции повышенного качества.
Косвенным показателем качества продукции является брак.
Он делится на исправимый и неисправимый, внутренний (выявленный на предприятии) и внешний (выявленный у потребителя).
Выпуск брака ведет к росту себестоимости продукции и снижению объема товарной продукции, снижению прибыли и рентабельности.
В процессе анализа изучают динамику брака по абсолютной сумме и по удельному весу в общем объеме выпущенной продукции, определяют потери от брака и потери продукции.
Пример.
1. Себестоимость забракованной продукции - 500 тыс. руб.
2. Расходы по исправлению брака - 80 тыс. руб.
3. Стоимость брака по цене возможного использования - 150 тыс. руб.
4. Сумма удержания с виновных лиц - 10 тыс. руб.
5. Потери от брака (стр1 + стр2 – стр3 – стр4) = 420
Для определения потерь продукции нужно знать фактический уровень рентабельности.
Путь для нашего примера стоимость товарной продукции в действительных ценах составляет 104300 т. руб., а ее себестоимость 94168 тыс. руб.
Тогда фактический уровень рентабельности:
(104300 - 84168)/ 84168 . 100 = 23,9%.
Потери товарной продукции: 420 . 1,239 = 520, 38 тыс. руб.
После этого изучают причины снижения качества и допущенного брака продукции по местам их возникновения, центрам ответственности и разрабатываются мероприятия по их устранению.
Основными причинами снижения качества продукции являются: плохое качество сырья, низкий уровень технологии и организации производства, низкий уровень квалификации рабочих и технического уровня оборудования, аритмичность производства.
2.3. Анализ ритмичности выпуска продукции
Ритмичность – равномерный выпуск продукции в соответствии с графиком в объеме и ассортименте, предусмотренном планом.
Аритмичность производства продукции влияет на все экономические показатели: снижается качество продукции, растут объем незавершенного производства и сверхплановые остатки готовой продукции на складах, замедляется оборачиваемость оборотных средств предприятия. За невыполненные поставки продукции предприятие платит штрафы, несвоевременно поступает выручка, перерасходуется фонд оплаты труда, растет себестоимость продукции, падает прибыль.
Существуют прямые показатели оценки ритмичности, к которым относят:
- коэффициент ритмичности (Крит.). Он определяется отношением фактического
(но не выше планового задания) выпуска продукции (или ее удельного веса) - VВП 1,0
к плановому выпуску (удельному весу) - VВП 0:
Крит. = VВП 1,0: VВП 0 ;
Коэффициент вариации (Квар) определяется как отношение среднеквадратичного отклонения от плановых заданий (за сутки, декаду, месяц и т.д.) к среднесуточному (среднедекадному, среднемесячному и т.д) плановому выпуску ():
,
где n – число суммируемых плановых заданий.
Косвенными показателями ритмичности являются наличие доплат за сверхурочные работы, оплата простоев по вине предприятия, потери от брака, уплата штрафов за недопоставку и несвоевременную отгрузку продукции и др.
В процессе анализа необходимо подсчитать упущенные возможности предприятия
по выпуску продукции в связи с неритмичной работой. Для этого используют:
а) разность между плановым и засчитанным выпуском продукции;
б) разность между фактическим и возможным выпуском продукции, исчисленным исходя
из наибольшего среднесуточного (среднедекадного) объема производства.
В заключение анализа разрабатывают мероприятия по устранению причин неритмичной работы.
2.4. Анализ выполнения договорных обязательств и реализации продукции
Анализ реализации продукции проводят каждый месяц, квартал, полугодие, год. В процессе его проведения сравнивают фактические данные с плановыми и предшествующим периодом. Рассчитывают процент выполнения плана, абсолютное отклонение от плана, темпы роста и прироста.
На изменение объема реализации влияют многочисленные факторы (рис.1).
Для анализа выполнения плана по объему реализации продукции составляется баланс товарной продукции в двух оценках: по себестоимости и по отпускным ценам. Балансовое управление имеет вид
РП = ГП зап. I + ВП - ГП зап. II ,
где РП - объем реализованной продукции;
ГП зап.I , ГП зап.II - запасы готовой продукции на начало
и конец периода соответственно;
ВП - объем выпуска продукции за период.
Анализ реализации продукции тесно связан с анализом выполнения договорных обязательств по поставкам продукции. При этом определяется коэффициент выполнения договорных обязательств (Кд):
Кд = (ВП 0 - ВПн) / ВП 0 ,
где ВП 0 - плановый объем продукции для заключения
договоров;
ВПн - недопоставка продукции по договорам.
Рис.1. Модель факторной системы объема реализации продукции
Анализ выполнения договорных обязательств ведется работниками отдела сбыта предприятия. Он должен быть организован в разрезе отдельных договоров, видов продукции, сроков поставки. При этом производится оценка выполнения договорных обязательств нарастающим итогом с начала года.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие частные аналитические задачи решаются при анализе объема производства
и реализации продукции?
2. Какие методы нейтрализации изменения цен могут применяться для приведения
стоимостных показателей объема производства в сопоставимый вид?
3. Опишите основные способы оценки выполнения плана по ассортименту продукции.
4. Приведите основные группы показателей, характеризующих качество выпускаемой
продукции.
5. Какие методы используются при анализе структуры выпуска продукции и влияния
структурных сдвигов на выполнение производственной программы?
6. С какой целью и в какой последовательности проводят анализ ритмичности продукции?
7. Каков порядок проведения анализа реализации продукции?
8. Опишите факторную систему объема продаж продукции.
9. Какие приемы и методы применяются в анализе выпуска и реализации продукции?
| Предыдущая |
Общие положения
Следующая задача - проведение анализа затрат на качество и составление отчета в том виде, который смог бы оказать помощь руководителям различных уровней, представив им объективную картину в отношении качества.
Анализ затрат на качество - сильный инструмент управления, он в частности используется руководством компании для измерения достигнутого качества и обнаружения проблем, при установлении целей по достижению качества.
Представленный в финансовых терминах и составленный простым языком, отчет по затратам на качество имеет значительные преимущества перед другими видами отчетов по менеджменту. Анализ этого документа оказывает немедленное воздействие и дает сильный толчок каждому, кто его получает.
Высшее руководство должно получить отчет в виде общих форм, обобщающих в целом завод, отдел, группу и т.д. Отчет должен давать общую картину о состоянии качества в компании и быть выполнен в чисто финансовых терминах. Он должен быть доступно и объективно изложен.
Среднее и линейное руководство должно получить более детальную информацию о достигнутом уровне качества в той области деятельности, которой оно руководит. Отчет должен быть очень подробным и представлять данные по типам продуктов, номерам партий и т.д. Основной принцип всех видов анализа затрат на качество - представить каждому, кому он предназначается, информацию по затратам на качество в той форме, которая была бы ему/ей наиболее полезна и наиболее удобна в использовании.
