Три мифа об онлайн-кассах: экономия денег на автономной работе, блокировка кассы через 30 дней простоя, выдача чека в течение 5 минут
Почти полтора года назад многие организации и предприниматели, за исключением тех, кому законодатели предоставили отсрочку, стали применять онлайн-кассы. Скоро начнется и «вторая волна» перехода на онлайн-ККТ. А значит, все большему числу предпринимателей придется выбирать кассовую технику (см. « »), изучать новые правила работы с ККТ и разбираться с распространенными заблуждениями об использовании касс. В сегодняшней статье эксперты сервиса « » расскажут о трех самых популярных мифах, связанных с применением онлайн-касс. Также эксперты поделятся информацией о том, как можно уменьшить затраты при покупке кассовых аппаратов и программ.
Миф № 1
В местностях, отдаленных от сетей связи, онлайн-кассу нужно применять в автономном режиме без подключения к ОФД. Это позволит сэкономить до 3 000 рублей в год.
Отдаленные от сетей связи местности — это населенные пункты, в которых проживает менее 10 000 человек. Этот критерий определен в приказе Минкомсвязи России от 05.12.16 № 616. Составленные для каждого региона списки отдаленных от сетей связи местностей можно увидеть в общем перечне .
Работа в отдаленных от сетей связи местностях не освобождает организацию или предпринимателя от применения онлайн-кассы (см. « »). Но Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ) разрешает в такой ситуации использовать ККТ в автономном режиме, то есть без передачи данных в ФНС в режиме реального времени. Автономный режим настраивается во время регистрации кассы (см. инструкцию по регистрации ККТ).
Как налоговая служба получает данные, если касса работает автономно?
В этом случае данные о продажах шифруются и хранятся с помощью встроенного в кассу фискального накопителя (ФН). Налоговая инспекция запросит данные с ФН, когда владелец онлайн-кассы будет перерегистрировать ее в связи с заменой самого фискального накопителя, или в момент снятия ККТ с учета.
Как происходит считывание информации с ФН?
Теоретически можно прийти в налоговую инспекцию, сотрудник которой должен сам считать данные с ФН при помощи специального USB-адаптера. Но по факту в инспекции этого устройства может не оказаться. Тогда надо будет обратиться в центр технического обслуживания (ЦТО), и заплатить 2 500 — 3 000 рублей за копирование информации с ФН на электронный носитель, например, флешку. Затем записанные на флешку данные нужно будет лично представить в налоговую инспекцию.
При этом процесс считывания информации с ФН может занять несколько часов. Данное обстоятельство отметили слушатели вебинара, который 20 апреля этого года провел заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России Александр Сорокин. На эти жалобы предпринимателей чиновник ответил следующим образом: «Ничто не запрещает зарегистрировать онлайн-кассу, которая используется в местности, отдаленной от сетей связи, в режиме передачи данных через оператора фискальных данных».
Вывод
Применять ККТ в автономном режиме в отдаленных от сетей связи местностях — это право, а не обязанность владельца кассы. Выгоднее и проще подключиться к оператору фискальных данных (ОФД), и не иметь проблем с передачей фискальных данных в налоговую инспекцию. При этом экономится не только время, которое пришлось бы потратить на считывание данных с фискального накопителя, но и деньги, поскольку затраты на разовую услугу ЦТО по копированию информации с ФН сопоставимы со стоимостью годового использования сервиса ОФД.
На этом фоне перебои с интернетом не кажутся серьезной помехой. Выручает мобильный 3G интернет. А если связи нет, онлайн-касса может накопить данные, а как только соединение появится, отправить их оператору фискальных данных. Главное, чтобы интернет работал хотя бы один раз в месяц. Это позволит своевременно направлять данные ОФД. В противном случае касса может заблокироваться (об этом см. ниже в главе «Миф № 2).
Миф № 2
Если кассу не использовать более 30 дней, она заблокируется.
Этот миф особенно волнует тех, кто занимается сезонной торговлей, например, продает рассаду и саженцы. Зимой таким предпринимателям касса не нужна. Что будет, если выключить ее на три месяца?
Блокировка кассы происходит из-за того, что ФН перестает формировать фискальный признак документа. Без этого признака ККТ не может создать чек, поскольку фискальный признак является обязательным реквизитом кассового чека.
Когда происходит блокировка?
Если фискальный накопитель не получил от оператора фискальных данных подтверждение, что фискальный документ принят, то ФН начинает отсчитывать время с момента отправки неподтвержденного документа. Если ответ от ОФД не приходит в течение 30 дней, ФН перестает формировать фискальный признак, то есть блокируется. Законодательно этот процесс закреплен в пункте 1 статьи 4.1 Закона № 54-ФЗ: «фискальный накопитель должен… исключать возможность формирования фискального признака для фискальных документов…, если через 30 календарных дней с момента формирования фискального признака для фискального документа не будет получено подтверждение оператора для этого фискального документа (за исключением случая применения контрольно-кассовой техники в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных)».
Как правильно отключить кассу на длительное время?
Если необходимости в кассе нет, то ее можно просто отключить. Перед этим нужно убедиться, что ФН принял от ОФД подтверждения на все отправленные кассой документы. Проконтролировать это можно, сформировав на кассе отчет о текущем состоянии расчетов. Затем нужно закрыть смену. В отчете о закрытии смены в поле «Количество непереданных ФД» должно быть пусто. Это говорит о том, что все фискальные документы с кассы отправлены в адрес ОФД.
В любой момент можно будет снова включить кассу и начать продажи (если, конечно, не истек срок действия встроенного в нее фискального накопителя).
По каким причинам касса все-таки может заблокироваться?
Например, это может произойти в следующих случаях:
- закончился срок действия ФН. В такой ситуации нужно сформировать отчет о закрытии фискального накопителя, приобрести новый ФН и перерегистрировать ККТ в налоговой.
- ФН отправил оператору фискальных данных не все документы, или получил от ОФД не все подтверждения. Чтобы это исправить, надо подключить кассу к интернету, и она автоматически обменяется данными с ОФД. После этого кассовый аппарат будет готов к работе.
Одним словом, чтобы ФН снова начал формировать фискальные признаки, а касса оформлять чеки, нужно найти причину блокировки и устранить ее.
Вывод
Онлайн-кассу можно использовать так часто, как это необходимо. Если касса не нужна длительное время, ее надо правильно отключить. ККТ не заблокируется, если смена закрыта, а ОФД подтвердил получение всех отправленных кассой фискальных документов.
Миф № 3
Чеки нужно выдавать покупателям не позднее 5 минут с момента оплаты.
Закон № 54-ФЗ не содержит требования о выдаче чека в течение 5 минут после оплаты. Это, в частности, подтверждается в письме Минфина России от 06.04.18 № 03-01-15/22629 (далее — письмо № 03-01-15/22629). Вместе с тем, в Законе № 54-ФЗ сказано, что чек должен быть сформирован в момент расчета. В связи с этим нужно четко понимать, что является моментом расчета.
Если расчет происходит лично между покупателем и продавцом (или его агентом), то кассовый чек выдается в момент оплаты (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Поскольку расчет осуществляется непосредственно между участниками сделки, то момент расчета определить легко — это момент оплаты покупки картой или наличными.
Если расчет происходит удаленно электронными средствами платежа (ЭСП), то чек направляется на абонентский номер или электронную почту покупателя (п. 5 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). В данном случае есть сложности с установлением момента расчета, а значит, периода времени, в течение которого нужно направить чек покупателю.
Напомним, что определение электронного средства платежа дано в пункте 19 статьи Федерального закона от 27.06.11 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе». К таким платежным средствам относятся банковские карты, онлайн-кошельки, Яндекс.Деньги и другие.
Предположим, покупатель оплачивает товар через интернет посредством банковской карты. В этом случае банк сначала «замораживает» (блокирует, холдирует) нужную сумму на карте. Доступный баланс на карте покупателя уменьшается (деньги будут списаны позже), а продавец получает уведомление, что средств на карте достаточно, и они будут перечислены в установленный срок. Период времени, в течение которого заблокированная сумма поступит с карты клиента на счет продавца, может длиться от нескольких часов до нескольких дней. Что в описанной схеме является моментом расчета: момент получения уведомления о том, что деньги будут списаны, или момент поступления денег на счет продавца? Соответственно, в какой из этих моментов надо сформировать чек?
Из письма Минфина № 03-01-15/22629 следует, что если продавец получает уведомление о холдировании средств, то моментом расчета можно считать блокирование суммы покупки на карте клиента. В этом случае чек нужно сформировать после получения уведомления, подтверждающего, что у покупателя достаточно средств на карте. Если же оплата происходит без предварительного холдирования средств, то моментом расчета можно считать поступление денег на расчетный счет продавца. Значит, чек нужно направить покупателю после того, как продавец получит оплату.
Вывод
Возможно, в Законе № 54-ФЗ появятся поправки, уточняющие момент расчета при оплате товаров с помощью электронных средств платежа. Но пока этого не произошло, рекомендуем зафиксировать понятие «момент расчета» в договоре-оферте, чтобы покупатель понимал, что он получит чек не мгновенно, а в тот момент, который указан в договоре. Например, можно написать так: «Расчет считается осуществленным в период с 10:00 до 11:00 по московскому времени на следующий рабочий день с момента зачисления денежных средств от покупателя на расчетный счет продавца».
Не миф
Перейти на онлайн-кассу выгоднее, если в комплекте с кассой предоставляются сервисы, необходимые для соблюдения требований Закона № 54-ФЗ.
До 31 июля 2018 года СКБ Контур проводит акцию «Все включено». В рамках акции по цене кассы можно получить:
- онлайн-кассу с фискальным накопителем на 13 месяцев;
- сервис « » для передачи данных в налоговую инспекцию в течение 13 месяцев;
- товароучетный сервис « » для передачи номенклатуры товаров на кассу (тариф «Касса и товары») на один год.
Клиенты СКБ Контур бесплатно получают круглосуточную техподдержку по почте и по телефону, а также возможность задавать экспертам вопросы по кассовой технике, бухгалтерскому и товарному учету, налогам.
Необходимо применить ККТ нового образца в населенном пункте с численностью населения менее 10 тысяч человек. Каков порядок отправки данных и как осуществляется проверка таких ККТ налоговой инспекцией - читайте в статье.
Вопрос: Вопрос по поводу применения ккм нового образца в населенных пунктах менее 10 тыс. чел.(не предусматривают обязательную отправку данных через ОФД) каким образом данные отправляются в ИФНС? Как проводится проверка таких ККМ налоговой инспекцией?
Ответ: Когда подойдет срок замены фискального накопителя, организация обязана предоставить данные с него в ИФНС. Инспекторы получат все сведения, которые накопились за время использования кассового аппарата.
В связи с ведением новых ККТ с функцией передачи фискальных данных в инспекцию появилась возможность контролировать кассовую выручку организаций и предпринимателей удаленно. Право проводить удаленные проверки с помощью автоматизированных систем закреплено пунктом 2 статьи 7 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.
Однако регламента по таким проверкам нет.
Срок проверки не может превышать пять рабочих дней с даты выписки поручения на проведение проверки (п. 19 регламента, утвержденного ).
Проверка выдачи чеков
Факт выдачи (невыдачи) покупателям кассовых чеков инспекторы проверяют на основании поручения о проведении проверки (п. 22 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н). Кроме того, налоговые инспекторы могут проводить контрольные закупки. Это прямо предусмотрено Закона от 21 марта 1991 г. № 943-1.*
Льготный переход на онлайн-кассы вдали от городов
На льготный порядок работы с ККТ вправе рассчитывать компании в отдаленных от сетей связи местностях. К ним относятся территории, на которых нет устойчивого интернет-соединения. Население таких местностей не превышает 10 000 чел. (приказ Минкомсвязи от 5 декабря 2016 г. № 616).
Правила работы с ККТ. Онлайн-кассу со встроенным фискальным накопителем применять обязательно. Но можно работать на ней в автономном режиме. То есть продавец пробивает чеки на новой онлайн-кассе, выдает их покупателям, однако в налоговую в режиме онлайн их не передает. Таким образом, не надо заключать договор с оператором фискальных данных и тратить деньги на его услуги.*
Онлайн-кассу нужно зарегистрировать в ФНС через кабинет контрольно-кассовой техники в личном кабинете юрлица или предпринимателя. При регистрации такой кассы надо выбрать автономный режим работы. Если адрес продавца отсутствует в списке региональных властей, кассу не зарегистрируют (письмо ФНС от 27 января 2017 г. № ЕД-4-20/1435).
Когда подойдет срок замены фискального накопителя, хозяйства обязаны предоставить данные с него в ИФНС. Инспекторы получат все сведения, которые накопились за время использования кассового аппарата.
Документы для покупателей. Как и раньше, нужно выдавать кассовые чеки покупателям. Иначе инспекторы могут оштрафовать (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ):*
Компанию - на сумму 10 000 руб.;
Предпринимателя - на сумму 2000 руб.
Отвечает Александр Водовозов,
заместитель начальника Управления налогообложения юридических лиц ФНС России
«Выбор кода льготы зависит от того, как регион освободил движимое имущество от налога. Например, полностью или частично. Как заполнить декларацию по движимым активам с кодами льгот для каждого случая, смотрите в рекомендации.»