Читающий отчет должен получить информацию, которая позволит:
v сравнить текущий уровень достижений с уровнем прошлого периода, т.е. выявить тенденции;
v сравнить текущий уровень с поставленными целями;
v выявить наиболее значительные области затрат;
v выбрать области для улучшения;
v оценить эффективность программ по улучшению.
Руководитель ожидает получить отчет по затратам на качество, который:
v расскажет ему о тех вещах, которые относятся лишь к его сфере компетенции и ничего более;
v четкий, выразительный, краткий, который не заставляет «копать» для того, чтобы «добыть» информацию;
v подсказывает о возможных направлениях деятельности.
Отчет высшему руководству
Отчет, предназначаемый высшему руководству, может быть построен в виде таблицы и сопровождаться графиком, а также, при необходимости, лаконичными и четкими комментариями. Кроме того, важнейшие моменты могут быть подчеркнуты особо. Например, может быть представлена экономия, возникшая в результате усиления предупредительной деятельности.
Отчет для руководителей среднего звена
Предположим, что составляется отчет для начальника цеха, отвечающего за три производственные линии, например, «X», «Y» и «Z». Предположим также, что эти линии различаются между собой только лишь объемом выпускаемой продукции (т.е. производительностью). Сама же продукция, а так же технологические процессы очень схожи друг с другом на каждой из линий.
Начальник цеха должен иметь для каждой из трех линий информацию по затратам на качество, аналогичную той, что была описана в п.7.2, в качестве отчета для высшего руководства. Однако должна быть представлена только та информация, которая касается лишь сферы деятельности начальника цеха, т.е. отделенная от любой другой и дополненная необходимыми разделами. В результате, начальник цеха может получить итоговый отчет по затратам на качество для каждой линии, в виде, например, таблицы 1.
|
ЛИНИЯ «Х» | ||||
|
Предупредительные | ||||
|
На контроль | ||||
|
На внутренние потери | ||||
|
На внешние потери | ||||
|
Общие затраты на качество | ||||
|
Общие затраты на качество, отнесенные к объему продаж | ||||
|
Общие затраты на качество, отнесенные к трудоемкости | ||||
Как проанализировать движение запасов и остатк и в кладовых цехов?
Как оценить объем ы и движени е незавершенного производства ?
Как про анализ ировать затрат ы текущего месяца по заказам и оборотно-сальдовых журналов ?
З акрытие отчетного периода на производственно м предприяти и предполагает подготовку цепочки производственных отчетов. Показатели, которые содержат с я в таких отчетах, используются для оценки эффективности работы структурных подразделений, поиска резервов и способов сокращения расходов, премирования работников, принятия управленческих решений. Рассмотрим ежемесячные управленческие отчеты производственной компании, показатели и иные данные, которые в них содержатся , для позаказной системы учета.
Отчеты
Отчеты, которые мы будем рассматривать, могут применяться при работе с заказами:
- если предприятие применяет позаказную систему учета затрат и формирования себестоимости в основном производстве в качестве средства увязки производственных затрат и производственных планов с конкретными изделиями, договорами, внешними заказчиками (об этом и пойдет речь в статье);
- во вспомогательном производстве, например, если заказы открываются на изготовление приспособлений и оснастки, необходимых для основного производства;
- если предприятие выделено в отдельное юридически обособленное лицо в структуре холдинга и изготавливает продукцию только для этого холдинга (цель — обеспечить руководство необходимыми отчетными данными).
Самый удобный для анализа отчетов и показателей период — месяц: отчеты обработаны, сверки и проводки сделаны, общепроизводственные и иные косвенные расходы начислены. Есть и другие преимущества:
- во-первых, это не слишком большой период времени, но уже можно увидеть общую картину;
- во-вторых, за рутинной работой бухгалтер, экономист воспринимает суммы затрат — что 100 руб., что 100 тыс. руб. — одинаково, ведь документальное оформление, проводки одни и те же;
- в-третьих, сроки еще не критичны, можно исправить ситуацию, выработать комплекс мероприятий, принять нужное управленческое решение.
К сведению
Проблема многих предприятий — большие объемы незавершенного производства (НЗП), поэтому работа с отчетами и анализ показателей должны быть направлены в том числе на оптимизацию объемов НЗП.
Склад цехов
Рассмотрим порядок составления отчетов и анализа показателей на примере машиностроительного предприятия ООО «Изготовитель», которое выпускает промышленное оборудование, запчасти и детали для ремонта оборудования.
Характер производства — единичный и мелкосерийный.
Применяется позаказная система учета затрат. Это значит, что товарно-материальные ценности (ТМЦ), находящиеся на складе, предназначены для конкретных заказов. Поэтому в форме «Итоги по складам цех ов » должны быть отражены все остатки по заказам:
ООО «Изготовитель»
Итоги по складам цехов , тыс. руб.
Отчетный период: март 2015 г.
|
№ п/п |
Показатель |
Цехи по отчетным периодам |
||||||||
|
Заготовительный цех |
Механосборочный цех |
|||||||||
|
Февраль |
Март |
Отклонения |
Февраль |
Март |
Отклонения |
|||||
|
Остаток на начало периода |
||||||||||
|
Приход ТМЦ со склада |
||||||||||
|
Приход ТМЦ с участка по межцеховой кооперации |
||||||||||
|
Оприходованы по акту отходы производства |
||||||||||
|
Взяты в учет ТМЦ, ранее списанные на заказы (демонтированы с изготавливаемого оборудования по конструкторским решениям, приказам на списание) |
||||||||||
|
Прочий приход |
||||||||||
|
Оприходованы излишки на основании инвентаризации |
||||||||||
|
Итого приход |
||||||||||
|
Выдано из кладовой на заказы на установку, сборку (списано на незавершенное производство) |
||||||||||
|
Списание по актам на списание — брак, естественная убыль, дефекты в материале, приказ на списание |
||||||||||
|
Возврат на склад |
||||||||||
|
Передача по межцеховой кооперации на другие участки/цеха |
||||||||||
|
Прочий расход |
||||||||||
|
Списана недостача по результатам инвентаризации |
||||||||||
|
Итого расход |
||||||||||
|
Остаток на конец периода |
||||||||||
Экономист Краснова Н. Г. Краснова
Анализ показателей проводят в сравнении с прошлым месяцем. В зависимости от специфики производства, факторов сезонности для сравнения можно брать аналогичный месяц прошлого года или период, который на предприятии принят базовым для сравнений. Например, отчет «Итоги по складам цехов» можно использовать до ввода в эксплуатацию высокопроизводительной производственной линии.
В нашем случае объем заказов не повышался, сальдо на начало и конец периода по кладовым отдельных цехов незначительно уменьшилось (на 22,41 % по заготовительному цеху и на 19,23 % — по механическому), то есть эффективность работы цехов не снизилась. А вот чтобы ответить на вопрос, улучшилась ли эффективность работы каждого отдельного цеха и предприятия в целом, необходим более детальный анализ.