С 1 июля 2017 г. розничные продавцы, пользующиеся кассовыми аппаратами, будут обязаны передавать копии электронных чеков в Федеральную налоговую службу (ФНС) через Оператора Фискальных Данных (ОФД), следует из обновленного федерального закона №54 «О применении ККТ». В этом законе есть и исключение. Правительство России оставило возможность индивидуальным предпринимателям и компаниям, находящимся в местностях, удаленных от сетей связи, использовать кассы в автономном режиме, без подключения к интернету и без передачи фискальных данных в электронной форме. Вся информация о продажах, в этом случае, хранится непосредственно на кассе (в Фискальном Накопителе (ФНе). Магазин при работе в автономном режиме хранит фискальный накопитель и предоставляет его по требованию ФНС.
При работе в таком режиме НЕ ТРЕБУЕТСЯ заключать договор с оператором фискальных данных (ОФД). А это экономия около 3 тысяч рублей в год на одну кассу.
Кто может торговать без ОФД
Привилегией «автономного режима» могут воспользоваться торговые точки, расположенные в местах, отдаленных от сетей связей. Перечень таких местностей утверждают специальным постановлением власти области, края, республики. В Минкомсвязи установили общий критерий для определения таких мест - численность населения не должна превышать 10 000 человек. По мнению «связистов», качество связи в малочисленных территориях оставляет желать лучшего.
Данное требование носит обязательный характер, но это не означает, что любой населенный пункт с населением меньше 10 000 жителей попадает автоматически в список местностей, удаленных от сетей связи. Только упоминание в постановлении региональных властей позволяет законно работать на кассе в автономном режиме.
Большая часть регионов уже выпустила и опубликовала постановления о населенных пунктах, в которых можно использовать автономный режим, но процесс формирования списков продолжается. Пока нет единого портала, где можно было бы проверить свой населенный пункт, поэтому Мерката ведет свою базу данных. Найти нужный список и проверить, попал ли населенный пункт с вашим магазином в перечень, можно по этой ссылке .
Подключение ККТ в автономном режиме
Разрешение работать без договора с ОФД не дает права работать вообще без новой кассы – касса должна быть все равно установлена. Просто работать она будет в автономном режиме, не передавая данные в ФНС, а сохраняя их на фискальном накопителе в кассе, который магазин обязан хранить и по требованию предъявить ФНС.
При этом, чтобы торговой точке воспользоваться возможностью работы кассы в автономном режиме, новую кассу надо будет зарегистрировать в налоговой и правильно настроить ККТ.
Зарегистрировать ККТ в налоговой можно несколькими способами, в том числе: подать бумажное заявление в ближайшую ИФНС или через личный кабинет на сайте налоговой службы.
И в том, и в другом случае понадобятся следующие документы:
- Данные владельца ККТ;
- Адрес установки ККТ;
- Модель ККТ и его заводской номер;
- Модель ФН и его заводской номер;
- Сведения о сфере применения ККТ;
При заполнении письменного заявления обязательно укажите сведения о работе в автономном режиме.
В процесс регистрации в личном кабинете ККТ в автономном режиме есть несколько важных отличий. В поле сведений об использовании ККТ выберите пункт: «контрольно-кассовая техника предназначена для работы исключительно в автономном режиме». Поля «оператор фискальных данных» и «ИНН ОФД» оставьте незаполненными.
ФНС проверяет, входит ли адрес данного налогоплательщика в перечень отдаленных местностей. Региональные власти публикуют перечни с начала года, а ФНС использует их при регистрации. Процесс верификации списков растягивается во времени, поэтому в некоторых регионах власти и налоговики не успевают оперативно внести всю информацию в базы данных. Предприниматели сталкиваются с такой ситуацией: необходимый населенный пункт в постановлениях есть, а в базе налоговой его нет. При таком сценарии сайт налоговой не дает закончить регистрацию. Приходиться дополнительно разбираться с ФНС. Это временное явление, но имейте это ввиду, когда будете регистрировать свою кассу.
РЕЗЮМЕ
- При работе кассы в автономном режиме не надо заключать договор с ОФД.
- Регистрация ККТ в автономной режиме похожа на стандартную процедуру, но только надо указать, что ККТ будет использоваться в автономном режиме.
- Подключать кассу в автономном режиме можно только в случае указания населенного пункта в перечне, утвержденном региональным властями.
- ФНС может с опозданием добавлять в свои базы данных населенные пункты из перечней региональных властей.
- Данные о регистрации ККТ в автономном режиме нужно указывать как на сайте ФНС, так и в настройках самой ККТ.
- Купить новую кассу, даже если она будет работать в автономном режиме, все равно нужно.
Выбрать и купить новую кассу
Подпись
Пресс-служба Меркаты
1. На сайте ФНС nalog.ru зайдите в «Личный кабинет налогоплательщика» и выберите «Учет контрольно-кассовой техники».
Откроется одноименный раздел.
2. Нажмите на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «заполнить параметры заявления вручную».
Откроется «Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники».
3. На шаге №1 укажите:
4. На шаге № 2 нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
Заявление о регистрации ККТ отправлено. В результате ФНС присвоит регистрационный номер кассе.
Обратите внимание
После отправки заявления необходимо завершить регистрацию ККТ (т.е. проделать все следующие этапы инструкции) не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера ККТ.
5. На шаге № 3 отслеживайте статус заявления. Для этого перейдите по ссылке «Информация о документах, направленных в налоговый орган».
6. Как только в столбце «Состояние» отобразится статус «Присвоен Регистрационный номер ККТ», завершите регистрацию ККТ.
Для этого:
7. На вкладке «Список документов, направленных в налоговый орган» можно распечатать карточку регистрации ККТ.
Карточка будет подписана усиленной квалифицированной подписью налоговой и содержать дату регистрации в налоговом органе.
Регистрация ККТ в автономном режиме завершена.
Скачать инструкцию
kontur.ru
Регистрация онлайн-кассы (ККТ) в налоговой инспекции: пошаговая инструкция
Главная » Законодательство » Порядок регистрации онлайн-кассы в налоговой инспекции
Новая редакция закона №54-ФЗ предусматривает два способа регистрации ККТ в налоговой инспекции. Но вот, каким из них можно воспользоваться для перехода на онлайн-кассы?
Как можно зарегистрировать ККТ
На данный момент законодательно утверждены 2 способа постановки контрольно-кассовой техники на учет:
1. Новый порядок
Он прописан в статье 4.2 закона №54-ФЗ (новая редакция от 15.07.2016 г.) и предусматривает:
- либо заполнение заявления на бумажном носителе и его подачу в любой территориальный налоговый орган. При этом карточку регистрации контрольно-кассовой техники выдадут уже в своей налоговой инспекции – по месту регистрации предприятия;
- либо подачу заявления через личный кабинет ККТ. При этом дублировать на бумаге поданное через данный ресурс заявление не нужно. Личный кабинет ККТ находится на сайте ФНС РФ. Фактически он интегрирован в Личный кабинет налогоплательщика, и доступ к нему осуществляется в автоматическом режиме – при авторизации организации или предпринимателя на сайте. Однако чтобы выполнить регистрационные действия понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Без нее никакие документы даже приниматься не будут.
Видеоинструкция - как подключить онлайн-кассу за 5 шагов:
2. Старый порядок возможен до 31 января 2017 года
Прежний порядок, который прописан в законе №54-ФЗ (в редакции до 15 июля 2016 года). Данный порядок разрешен п. 3 статьи 7 закона №290-ФЗ и действует до 31 января 2017 года включительно. Эти правила были утверждены Правительством РФ в Постановлении №470 от 23.07.2007 года.
Однако, как заявляют в территориальных налоговых органах:
- регистрировать по старому порядку, который действовал до 15 июля 2016 года, можно исключительно кассовые аппараты старого образца (не онлайн-кассы). И сделать это можно только до 31 января 2017 года включительно;
- онлайн-кассы и модернизированные под онлайн-кассы модели ККТ подлежат регистрации уже по новому порядку. Но стоит помнить, что с 01 февраля 2017 года для регистрации кассового аппарата уже потребуется договор с оператором ОФД (п. 4 статьи 7 закона №290-ФЗ). До этого момента, как утверждает сам налоговый орган и закон №290-ФЗ, постановку на учет ККТ можно провести и без наличия такого договора. Причем, услуги оператора ОФД – платные. И пока их стоимость составляет ориентировочно 3 тысячи рублей в год.
СКБ Конур также оказывает услуги по передаче фискальных данных через ОФД - УЗНАТЬ УСЛОВИЯ.
21 августа 2017 г. вступил в силу приказ ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/ «Об утверждении форм заявлений о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники и снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учета, карточки регистрации контрольно-кассовой техники и карточки о снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учета, а также порядка заполнения форм указанных документов и порядка направления и получения указанных документов на бумажном носителе» (ССЫЛКА).
Ознакомиться с Приложениями к Приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/ можно ЗДЕСЬ (файл word).
Бланк заявления о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники (форма по КНД 1110061) приведен в приложении №1 к Приказу ФНС РФ.
Бланк заявления о снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учета (форма по КНД 1110062) приведен в приложении №2 к Приказу ФНС РФ.
Карточка регистрации ККТ (форма по КНД 1110066) указана в приложении №3.
Карточка о снятии ККТ с регистрационного учета (форма по КНД 1110065) является приложением №4.
Порядок заполнения заявления о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники расписан в приложении №5.
Порядок заполнения заявления о снятии кассы с регистрационного учета приведен в приложении №6.
С порядком заполнения формы карточки регистрации контрольно-кассовой техники можно ознакомиться в приложении №7.
Порядок заполнения формы карточки о снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учета указан в приложении №8.
Порядок направления и получения формы заявления о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники и формы заявления о снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учета на бумажном носителе приведен в приложении №9.
С учетом того, что реальные сроки поставки фискальных накопителей до конечного потребителя составляют от 30 и более, предпринимателям будет полезно знать следующую информацию.
«… Вместе с тем, ФНС России сообщает, что при наличии обстоятельств, указывающих на то, что организации и индивидуальные предприниматели приняли все меры по соблюдению требований законодательства РФ о применении ККТ (например, заключили договор с изготовителем фискальных накопителей о поставке фискального накопителя), то они к ответственности не привлекаются. (Взаимосвязи положений частей 1 и 4 статьи 1.5, части 1 статьи 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Соответствующие разъяснения даны Министерством финансов РФ письмом от 30.05.2017 № 03-01-15/33121.»
Онлайн регистрация кассы через Интернет (через личный кабинет) - пошаговая инструкция
Для постановки ККТ на учет через личный кабинет одного только наличия усиленной квалифицированной электронной подписи недостаточно. Дополнительно потребуются определенные сведения и о самом кассовом аппарате и о порядке его эксплуатации.
Скачать пошаговую инструкцию по регистрации контрольно-кассовой техники на сайте налоговой службы nalog.ru в режиме передачи фискальных данных можно по ССЫЛКЕ (файл PDF).
Видео - инструкция по регистрации кассы онлайн на официальном сайте налоговой службы:
Сам процесс регистрации онлайн-кассы через личный кабинет состоит из нескольких этапов, о которых уже сейчас известно следующее:
Для этого необходима установка программных компонентов или электронная подпись. Скачать программный компонент можно по ссылке http://www.cryptopro.ru/products/cades/plugin/get_2_0
Однако услуга по предоставлению ключа ЭЦП – платная. И в среднем цена такой услуги колеблется от 2-3 тысяч рублей за год. А обращаться за услугой нужно в специальный удостоверяющий центр (например, СКБ Контур).
2. После присвоения налогоплательщику электронной подписи он получает возможность войти в личный кабинет.
Стоит заметить, что регистрировать кассу может и иное лицо, а не только сам налогоплательщик. Главное в этом случае – это предоставление налогоплательщиком своих идентифицирующих данных (пароля и т.п.).
3. В личном кабинете оформляется заявление на регистрацию онлайн-кассы.
Для этого в разделе «Мои кассы» следует кликнуть по ссылке «Зарегистрировать ККТ»
Будьте особенно внимательны при заполнении всех полей заявления (советуем скрупулезно перепроверять все вводимые данные)
Для оформления заявления в обязательном порядке потребуется знание:
- адреса установки (применения) кассы;
- наименования места, где она будет установлена;
- заводского номера;
- модели ККТ;
- заводского номера фискального накопителя;
- модели фискального накопителя;
- порядка применения ККТ – для работы в автономном режиме (это для удаленных от сети местностей), для работы в составе автоматического устройства для расчетов, для расчетов через Интернет, и т.д. Это можно указать все в самой электронной форме заявления, где дан исчерпывающий перечень условий применения кассы.
4. После заполнения заявление подписывается электронной подписью и сразу же передается в налоговый орган.
Видео - пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы в личном кабинете налоговой службы и ОФД:
5. После этого формируется отчет о регистрации.