Деталь взял один цех, выполнил свою операцию, потом передал другому цеху для выполнения следующей операции (строки 3 и 12). Объем движения ТМЦ определяется сложностью изделия, спецификой технологического процесса.
Возврат ТМЦ
Совсем другое дело — показатель возвратов на склад (строка 11). Здесь необходимо выяснить:
- по каким заказам были возвращены ТМЦ на склад;
- причину возврата;
- кто виновен, что ТМЦ не подошли или оказались не нужны.
Если причина возврата ТМЦ на склад — отказ покупателя от договора на приобретение оборудования, значит, в договоре необходимо предусматривать штрафные санкции за такое расторжение.
В любом случае при возврате ТМЦ на склад необходимо выяснить, могут ли они применяться на других заказах или это узкоспецифичные ТМЦ, которые закупались специально для изготовления конкретного оборудования. В последнем случае ТМЦ для предприятия — прямой «неликвид».
Еще одна причина возврата — ТМЦ не подошли по параметрам (например, в случае если это экспериментальное оборудование или оборудование, которое изготавливается впервые).
В марте 2015 г. возврат на склад по заготовительному цеху составил 50 тыс. руб. — сумма небольшая в масштабах предприятия. Заготовительный цех возвращает на склад металл, который является основным материалом и будет применен на другом заказе.
В механосборочном цехе все намного сложнее: речь идет уже о комплектующих, блоках, покупных узлах, которые достаточно редко применяются на другом заказе.
Экономисту нужен подробный перечень возвращаемых ТМЦ. Указанный перечень ежемесячно должна рассматривать контроллинговая группа, в состав которой входят конструктор ы , технолог и , снабженц ы , менеджер ы по продажам, специалист ы планово-производственной службы (далее — ППС). Задача группы — определить, что делать дальше с ТМЦ:
- возвращать поставщику (если это возможно по условиям договора с поставщиком, хотя на практике это труднореализуемо);
- применять на другом заказе;
- произвести конструкторскую замену без потери технических качеств и с согласия заказчика в одном из действующих заказов (чтобы применить узел, сданный на склад, а не закупать схожий, но с другими параметрами).
Основание для возврата ТМЦ на склад отражается в соответствующей графе отчета «Перечень ТМЦ, возвращенных на склад» .
С одной стороны, основание для возврата должно быть обоснованным в контрольных целях, для исключения халатности. А с другой — формальность не должна быть жестким препятствием для сдачи ТМЦ на склад. В противном случае не нужные ТМЦ будут оседать на складах или в укромных углах производственных цехов, а вопрос, что с ними делать, — автоматически отложен до формирования себестоимости по заказу и сдачи готового изделия на склад. Между тем изготовление оборудования по заказу занимает несколько месяцев, и узел мог быть за это время уже применен на другом заказе — конструкторы, прорабатывающие новое изделие, могли вписать его в конструкцию другого оборудования.
ООО «Изготовитель»
Перечень ТМЦ, возвращенных на склад за март 2015 г .
Подотчетное лицо: Механосборочный цех
|
№ п/п |
Заказ |
Основание для возврата |
|||||||
|
Наименование |
Наименование |
Артикул |
Единица измерения |
Кол-во |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
|||
|
Разрешение конструктора № 15 от 10.02.2016 |
|||||||||
|
Захват (рычажный) |
Изменение конструкции по заявке заказчика |
||||||||
|
Итого по заказу 257 |
|||||||||
|
Всего |
850 000,00 |
||||||||
Зав.складом Михайленко Е. А. Михайленко
Экономист Краснова Н. Г. Краснова
Отходы производства
Отходы производства должны оприходоваться (строка 4 отчета «Итоги по складам цехов») не реже одного раза в месяц.
Отметим, что в данном случае все зависит от специфики каждого цеха. Например, в заготовительном цехе отходы — это остатки и куски труб, кругов, швеллеров, листов, которые уже не могут применяться для раскроя из них заготовок деталей; в механосборочном цехе — металлическая стружка, образующаяся в результате обработки заготовок деталей.
Суммы ТМЦ, котороые при этом ставятся в учет, небольшие, но для предприятия, например, сдача металлолома — один из способов пополнить свои оборотные средства. Но в большей степени это дисциплинированность материально-ответственных должностных лиц, порядок в учете, на рабочих местах, высвобождение производственных кладовых и иных помещений от ненужных отходов.
Что касается показателя «Списание по актам на списание — брак, естественная убыль, дефекты в материале, приказ на списание » (графа 10), необходимо учитывать следующее:
- специфику используемых материалов по каждому цеху. Если к ним применяются нормы естественной убыли, то кладовщики должны своевременно оформлять акты на списание естественной убыли по своим цехам. Это позволит видеть реальные остатки по ТМЦ и, соответственно, правильно рассчитать нормы расхода материалов;
- если в текущем месяце был брак, то экономисту необходимо проанализировать такие заказы и определить, как брак отразился на их себестоимости;
- если руководством предприятия были изданы приказы на списание по отдельным заказам, задача экономиста — проконтролировать, прошли ли по заказам, указанным в этом приказе: сдача ТМЦ на склад, списание и уценка отдельных ТМЦ, надлежаще ли оформлены акты списания. Если этого не делать, себестоимость заказа не будет корректной.
Конечно, такие аспекты должны контролироваться и в повседневной работе, но за решением текущих производственных вопросов о «нерегулярных» учетных операциях экономист или бухгалтер могут забыть, не потребовать вовремя от цехов первичные документы, а вот при закрытии месяца на этом концентрируется особое внимание.
Экономист при закрытии месяца должен обратить внимание и на показатель «Взяты в учет ТМЦ, ранее списанные на заказы (демонтированы с изготавливаемого оборудования по конструкторским решениям, приказам на списание)» (графа 5).
Большие значения — это предпосылки к возвратам на склад. Сняли то, что раньше списали — это и конструкторская ошибка (встречается в единичном производстве), и кардинальные изменения по заказу (например, если заказчик захотел изменить одну модель оборудования на другую). Разбирательство по таким суммам проводится в разрезе заказов, с привязкой к условиям договоров, с пояснениями (лучше письменными) конструкторов. Большие суммы по этому показателю - это не эффективная работа предприятия.
Показатели « Оприходование и списание в результате инвентаризации » анализируются членами инвентаризационной комиссии. Но экономисту необходимо знать, по каким заказам были отклонения и как выявленные излишки и недостачи ТМЦ отразились на себестоимости заказов.
НЗП по заказам
После анализа остатков по заказам в кладовых цехов экономист приступает к анализу незавершенного производства по заказам. Принцип такой: если ТМЦ лежит на полке, над ним не выполнялись операции, значит, это объект учета «кладовая»; если над деталью была выполнена операция или несколько единиц деталей собраны в узел, сварены и установлены — это уже НЗП. Отсюда и разные формы для анализа.
Анализ отчета «Итоги по незавершенному производству цехов» аналогичен анализу отчета по кладовой.
ООО «Изготовитель»
Итоги по незавершенному производству цехов, тыс. руб.
Отчетный период: март 2015 г.
Сравнение с периодом: февраль 2015 г.
|
№ п/п |
Показатель |
Цехи по отчетным периодам |
||||||||
|
Механосборочный цех |
Сварочный цех |
|||||||||
|
Февраль |
Март |
Отклонения по механосборочному цеху |
Февраль |
Март |
Отклонения по сварочному цеху |
|||||
|
Остаток на начало периода |
||||||||||
|
Выполнена установка, сборка (образование НЗП) |
||||||||||
|
Приход НЗП по межцеховой кооперации |
||||||||||
|
Прочий приход |
||||||||||
|
Итого приход |
||||||||||
|
Передача НЗП по межцеховой кооперации |
||||||||||
|
Списание НЗП по акту на списание, дефектному акту, приказу |
||||||||||
|
НЗП отнесено на себестоимость готовой продукции |
||||||||||
|
Прочий расход |
||||||||||
|
Итого расход |
||||||||||
|
Остаток на конец |
||||||||||
Экономист Краснова Н. Г. Краснова
Анализ НЗП по заказам начинается с оценки остатков НЗП на начало и конец каждого периода. Для анализа экономист должен иметь данные о том, какие заказы были завершены, продукция сдана на склад, поскольку показатель графы 8 «НЗП отнесено на себестоимость готовой продукции » значительно превышает суммы НЗП, образовавшегося за этот период (показатель «Выполнена установка, сборка» графа 2).
В нашем случае характер производства единичный, характеризуется неритмичностью производства, поэтому выпуск готовой продукции в марте 2015 г. значительно ниже, чем в феврале: механосборочный и сварочный цехи каждый по 3000 тыс. руб. Эту фактическую цифру необходимо сопоставить с плановой (выполнены ли объемы работ по запланированным заказам).
Показатель «НЗП отнесено а себестоимость готовой продукции» (графа 8) один из самых важных показателей в работе ПЭО и всего предприятия в целом. Хорошо, если значение графы 8 превышает значение графы 2 «Выполнена установка, сборка (образование НЗП)».
Еще один важный показатель — «Выполнена установка, сборка (образование НЗП)» (графа 2). Его значение должно совпадать со значением показателя «Выдано из кладовой на заказы на установку, сборку» (графа 9) формы «Итоги по кладовой цехов». То есть то, что взято с полки в кладовой, должно попасть на изделие (исключение — уже описанные виды движения на кладовой, графы 10-14).
Межцеховая кооперация по НЗП, когда узлы передаются с одного участка на другой и каждый цех понимает, за какую сумму НЗП он несет ответственность, — нормальный производственный процесс.
Если значение графы 2 значительно превышает значение графы 8, то есть образование НЗП в текущем периоде значительно превышает отнесение НЗП на готовую продукции, необходимо выяснить, с какими заказами это связано. Если это трудоемкие заказы, предусматривающие изготовление оборудования в течение 3-6 месяцев, то это нормальная ситуация. Но если увеличилось количество мелких, но не трудоемких заказов, экономист должен выяснить, не нарушались ли сроки сдачи по ранее запущенным в производство заказам, не приведет ли это к штрафным санкциям. В этом случае ППС должна внести коррективы в свои графики, чтобы доделать уже начатые заказы и сдать их на склад и только затем приступать к выполнению других мелких заказов.
Если на машиностроительном предприятии практикуется создание складского запаса запчастей, которые приобретаются покупателями, то в производство должны запускаться оптимальные партии. Понятно, что производственникам удобнее и выгоднее (особенно при сдельно-премиальной оплате) запускать в производство крупные однотипные партии, экономить таким образом подготовительно-заключительное время и трудозатраты за счет большого числа деталей в партии. Но при этом необходимо учитывать, что это одновременно необоснованный «захват» оборотных средства и так неритмично работающего предприятия.
Из-за такого рода заказов, ориентированных на склад и запущенных в значительных объемах, у предприятия может не хватить средств на закупку материалов и комплектующих для крупного заказа на изготовление оборудования.
В то же время изготовление небольших партий запчастей позволит сгладить неритмичность работы цехов, не дать простаивать рабочим, а отдел продаж сможет реализовать этот объем запчастей достаточно быстро, обеспечив поступление денежных средств, на складах не образуются завалы.
Управление заказами
Но обобщенных данных недостаточно, в ходе закрытия отчетного периода экономист должен «пройтись» по всем заказам.
Два следующих отчета экономисту необходимо рассматривать и анализировать вместе:
- оборотно-сальдовый журнал действующих заказов — показывает обороты по всем заказам;
- затраты по действующим заказам — расшифровывает затраты текущего периода (приходную часть предыдущей формы), дает представление о характере проведенной в отчетном месяце работы.
По заказам 263 «Корзина 698.56.000» и 270 «Захват 1563.18.000» все в порядке: работы закончены в марте, продукция сдана на склад, определена себестоимость, изготовленная продукция передана заказчикам.
По заказам 260 «Штуцер 1814.22.000» и 262 «Вал 174.56.000» тоже нормальная производственная ситуация: незначительные затраты прошли в прошлом месяце, значительные объемы — в текущем. Имели место трудозатраты с сопутствующими начислениями, косвенными затратами, на заказы списаны материалы.
Подозрение у экономиста должна вызывать ситуация, если затратами текущего периода являются только материалы. В этом случае необходимо подтвердить правильность отнесенных затрат, поднять первичные учетные документы.
Это относится к заказу 256 «Конвейер ленточный 20 м»: в отличие от предыдущих заказов затраты текущего периода ничтожны по сравнению с уже накопленной суммой по заказу, то есть это трудозатраты без списания материалов. Причем основная зарплата всего 600 руб., остальные затраты непрямые — отнесены на заказ уже используя именно зарплату в качестве базы распределения. Что можно было сделать на крупном оборудовании за такую сумму зарплаты? Несколько причин возникновения таких ситуаций.
Ситуация первая
Т рудозатраты ошибочно отнесены на этот заказ
Мастер ошибся, указывая в наряде этот номер заказа, или бухгалтер/экономист при обработке нарядов неправильно выбрали номер заказа из справочника. Это и необходимо перепроверить в первую очередь.
Такие ситуацию на практике могут встречаться достаточно часто, особенно когда одни и те же детали предусмотрены конструкциями изделий на разных заказах. Если же учетный работник выбрал заказ из справочника неправильно и в попытке отнести трудозатраты на заказ не нашел нужную деталь или операцию, это спасает от ошибки.