И делает это сам владелец контрольно-кассовой техники в соответствии с п. 3 статьи 4.2 новой редакции закона №54-ФЗ. В отчет, в частности, вносится регистрационный номер ККТ (он присваивается налоговым органом после подачи заявления на регистрацию кассы онлайн-кассы), полное наименование владельца кассовой техники (его фирменное название, а для предпринимателей – полностью Ф.И.О.). Сформированный отчет передается либо в бумажном виде, либо его содержание передается через личный кабинет или через оператора ОФД.
Стоит отметить, что после подачи заявления (а не отчета) в налоговый орган для регистрации ККТ присваивается регистрационный номер этой кассы, который остается неизменным в течение всего срока ее эксплуатации.
6. Отчет о регистрации нужно подать в налоговый орган не позже следующего рабочего дня после дня получения регистрационного номера кассы (п. 3 статьи 4.2 новой редакции закона №54-ФЗ).
7. После получения отчета о регистрации налоговый орган проводит проверку всех данных, и по ее результатам выдает карточку регистрации ККТ. После получения этой карточки кассовой техникой можно пользоваться.
Видео - пошаговая инструкция регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой службы РФ через личный кабинет:
Регистрация кассового аппарата, который был модернизирован, осуществляется практически в том же порядке. Единственное – добавляется процесс снятия такого аппарата с учета.
И сделать это можно до 31 января 2017 года включительно (на этом сроке настаивает сам налоговый орган) по старому порядку.
ВАЖНО: в соответствии с письмом ФНС РФ от 20 июня 2017 г. N ЕД-4-20/ контрольно-кассовая техника, несоответствующая новым требованиям, снимается с регистрационного учета в одностороннем порядке. Подробнее - ЗДЕСЬ.
Старый порядок прописан Минфином РФ в приказе №94н от 29.06.2012 г. «Об утверждении Административного регламента предоставления ФНС РФ государственной услуги по регистрации ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством РФ».
А вот регистрировать модернизированный кассовый аппарат нужно в любом случае уже по новым правилам!
Кстати, предъявлять онлайн-кассы в налоговый орган для их постановки на учет не нужно!
Правила и сроки http://online-kassa.pro/zakon/54-fz/sroki-perehoda-na-onlajn-kassy.html перехода на онлайн-кассы.
Видео - регистрация онлайн-кассы через Интернет по новому порядку:
32 комментария
Добавить комментарий
online-kassa.pro
Онлайн-кассы 2017 - всё, что нужно знать предпринимателям
Мы собрали всю полезную информацию про онлайн-кассы с 2017 года в одной публикации.
В июле 2016 года был принят 290 Федеральный закон об онлайн-кассах. Этот закон призван внести изменения в положения 54-ФЗ «О применении ККТ». По новым правилам все кассовые аппараты должны с 1 июля 2017 года передавать электронные копии чеков онлайн в налоговую.
Новшества затрагивают даже тех ритейлеров, которые раньше не работали с ККТ - ЕНВДшников и ПСНщиков. Онлайн-кассы для предпринимателей на ЕНВД и ПСН станут обязательными с 1 июля 2018 года.
Изменения 54-ФЗ - это самая глобальная реформа в ритейле за последние 10 лет.
Подробнее о том, что сейчас происходит:
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса - это кассовый аппарат, который отвечает новым требованиям:
- печатает qr-код и ссылку на чеке,
- отправляет электронные копии чеков в ОФД и покупателям,
- имеет встроенный в корпус фискальный накопитель,
- свободно взаимодействует с аккредитованными ОФД.
Все требования к онлайн-кассам описаны в новом законе и обязательны для всех кассовых аппаратов с 2017 года.
Онлайн-касса - это не обязательно совершенно новый кассовый аппарат. Многие производители дорабатывают кассы, выпущенные ранее.
Например, все кассы и фискальные регистраторы Вики возможно доработать до онлайн-кассы. Цена комплекта доработки - 7500 рублей. В сумме учтена стоимость фискального накопителя (6000 рублей), шильды и документации с новым номером ККТ (1500 рублей). Обновление ПО на всех кассах Вики происходит автоматически.
Новые кассы (доработанные и совсем новые) занесены в специальный реестр моделей ККТ и утверждены Федеральной налоговой службой.
Как работает онлайн-касса и что теперь должно быть на чеке
Процесс продажи на онлайн-кассе теперь выглядит так:
Чек онлайн-кассы содержит:
Если покупатель попросил отправить электронную копию чека, то в бумажном нужно указывать электронную почту клиента или его абонентский номер.
Адрес продажи варьируется в зависимости от вида торговли. Если касса установлена в помещении, то необходимо указать адрес магазина. Если торговля ведётся с автомобиля, то указывается номер и название модели авто. Если товары продаёт интернет-магазин, то на чеке должен быть указан адрес сайта.
Фамилию кассира не нужно указывать в чеках из интернет-магазинов.
Новые термины
Оператор Фискальных Данных (ОФД) - организация, отвечающая за приёмку и передачу фискальных данных в налоговую. Также Оператор хранит эту информацию 5 лет и обеспечивает отправку копий электронных чеков клиентам. Список аккредитованных ОФД представлен на сайте ФНС.
Реестр онлайн-касс - это перечень кассовой техники, готовой к работе по новым правилам и официально одобренной Федеральной налоговой службой России. На декабрь 2016 года реестр контрольно-кассовой техники содержит 43 модели ККТ. Список обновляется, с ним любой желающий может ознакомиться на сайте налоговой. Каждая конкретная касса также вносится в реестр экземпляров ККТ.
Фискальный накопитель шифрует и передаёт фискальные данные в ОФД. ФН пришёл на замену ЭКЛЗ.
Фискальные данные - это информация о финансовых операциях, проводимых на кассе. Технические требования к фискальному накопителю описаны в законе, сейчас на рынке доступна для покупке одна модель фискального накопителя. Каждый экземпляр ФН также внесен в специальный реестр.
Срок действия фискального накопителя для всех предпринимателей разный и зависит от применяемой системы налогообложения:
- ОСНО - 13 месяцев
- УСН, ПСН, ЕНВД - 36 месяцев
Началом срока службы фискального накопителя является дата его активации. Владелец ККТ обязан хранить ФН после замены 5 лет. Менять ФН предприниматель может самостоятельно. Но чтобы избежать проблем с регистрацией или заменой фискального накопителя, мы рекомендуем всё-таки обращаться в сервисные центры.
Купить фискальный накопитель вы можете в своем сервисном центре. Стоимость ФН - от 6000 рублей.
Договор с ОФД - обязательный документ по требованиям нового закона. Без него не получится даже зарегистрировать онлайн-кассу. Однако поменять оператора владелец кассы может в любой момент. Стоимость услуг ОФД - от 3000 рублей в год.