Ситуация в торая
Н а заказе действительно было необходимо выполнить мелкую работу — установить дефицитную запчасть, которую ждали пока привезут снабженцы.
Тогда остается открытым вопрос, работы закончены или нет. Если проблема только в том, что еще не оформлен паспорт на оборудование, а оборудование готово и находится на складе, а не числится незавершенкой в производстве с точки зрения технических нормативов, необходимо оформить изделие как готовое.
Ситуация т ретья
З аказ предполагает выполнение еще определенн ый объем работ, цех начал выполнять работу, о потом опять отложил, так как поступило указание выполнить более срочный заказ.
Экономисту необходимо убедиться в целесообразности такого решения, выяснить, кто дал такое указание, ведь сумма в 561,9 тыс. руб. висит в «незавершенке», была ли производственная возможность закончить заказ в этом месяце, тем более что договорная дата передачи покупателю — 02.04.2015 (как правило, на момент анализа дата уже просрочена).
Такая ситуация может возникнуть и в случае, когда в ход производственного процесса вмешивается заинтересованный менеджер по продажам и по договоренности с мастером меняет очередность заказов в работе, ведь менеджер получает бонусы за сделку в том отчетном периоде, когда заказ отгружен клиенту. Конечно, это в ущерб предприятию, но на руку отдельному менеджеру отдела продаж.
Обратите внимание!
Отдельные сотрудники отдела продаж не должны иметь возможность непосредственно влиять на ход производственного процесса — изменения должны пройти через ППС. Если такие ситуации все-таки имеют место, экономист должен предложить измененить систему мотивации сотрудников отдела продаж.
Особое внимание необходимо обратить на заказы 257 и 272.
Заказ 257 «Захват (рычажный)» — нет затрат, продукция не сдана на склад. Но до сдачи заказчику время еще есть — до 20.05.2016. Вполне возможно, что этот заказ пока отложили и выполняют заказы с более высокой приоритетностью. Такого рода заказы используются для более ритмичной работы предприятия, для обеспечения постоянно загрузки рабочих. Но когда экономист будет анализировать этот заказ уже при закрытии апреля, а ситуации не изменится — заказ опять будет без движения, а сроки уже поджимают, экономист должен выяснить, почему приостановлены работы, и действовать по аналогии с заказом 272.
Недопустимой является ситуацию по заказу 272 «Конвейер шнековый 40 м»: срок сдачи приближается, работы в текущем месяце не проводились, сумма НЗП крупная — 800 тыс. руб. Одна из причин приостановки работ — заказчик не внес очередной платеж. Экономисту необходимо удостовериться, что юрист компании в курсе ситуации.
Часто бывает так, что даже когда постоянный или вип-клиент нарушает договор, отдел продаж не сообщает юристу, ждет, пока заказчик исполнит обязательство. Но подключение юриста к такому вопросу просто необходимо. Например, часто по договорным условиям не предполагается, что нарушение обязательств заказчиком по оплате автоматически освобождает производителя от поставки: непоставка в срок, даже в случае просрочки платежа от заказчика, приводит к штрафным санкциям по отношению к компании-производителю.
Другая причина приостановки работ — объем работ остался незначительный, и поскольку срок сдачи только 15.04.2015, производственники планируют выполнить работы в первых числах апреля. Это не нарушение, но это риск. Ведь из-за незначительных затрат под угрозой вся сумма заказа — 800 тыс. руб. плюс штрафные санкции. Например, в результате неблагоприятных погодных условий перемерзло отопление в цехе (не всегда докажешь, что это форс-мажор), заболел ключевой рабочий. Необходим менее рискованный подход в планировании работ, не только ориентация на сроки, но и на сумму заказа (у заказа 272 должен быть высокий уровень приоритета).
ООО «Изготовитель»
Затраты по действующим заказам, тыс. руб.
Отчетный период: март 2015 г.
|
Статья/элемент затрат |
|||||||||
|
Конвейер скребковый 1513.45.000 |
Конвейер ленточный 20м. |
Захват (рычажный) |
Штуцер 1814.22.000 |
Вал 174.56.000 |
Корзина 698.56.000 |
||||
|
Материалы, в т.ч. |
|||||||||
|
Резинотехнические изделия |
|||||||||
|
Лакокрасочные материалы |
|||||||||
|
Электрогруппа |
|||||||||
|
Прочие материалы |
|||||||||
|
Зарплата со страховыми взносами, в т.ч. |
|||||||||
|
Основная зарплата |
|||||||||
|
Дополнительная зарплата |
|||||||||
|
Страховые взносы |
|||||||||
|
Общепроизводственные затраты |
|||||||||
|
Общехозяйственные затраты |
|||||||||
|
Внепроизводственные затраты |
|||||||||
|
Итого |
23355,00 |
||||||||
Экономист Краснова Н. Г. Краснова
На основании всех производственных и финансовых документов экономист предоставляет топ-менеджменту — директору и председателю контроллинговой группы — пояснительную записку. Пояснительная записка должна содержать заключения экономиста, в отдельных случаях — рекомендации и предложения.
Созывается производственное совещание контроллинговой группы. Ее основная задача — эффективное управление заказами, оптимизация работы предприятия. Рассматриваются результаты работы по отчетный месяц, подводятся итоги, вырабатывается план мероприятий по рискам негативных аспектов в будущем, виновных сотрудников лишают премии, либо сотрудники премируются за качественное и эффективное выполнение работ по заказам.
Вывод
Для слаженной работы предприятия каждый специалист должен быть на своем месте, осознавать свою работу и ответственность, понимать, как неправильные решения отражаются на финансовом состоянии и репутации предприятия.
Для оптимизации всего процесса и принятий правильных решений специалисту необходима информация о работе всех отделов, их функциях, ответственности, документообороте предприятия и т. д. Он должен разбираться в показателях отчетов, уметь анализировать и предвидеть перспективы развития компании на несколько шагов вперед с учетом возможных рисков.
Процесс дальнейшего развития рыночных отношений в России требует существенного пересмотра деловых и экономических ценностей. Значительную роль при этом играют многочисленные противоречия, порождаемые формированием и дальнейшей «разработкой» (изучением сторон, углублением) такой важной составляющей любой производственной деятельности, как экономика качества. Сегодня товары (услуги), не отвечающие заданному уровню качества или морально устаревшие, заранее обречены на отсутствие успеха на рынке. Гораздо более жесткие рыночные требования ожидают отечественных товаропроизводителей при выходе на международный рынок.
Российские предприятия столкнулись с необходимостью существенной коррекции занимаемой управленцами позиции в сфере качества. Пришло понимание важности поиска методов, средств и инструментов обеспечения конкурентоспособности выпускаемой продукции и за счет этого - всего предприятия. По мере того как изменялось отношение менеджеров к концепции «затраты на качество», изменялось и само содержание этого понятия . Значимость и функции экономических служб предприятия значительно усложнились. Выживание в условиях конкуренции невозможно без изучения рынка: определения платежеспособного спроса и исследования предложения (причем как существующего, так и вероятного). Сегодня необходимо не только завоевывать часть рынка для своих товаров, но и постоянно повышать их качество, а также осваивать выпуск новой продукции, то есть необходимы финансовые вложения в развитие предприятия инновационным путем. В современных условиях центральными задачами, стоящими перед руководителями, являются: «внедрение новых технологий, организация выпуска новых, конкурентоспособных товаров, не формальное, а фактическое внимание к качеству выпускаемой продукции…» .
Учет и анализ различных аспектов качества выпускаемой и новой продукции, а также деятельности организации в целом с позиции обеспечения конкурентоспособности предприятия представляются нам наиболее приемлемым решением в сложившейся ситуации. Однако анализ отечественной и зарубежной литературы дает возможность говорить о том, что в настоящее время сформировалось две точки зрения на возможность использования специфических способов и приемов бухгалтерского учета и экономического анализа для обеспечения качества производимой продукции:
1. Первая позиция заключается в том, что существующие системы финансового учета на предприятии способны в достаточной степени обеспечивать менеджеров необходимой информацией. Кроме того, считается, что внедрение системы учета и анализа затрат на качество при производстве новой или совершенствовании имеющейся продукции приведет к значительным изменениям деятельности организации (не только в учетной сфере), потребует привлечения дополнительного персонала (в значительном количестве) и в конечном итоге будет способствовать необоснованному увеличению затрат. Важно отметить, что количество сторонников данной позиции сокращается значительными темпами, что, вероятно, объясняется объективными факторами: ужесточением рыночной борьбы, развитием научной мысли в сфере качества, созданием эффективных учетно-аналитических систем и т.д.
2. Сущность второй позиции (которой придерживаемся и мы) заключается в том, что для того, чтобы любая экономическая система была эффективна, необходимо учитывать и анализировать все ее составляющие, что достигается за счет построения системы учетно-аналитического обеспечения менеджмента качества, основанной на новейших научных достижениях и современных требованиях рынка. Выбор конкретного пути организации функционирования данной системы зависит от особенностей самой фирмы: ее размера, положения на рынке, наличия в штате работников необходимой квалификации, целей и задач, поставленных руководством, и др. Современные информационные технологии, используемые для целей управления предприятием, «основаны на интеграции основных видов его деятельности, включая производство, финансы, снабжение, сбыт, складскую деятельность, транспортные перевозки, проектно-конструкторские работы» . Необходимо также отметить, что в любом случае потребуется привлечение к учетно-аналитическому процессу в той или иной степени всего персонала организации. При этом важно, чтобы ответственность за сбор, обработку и учет информации о качестве, а также составление внутренней отчетности были закреплены в должностных инструкциях соответствующих работников, а также зафиксированы в распорядительных документах полномочия контролирующих органов в сфере качества.
Кроме того, повышение качества продукции может и не вызывать дополнительных затрат и даже сопровождаться снижением затрат на производство. Внедрение более рациональных технологических процессов, снижающих трудоемкость изделий и одновременно повышающих точность их изготовления, проведение нормализации и стандартизации деталей и узлов, устранение различного рода отклонений от технологического процесса - все эти мероприятия приводят к снижению себестоимости.
Одной из особенностей менталитета сегодняшних потребителей является то, что они имеют собственное представление о необходимой степени качества и цене на товар, уровне предоставляемого сервиса и наличии дополнительных выгод при покупке. Поэтому для достижения максимально возможного положительного результата деятельности предприятия необходимо во время разработки стратегических целей не только учитывать задачи создания ожидаемой потребителями ценности, но и возможность удовлетворения неосознаваемых в данный момент времени потребностей.
Улучшения продукции можно достигать постоянными инновациями в области качества на основе тщательного изучения и прогнозирования будущих потребностей имеющихся и потенциальных клиентов. Улучшение продукции - это, скорее, формирование новых потребностей, чем просто улучшение привычных для потребителя характеристик и свойств. Снижение же уровня дефектности связано, пожалуй, с улучшением процессов, а не продукции. При этом вряд ли кто-нибудь когда-нибудь сможет при формировании новых потребностей полностью обойтись без интуиции, озарения и удачи маркетологов и конструкторов, положившись только на системные действия. Но невозможно переоценить и регулярную деятельность по изучению изменения потребностей и ожиданий потребителей путем опросов, интервьюирования, анкетирования и т.д.
Формирование на предприятии системы управленческого учета и анализа позволит успешно не только решить тактические задачи, но и будет способствовать успешной реализации стратегии развития организации и ее своевременной корректировке посредством:
Формирования базы данных о деятельности организации, отвечающей требованиям современных менеджеров;
Проведения комплексной оценки бизнес-процессов предприятия с точки зрения как финансовых, так и нефинансовых критериев;
Анализа себестоимости производимых и новых изделий с учетом качества, при этом будут учтены не только бухгалтерские затраты, но и экономические (альтернативные);
Своевременного выявления «узких мест» в деятельности организации;
Основная цель создания подобной системы на предприятии - снижение затрат, связанных с качеством. Следовательно, развитие методологии учета и анализа должно происходить в направлении совершенствования методов получения информации о затратах, необходимой для экономического обоснования целей и стратегии развития организации. Руководству нужна именно та информация, которая позволяет наглядно продемонстрировать изменение показателей качества (в большинстве случаев - нефинансовых) в связи с финансовыми результатами деятельности организации.
Учет затрат на улучшение качества может быть организован в условиях учета по центрам ответственности и местам формирования затрат. Центр ответственности - участок деятельности, возглавляемый ответственным лицом, имеющим право и возможность принимать решения. Место формирования затрат - территориально обособленное подразделение организации, где осуществляются расходы. Такой подход в учете может быть организован делением затрат на регулируемые и нерегулируемые. На регулируемые затраты может оказать влияние руководитель Центра ответственности, на нерегулируемые его влияние не распространяется. Учет по центрам ответственности позволяет оценить деятельность подразделения и его руководителя, обеспечивает оперативный учет, анализ и контроль, а также предоставление информации о затратах.
Задачи анализа затрат на качество обусловливают введение двух отчетных форм:
Сводный отчет о затратах на качество, содержащий полную информацию о затратах на качество за отчетный период. Это позволяет проводить сравнение отчетных показателей с запланированными, отслеживать динамику затрат, а также выявлять изменения структуры затрат на качество;
Отчеты о потерях от внутреннего и внешнего брака, которые должны содержать информацию о браке с разбивкой по статьям калькуляции, что позволяет сравнивать плановые показатели с фактическими, а также с показателями за отчетный период. Предлагаемые формы включают также информацию об удержаниях с виновных лиц, что является важным моментом при принятии управленческих решений.