Кто должен перейти на онлайн-кассы
Переход на онлайн-кассы проходит в несколько этапов и затрагивает:
- предпринимателей, которые уже применяют ККТ,
- торговцев акцизными товарами,
- владельцев интернет-магазинов,
- предпринимателей, оказывающих услуги населению и не применяющих кассы, В том числе ИП на ЕНВД, УСН и ПСН,
- владельцы вендинговых и торговых автоматов, а также платежных терминалов.
Предприниматели, которые используют бланки строгой отчетности (БСО), тоже попадают под нововведения.
Форма бланков строгой отчетности меняется. С 1 июля 2018 года все БСО должны быть напечатаны при помощи специальной автоматизированной системы. Эта система - разновидность онлайн-кассы и она тоже передаёт данные онлайн. Об изменениях бланков строгой отчётности недавно писал Владимир Смыков.
Сроки перехода на онлайн-кассы: 2017-2018 гг.
| с 1 февраля 2017 года | Владельцы вновь регистрируемых ККТ Начинается переход на онлайн-кассы и прекращается замена ЭКЛЗ и регистрация касс по старому порядку. |
| с 31 марта 2017 года | Продавцы любого алкоголя Если вы продаете алкоголь без ККТ, то, согласно нововведениям в 171-ФЗ, вы должны начать применять ККТ с 31 марта 2017 года. Изменения затрагивают торговцев всеми видами алкоголя (пиво, сидр и медовуха в том числе). Формы бизнеса и система налогообложения никакой роли не играют. Зарегистрировать ККТ по старому порядку невозможно уже с 1 февраля 2017 года, поэтому с 1 апреля онлайн-кассы для ИП на ЕНВД, УСН и ПСН, торгующих алкоголем, становятся обязательным условием для работы. Подробно об этом писал Владимир Смыков. |
| с 1 июля 2017 года | Все владельцы ККТ Уже сейчас владельцы кассовой техники переходят на онлайн-кассы и должны успеть сделать это до 1 июля 2017 года. |
| с 1 июля 2018 года | Предприниматели на ЕНВД и ПСН Все ритейлеры: владельцы интернет-магазинов и предприниматели, оказывающие услуги населению должны применять онлайн-кассы. Пока, до 1 июля 2021 года, возможно не указывать наименование и количество товаров в чеке, после - сведения указывать обязательно. |
Очень часто предприниматели задают вопрос: «Если компания работает на двух системах налогообложения УСН и ЕНВД, когда переходить на новые правила?»
С 1 июля 2017 года налогоплательщики на УСН должны применять онлайн-кассу. Параллельные режимы налогообложения не играют никакой роли. Кроме того, по каждому режиму пробивается отдельный чек.
Кто освобожден от онлайн-касс
От работы с кассами, как и раньше, освобождены: представители малого бизнеса, оказывающие услуги по ремонту обуви, продавцы на необорудованных рынках, торговцы продукции с цистерн и тележек, газетные киоски, люди, сдающие в аренду собственное жилье, организации с безналичной оплатой, кредитные организации и компании, занятые на рынке ценных бумаг, кондукторы и предприятия общественного питания в образовательных учреждениях.
Религиозные объединения, торговцы предметов народного промысла и почтовых марок тоже могут продолжить работу без ККТ.
Предприниматели в труднодоступных и отдаленных местностях могут работать без кассы. Правда, перечень таких областей определяют руководители на местах.
Как перейти на онлайн-кассу
Переход на онлайн-кассы с 2017 года - фактор, который напрямую влияет на дальнейшую работу бизнеса, подойти к нему следует ответственно.
Главное - не затягивать. Если вы планируете заняться переходом, скажем так, поздней весной, то есть все шансы запоздать с переходом на онлайн-кассу к июлю 2017 года.
Опыт внедрения системы ЕГАИС для торговцев алкоголем показал, что предприниматели до последнего откладывают модернизацию оборудования. Это порождает много сложностей: производители онлайн-касс не в успевают подготовить должным образом оборудование, логистические службы испытывают колоссальную нагрузку и срывают сроки, а магазины по всей стране простаивают без возможности законной торговли. Ну или торгуют с риском получить штраф.
Чтобы замена ККТ на онлайн-кассу не доставила неприятностей, рекомендуем заняться этим вопросом уже сейчас.
Порядок перехода на онлайн-кассы
Итак, чтобы перейти на онлайн-кассу мягко, планируйте досконально и действуйте поэтапно:
1. Выясните, можно ли доработать имеющееся оборудование
Обратитесь к производителю вашей кассы. Если технику можно обновить, узнайте цену комплекта доработки для онлайн-кассы и, главное, включен ли в эту стоимость фискальный накопитель.
К этой сумме прибавьте работу ЦТО (или АСЦ) по доработке ККТ. Хотя регистрация кассы и накопителя на сайте ФНС технически не сложная, но даже специалисты, которые проводят регистрацию первый раз, иногда ошибаются. Если ошибётся специалист АСЦ, то ФН (6500 руб.) вам заменят за счет АСЦ. Если ошибку допустите вы, то и платить за замену накопителя придётся вам.
Если вашу кассу можно доработать, не спешите радоваться. Зачастую лучше купить новую онлайн-кассу, чем переделывать старую кассовую технику (стоимость доработки некоторых касс сопоставима со стоимостью новой кассы).
Чтобы не потратить деньги зря, проведите небольшое исследования рынка. Узнайте, сколько стоит доработка ККТ в среднем по рынку (у разных производителей), сколько стоит новая онлайн-касса. Сравните функционал старой доработанной кассы и новой онлайн-кассы. Если каждый шаг и малюсенькая доработка стоит дополнительных 100 рублей - это повод задуматься и поискать альтернативы.
2. Проверьте, есть ли рассматриваемое вами оборудование в реестре ФНС:
3. Составьте график замены ЭКЛЗ
Чтобы не переплачивать за работу ЭКЛЗ, уточните когда заканчивается её срок службы. По окончанию работы ЭКЛЗ вам лучше сразу установить фискальный накопитель и перейти на онлайн-кассы.
4. Проведите интернет в магазин
Интернет для онлайн-кассы должен быть стабильным. Уточните, если ли у интернет-провайдеров вашего региона специальные тарифы (также вы можете проконсультироваться в вашем АСЦ). Выясните, что для вас подойдет: проводной интернет или Wi-Fi модем.
5. Уточните наличие обновлений кассовой программы
Если вы работаете с кассовым ПО, например, с товароучетной системой, обязательно выясните, будет она дорабатываться до работы по новым правилам, совместима ли она с онлайн-кассой, сколько будет стоить доработка и когда она будет проведена. Кассы Вики работают со всеми товароучётными системами бесплатно - у нас это базовый функционал.