Данные формы отчетности должны составляться ежемесячно отделами экономических служб при согласовании с главным бухгалтером организации и представляться в службу управления качеством для принятия соответствующих управленческих решений. Кроме того, предлагаемые отчетные формы служат источником информации для комплексного анализа затрат на качество.
В целом улучшение производимой и разработка новой продукции служат средствами максимально возможного удовлетворения запросов потребителей. Однако учетно-аналитическое обеспечение этих процессов весьма отлично как по содержанию, так и по направлению охвата проектирования изменений в производственном процессе.
При улучшении качественных характеристик производимой продукции процесс изменения представлен движением от товара А1 к товару А2 с более высокими показателями качества (прямо направленный процесс: производство - разработка). В связи с этим учетно-аналитическое обеспечение должно охватывать следующие стадии процесса:
1. Начальное состояние - представляет собой то, какой производственный процесс существует в данный момент времени.
2. Состояние изменений, при котором происходит перестройка производственного процесса. Как правило, это наиболее затратный период. Возникает очень сложная задача правильного перераспределения затрат в управленческом учете, которая решается следующими методами:
Признание всей суммы дополнительных расходов в данном отчетном периоде;
Распределение дополнительных расходов во времени;
Компенсация данных расходов за счет ранее созданного резерва;
Компенсация расходов в будущем периоде за счет полученной дополнительной прибыли и др.
3. Итоговое состояние. На этой стадии главным является обоснование ответа на вопрос: «Когда необходимо начать новый процесс совершенствования или замены производимой продукции?»
А при разработке новой продукции движение происходит от некоторой продукции В1 (с желаемыми свойствами и определенной себестоимостью) к конечной продукции В2, обладающей конечными свойствами и фактической себестоимостью (обратно направленный процесс: разработка - производство). В данном случае учетно-аналитическое обеспечение будет охватывать, соответственно, такие стадии:
1. Начальный этап. На данном этапе определенными являются неудовлетворенные потребности покупателей, желаемые качественные характеристики продукции и заданная (плановая) себестоимость. Данный этап требует проведения достаточно большого количества учетных и аналитических процедур.
2. Внедрение в производство. Происходит корректировка ранее определенных величин. Особое внимание следует уделять анализу эффективности затрат на обеспечение конкретных значений показателей, характеризующих новый продукт.
3. Конечное состояние. Необходимо, прежде всего, оценить эффективность производства нового продукта и определить пути снижения себестоимости.
Но при имеющихся различиях учетно-аналитическое обеспечение этих двух процессов должно основываться на активном использовании методов планирования и прогнозирования. На первом этапе (и в том, и в другом случае) необходимо использовать один инструмент - построение прогнозного баланса.
Для проведения аналитических процедур в процессе планирования большое значение приобретает полнота и качество учетной информации. Поэтому информационная база на предприятии должна основываться не только на данных бухгалтерского учета, но и широко использовать различные каналы получения данных (в том числе и из внешней среды организации). Ощутимый эффект дает и построение обратной связи в системе управления предприятием.
Учетно-аналитические отчеты для целей управленческого планирования должны содержать вариативные значения показателей качества и затрат при различных вариантах их соотношения. Необходимо отметить, что характерной особенностью процесса анализа является «принципиальная неопределенность состояния объектов» . Также целесообразно составление имитационных экономико-математических моделей с отражением динамики таких показателей, как коэффициент эластичности спроса на товар в зависимости от качества и разница между значениями индекса качества товара в анализируемом и базовом периоде.
Учетно-аналитическая система обеспечения управления качеством продукции, отвечающая требованиям сегодняшнего дня, должна стимулировать выработку внутрифирменных требований к уровню качества, которые обязаны предъявлять более жесткие требования к производимой продукции, чем российские и международные стандарты в данной конкретной отрасли. При этом данная система должна постоянно совершенствоваться путем улучшения информационных потоков между менеджерами и рабочими.
В новых условиях хозяйствования устанавливается цена на новую продукцию - это денежное выражение ее стоимости, определяемое при заключении договора и не подлежащее изменению, кроме случаев изменения условий договора. Стоимостью обладает не только вещь, но и, в частности, эффект нововведения.
Цены на нововведения устанавливаются исходя из необходимых (нормативных) затрат на повторяющиеся виды научно-исследовательской и производственной деятельности, характерных для каждого новшества данного типа, затрат на уникальные (неповторяющиеся) работы и части гарантируемой величины эффекта от освоения новшества.
Установление цен на нововведения связано с разграничением их стоимости и себестоимости . При этом устраняется отождествление объема затрат и объема работы. Экономия затрат на нововведение при достижении установленных договором параметров выступает как снижение себестоимости. Введение договорных цен на нововведения позволяет выделить в качестве особой категории прибыль от реализации нововведений (разность между их стоимостью и себестоимостью).
Для того чтобы заставить высший менеджмент уже сегодня инвестировать в изменение качества продукции, необходимо, чтобы язык бухгалтерских отчетов, а также сводок экономистов становился понятным менеджерам. Иначе складывается парадоксальная ситуация, когда бухгалтер, ведя учет, формирует огромный объем данных, которые могли бы способствовать принятию наиболее адекватных управленческих решений, а в то же время менеджер, убежденный в том, что все, ради чего работает бухгалтерия, - это налоги, сегодня находится в сложной ситуации, ощущая прессинг конкурентов и чувствуя острую необходимость осуществлять диверсификацию не только производимой продукции, но и новых рынков. Осуществлению нередко рискованных проектов по улучшению качества продукции способствовало бы и снижение налогового бремени путем установления льгот для предприятий, осуществляющих научные испытания в области качества.
В заключение можно отметить, что многие российские компании, выросшие из традиционных советских заводов, продолжают пытаться улучшить деятельность существующих организационных структур, которые никогда раньше не были ориентированы на удовлетворение клиента. При этом часто используют модели, как правило, не предназначенные для целей улучшения.
Напротив, реинжиниринг ключевых процессов порождает естественные радикальные изменения организационной структуры компании, направляя ее на лучшее удовлетворение клиентов с наименьшими затратами. Организационная структура компании вторична, ибо она призвана рационально обслуживать естественные для продукции компании бизнес-процессы, а не наоборот.
Таким образом, самое лучшее, что стоит сделать уже сегодня, - проанализировать основные бизнес-процессы. Необходимость реинжиниринга определяется уже тем, что конкуренты это обязательно сделают или уже делают, даже не задумываясь над этим. А главный мотив - это постоянные радикальные изменения ожиданий клиентов от продукции и услуг компании.
При определении затрат на качество можно воспользоваться следующими источниками. Затраты на материалы могут быть получены из анализа накладных, записей в складской документации. Выплаты персоналу могут быть взяты из ведомостей на оплату. Стоимость поставок может быть определена по соответствующим счетам и накладным. Объемы выплат заработной платы должны быть взяты с учетом реально затраченного времени на проведение работ по обеспечению качества каждым вовлеченным в эту работу сотрудником.
Классификация затрат и их распределение по элементам должны стать частью повседневной работы предприятия .
К источникам информации можно отнести также и другие документы: отчеты о производственных расходах, данные о стоимости продукции, отчеты о расходах на ремонт и гарантийное обслуживание, отчеты о командировках, протоколы анализа материалов, отчеты о браке и др.
Сбор данных и отчет о затратах, связанных с качеством.
Сбор данных, а также отчет о затратах на качество входят, как правило, в обязанности финансового отдела. Учитывая недостаточную отработку этого процесса на российских предприятиях, можно отдельные операции управленческого учета возложить на службу качества (сбор данных и оценка качества) и бухгалтерию (расчет отклонений, бюджетирование). Британский стандарт BS 6143 рекомендует осуществлять сбор данных о затратах, связанных с качеством, в пять этапов.
- 1-й этап - определение затрат, непосредственно связанных с функцией качества, в том числе затрат, связанных с оплатой сотрудников службы качества (заработная плата, отчисления в различные фонды); затрат, связанных с использованием помещений (арендная плата, расходы на отопление, освещение, охрану и пр.); отчислений на содержание вспомогательного персонала, канцелярских и административных расходов; затрат на амортизацию средств и оборудования для контроля качества; стоимость расходных материалов и другие не основные затраты.
- 2- й этап - определение затрат, связанных с качеством и относящихся к функциям, выполняемым сотрудниками других отделов (не службы качества).
- 3- й этап - внутренние затраты, связанные с «заложенными в бюджет» отказами. Это затраты, связанные с запасами материалов, комплектующих, полуфабрикатов в таких операциях, где имеет место высокий риск брака продукции.
- 4- й этап - внутренние затраты, связанные с «непредвиденными» отказами. То же, что и на третьем этапе, но не запланировано. Сюда же относятся затраты, связанные с повторным контролем, переделкой продукции, заменой исходных материалов и др.
- 5- й этап - расходы, связанные с отказами после смены владельца, т.е. после доставки материалов от потребителей, после приема негодной продукции и т.д. Сюда же относятся затраты, связанные с исследованием причин полученных отказов.
В том же стандарте рассмотрены и проблемы, которые возникают при определении затрат, связанных с качеством. Рассмотрено пять видов проблем:
- 1) надзор;
- 2) чрезмерная сложность;
- 3) двойной учет и связанное с ним завышение оценки качества;
- 4) учет накладных расходов;
- 5) заложенные в документацию поправки на брак.
Полный учет вклада отдельных затрат, вносимых некоторыми аспектами качества, может стать ясным только после тщательного осмысления результатов наблюдений. Часто основной проблемой, с которой приходится сталкиваться службе качества, является чрезмерная сложность полученных данных, особенно на ранних стадиях создания системы учета.
Работу по сбору информации по качеству и ее анализу необходимо систематизировать. При этом должна быть уверенность в том, что все данные согласуются с финансовыми материалами, счетами и т.д. Логично, чтобы к этой работе была привлечена бухгалтерия.
Матрица ответственности подразделений за своевременность и полноту информации по затратам на предприятии приведена (для примера) в табл. 4.6 .
Сбор информации по затратам на качество не является самоцелью. Каждая информация должна быть соотнесена с определенным показателем качества или экономическим показателем, каким чаще всего является число продаж товарной продукции.
Таблица 4.6
Распределение ответственности за своевременность и полноту информации
|
Вид деятельности |
Исполнитель |
|
|
Бухгалтерия |
||
|
Сбор данных о затратах |
Бухгалтерия |
|
|
Бухгалтерия |
||
|
Представление данных в службу качества |
Бухгалтерия |
|
|
Анализ затрат |
Служба качества |
|
|
Исследование причины |
Служба качества |
|
|
Служба качества |
||
|
Составление отчета по затратам на качество |
Служба качества |
|
|
Координация деятельности по управлению затратами внутри предприятия |
Служба качества |
|
|
подразделений |
||
|
Контроль и коррекция мероприятий |
Служба качества |
В то же время число продаж может оказаться достаточно изменчивым показателем, зависящим от сезонных факторов. В этом случае целесообразно «привязать» информацию к объемам производства. В любом случае руководство предприятия должно быть уверено в том, что полученные результаты действительно отражают реальную картину затрат на качество.
Затраты на качество в зависимости от различных факторов могут оцениваться по следующим коэффициентам, базирующимся:
- ? на рабочей силе (коэффициент равен отношению расходов, связанных с внутренними отказами, к прямым расходам на рабочую силу);
- ? затратах, (коэффициент равен отношению общих затрат, связанных с отказами, к затратам на производство продукции);
- ? продажах (коэффициент равен отношению общих затрат на качество к общему объему продаж);
- ? количестве (коэффициент равен отношению общих затрат на качество к количеству выпущенной продукции);
- ? добавочной стоимости (коэффициент равен отношению общих затрат на качество к добавочной стоимости).
Соотношение между затратами, связанными с отказами, оценкой и предупреждением, часто представляют в виде круговой диаграммы, наглядно демонстрирующей относительные размеры затрат (рис. 4.6) .
Рис. 4.6.
Если затраты на оценку превышают затраты на отказы, то это должно настораживать как серьезный признак неэффективности затрат.
В литературе по качеству приводится ряд систем классификаций по затратам на качество. Приведем классификацию (табл. 4.7) Ю. Куликова , которая, на наш взгляд, позволяет улучшить проведение анализа, оценки и учета затрат.
Таблица 4.7
Классификация затрат на качество
|
Признак классификации |
Группа затрат |
|
По целевому назначению |
На улучшение качества На обеспечение качества На управление качеством На создание системы качества |
|
По экономическому характеру затрат |
Текущие и единовременные |
|
По виду затрат |
Производительные и непроизводительные |
|
По методу определения |
Прямые и косвенные |
|
По возможности учета |
Поддающиеся прямому учету Не поддающиеся прямому учету Экономически нецелесообразно учитывать |
|
По стадиям жизненного цикла продукции |
На качество при разработке продукции На качество при изготовлении продукции На качество при использовании продукции |
Окончание
|
Признак классификации |
Группа затрат |
|
По отношению к производственному процессу |
На качество в основном производстве На качество во вспомогательном производстве На качество при обслуживании производства |
|
По возможности оценки |
Планируемые и фактические |
|
По характеру структурирования |
По предприятию По производству По видам продукции |
|
По объемам формирования и учета |
На продукцию На процессы На услуги |
|
По субъектам экономических отношений |
У поставщиков сырья, организаций изготовителя и потребителя товара |