После всей подготовительной работы определитесь, когда вам переходить на онлайн-кассу.
6. Снимите с учета ФНС старую ККТ
Обратитесь в ваш ЦТО и снимите отчет с ЭКЛЗ. Напишите заявление о снятии с учета и отправляйтесь в налоговую. На руках у вас должно остаться карта владельца ККТ с отметкой о снятии с учета.
7. Выберите ОФД и заключите с ним договор
Это обязательное условие для регистрации онлайн-кассы. Изучите возможные варианты, условия и предоставляемый сервис. Договор ОФД - это оферта в электронном виде, которую вы акцептуете при регистрации на сайте. То есть вам не нужно оформлять бумаги или ехать в отделение.
После заключения договора смело переходите к завершающей части - регистрации онлайн-кассы.
8. Зарегистрируйте онлайн-кассу
Новый закон допускает два варианта регистрации онлайн-кассы: классический и электронный.
Классический способ ничем не отличается от старого. Вы собираете документы, берете новую кассу с фискальным накопителем, идете в налоговую, заполняете заявление и ждёте. Через некоторое время вам выдают регистрационный номер.
Электронный способ регистрации онлайн-кассы позволяет сэкономить время. Чтобы установить онлайн-кассу, вам понадобится электронно-цифровая подпись. Получите её заранее в любом удостоверяющем центре.
Как зарегистрировать онлайн-кассу:
- На сайте nalog.ru зарегистрируйтесь в личном кабинете.
- Заполните заявление на сайте ФНС.
- Введите регистрационный номер онлайн-кассы и фискального накопителя.
- Заполните реквизиты ОФД.
Если вы всё сделали правильно, ФНС выдаст вам регистрационный номер ККТ. Подробный порядок регистрации онлайн-кассы описан в статье Роберта Гумерова.
Новые штрафы
Штрафовать за нарушения новых правил будет ФНС. Взыскания начнутся уже с 1 февраля 2017 года. Размер взысканий: от 3000 рублей, до запрета торговли.
Процедура оформления административного нарушения стала проще. При первом нарушении в ряде случаев возможно устное предупреждение, но при повторном - приостановка торговли до 3-х месяцев, а это фактически гибель для магазина.
Чтобы избежать проблем, соблюдайте все требования нового законодательства.
Как выбрать онлайн-кассу
Прежде всего, составьте свой собственный список требований к кассе. Определиться с требованиям вам помогут ответы на простые вопросы о вашей торговой точке.
Собираетесь ли вы использовать кассу, как средство автоматизации бизнеса? Если да, то вам понадобится касса, которая умеет работать с распространенными товароучётными системами (1С и производными). Если не собираетесь - выбирайте кассу, которая, по крайней мере, умеет выгружать данные о продажах в таблицы Excel.
Продаете ли вы или собираетесь продавать алкоголь? Если ответ положительный, то касса должна быть адаптирована для ЕГАИС, то есть поддерживать работу с УТМ и иметь функции, например, списания остатков.
Есть ли у вас знакомый или штатный айти-специалист? Теперь касса - это ИТ-система, в которую входит не только кассовый аппарат, но также интернет-соединение, связь с ОФД и криптографическое средство. Если у вас в штате не предусмотрен сотрудник, который сможет провести оперативную диагностику всей системы в случае поломки, то имеет смысл заключить договор с сервисным центром.
Определившись с основными характеристиками, вы сможете принять решение.
Пример: выбрать кассу для магазина у дома
Допустим, у вас небольшой магазин «у дома»: в ассортименте есть пиво и другой некрепкий алкоголь. Торговля идёт хорошо, но вы хотите увеличить продажи, не замораживая при этом, большие суммы в товаре. В штате у вас есть 1 кассир, ему на смену выходите вы лично.
Получается, что вам нужна касса, которая поддерживает ЕГАИС, работу с товароучётными системами и вам понадобится техническая поддержка.
Вам подойдёт касса Вики Мини Ф - она полностью соответствует требованиям 54-ФЗ, имеет все функции, необходимые для работы с ЕГАИС и совместима со всеми товароучётными системами. Техническую поддержку вам окажет региональный сертифицированный партнёр, у которого вы купите кассу.
Пример: выбрать кассу для парикмахерской
Или иначе: у вас несколько парикмахерских салонов по городу. Естественно, никаким алкоголем вы не торгуете и не собираетесь. Информацию о клиентах вы собираете в общую ЦРМ-систему. В штате есть компьютерщик, который эту систему настраивает и помогает решать другие технические проблемы.
В этом случае, вам достаточно бюджетного комплекта: ККТ Вики Принт 57 Ф и системного блока Вики Микро. Все необходимые инструкции ваш технический специалист найдёт в разделе поддержки «Дримкас» и ОФД, который вы выберете.
Если у вас не обычная парикмахерская, а салон премиум-класса, то вам больше подойдёт комплект Вики Классик и Вики Принт 80 Плюс Ф - он не сильно отличается по функциям от бюджетных касс, но его дизайн разработан специально для бутиков, салонов и дорогих кафе.
По законам РФ теперь все кассы — это онлайн-кассы, которые подключаются к интернету и передают данные в налоговую через ОФД. Чтобы узнать о новых кассах больше, почитайте статьи о них в нашем блоге:
Онлайн-касс на рынке много. Среди них есть и автономные кассы — их же ещё называют суммовыми кассами или автономками — которые стоят дешевле остальных. И хотя они пока соблюдают требования закона, у автономок ограниченная функциональность и очень мало возможностей для предпринимателя.
Какие бывают кассы, что из себя представляют автономки и какую онлайн-кассу выбрать под свой бизнес, чтобы не покупать новую через несколько месяцев — об этом и расскажем в нашей статье.
Подробнее:
Виды онлайн-касс
Какой у вас бизнес?
Выбор и правда огромный — предпринимателю сложно разобраться, какая касса нужна. Сами делим такие кассы на несколько категорий. Пойдём по порядку: от меньшей функциональности к большей.
Фискальные регистраторы
Что это за кассы
Фискальные регистраторы — это онлайн-кассы, которые управляются внешней кассовой программой. Их выбирают, когда владелец бизнеса уже приобрёл необходимое кассовое ПО для своей сферы бизнеса. И чтобы продавать по закону, ему не хватает только принтера для печати чеков — который не только печатает, но и отправляет эти чеки в налоговую через ОФД. Это и есть фискальный регистратор.
Что они умеют
У фискальников ограниченная функциональность. Это кассы, на которых нет кнопок и экрана — они работают с устройством, на котором есть кассовая программа. Они умеют печатать и отправлять чеки по 54-ФЗ с помощью фискального накопителя. Но сигнал о любых действиях фискальному регистратору посылает кассовая программа, которая установлена на компьютере, ноутбуке или другом устройстве.
Так что получается, что для выполнения продаж кассир работает с этой программой. А уже в самом регистраторе установлен фискальный накопитель, который даёт ему возможность хранить данные о продажах, печатать чеки и отправлять их в налоговую через ОФД.
Фискальные регистраторы имеют разную скорость печати и рассчитаны на разную нагрузку. Плюс в том, что есть из чего выбирать — можно найти подходящий регистратор для своего бизнеса. Их можно разделить на две сферы применения: для сетевого ритейла или ресторанов и для малой розницы или сферы услуг.
В фискальниках для крупных сетей скорость печати в разы быстрее — например, печатает 300 мм и 10 позиций в секунду. Также у таких фискальных регистраторов есть отрезчик чеков. Всё это нужно, чтобы быстро обслуживать покупателей и сокращать очереди. Как правило, эти фискальники печатают чеки на широкой ленте 80 мм — на ней отображается большое количество проданных товаров. Но это нужно не только супермаркетам. Также это полезно там, где чек содержит рекламную информацию: например, ресторанам или брендовым магазинам.
Фискальники для малой розницы и сферы услуг такие же, но без отрезчика чеков и с более низкой скоростью печати — да и чек у них чуть уже. Например, печатает 100 мм и 5 позиций в секунду. Но всего этого хватает, чтобы продавать товары и услуги в точках, где нет большого потока покупателей.
Сколько стоят
Средняя стоимость фискальников с фискальным накопителем на 15 месяцев — от 15 000 ₽ до 40 000 ₽. Она зависит от скорости печати регистратора и наличия отрезчика чеков.
Где не стоит использовать
Фискальные регистраторы не подойдут для курьерских доставок, торговли на рынках, а также для точек, где мало места — например, ларьков. Не подходят мобильной торговле, потому что работают от розетки и вай-фая или интернет-кабеля, а маленьким точкам — потому что ноутбук, компьютер или устройство с кассовой программой занимает много места.
Автономные кассы
Что это за кассы
В понимании многих участников рынка автономка — это удобная кнопочная касса, которая не требует подключения к компьютеру, работает от аккумулятора и имеет встроенный модем. Ей не нужны розетка и вай-фай.
Увы, это практически единственное её преимущество. Потому что прежде всего автономка — это суммирующая касса, которая не предназначена для работы с базой товаров и не помогает бизнесу расти.
Что они умеют
Автономки лучше фискальных регистраторов только в нескольких пунктах.
Встроенный пользовательский интерфейс. В отличие от фискальных регистраторов у автономок есть экран и кнопки. На автономках можно выполнять все кассовые операции.
Автономность. Если магазин или другая точка находится в месте, где перебои с электричеством или интернетом, с такой кассой всё равно можно работать и продавать по закону — у автономок есть интернет-модем и аккумулятор, и вай-фай или проводной интернет ей не нужны.
Цена. Автономные кассы — одни из самых бюджетных решений на рынке. Если нужно просто отвечать требованиям новой реформы и отправлять чеки в налоговую через ОФД, можно сэкономить и купить такое устройство.
Простота для микробизнеса. Если на точке пробивается до 10 товаров или одна услуга, новые товары не заводятся, номенклатуры не добавляются, а бизнес не требует автоматизации и развития, аналитики продаж — автономка подойдёт.
А что они не умеют
В целом, у автономок один большой минус — эта касса заранее запрограммирована так, что в неё не внести никакие изменения самостоятельно. Для этого требуется помощь инженера или поездка в сервисный центр: это стоит денег. Такую кассу сложно модернизировать — а в законе постоянно появляются изменения, и бизнесу нужно под них подстраиваться. Да и сам бизнес обычно не стоит на месте и развивается. Для понимания можно рассмотреть всю эту историю с автономками на примере игровых приставок.
Есть современные приставки — те, в которые здорово поиграть одному или компанией. Они обновляются, имеют много возможностей для игроков, удобны и просты, синхронизируются с интернетом.
А есть старые приставки — те, в которые вставляются игровые картриджи, у которых очень ограниченный функционал и с железом которых ничего не сделать. Это и есть автономки. Они существует где-то очень далеко от прогресса — и это притом, что выпускаются они последние несколько лет.
Чтобы защитить читателя от неэффективной покупки, подробнее расскажем о минусах автономок для владельцев бизнеса, бухгалтеров и кассиров.
Маленькая память. В автономку можно загрузить от 30 до 30 000 товаров — в зависимости от конкретной кассы. Может показаться, что этого достаточно, но у ходовых магазинов с проходимостью от 100 покупателей в день база очень быстро растёт и меняется. Какие-то товары выходят из ассортимента, другие появляются. Все эти шаги заполняют и износят ограниченную память автономки.
А ещё при работе с маркированноым товаром нужно будет хранить и передавать дополнительную информацию о каждой единице продаваемого товара и все его наименования. Например, 300 наименований могут сократиться до 100 из-за нехватки памяти.
Маленький экран. Почему это плохо: это просто неудобно. Длинное наименование товара на экране не помещается. Например, в магазине продаётся печенье «Вкуснокрошкино Клубничное с желе» и «Вкуснокрошкино Клубничное с шоколадом». На экране высветится только слово «Вкуснокрошкино», а какое именно печенье пробивается — непонятно. Кассиру постоянно приходится напрягаться и вчитываться, чтобы понять, что написано на экране, и не ошибиться. Когда в магазине очередь, это ещё больше задерживает покупателей.
Загрузить товары прямо на кассе можно, но только через специальную таблицу кодов — что совсем не просто. Плюс для загрузки товаров через компьютер необходимо закрыть смену на кассе, подключить её к компьютеру и использовать специальную программу, в которую через таблицу товары забиваются вручную. Все названия надо подогнать под формат этой программы.А загружается всё медленно — от получаса до нескольких часов. Всё то время, когда касса подключена к компьютеру, она не работает. Смена закрыта, бизнес стоит. И в любом случае для работы с товарами кассу необходимо подключить к компьютеру или ноутбуку — загрузить товары зачастую удалённо нельзя.
Также нужных для товаров полей в автономке очень мало. Когда нужно добавить марки, срок годности, размеры или тип товара услуги — всё это нельзя сделать на автономке.
Работа по сумме. Из-за почти невозможной загрузки товаров на таких кассах часто работают в суммовом режиме — прямо как на калькуляторе. Когда кассы работают по сумме, они не идентифицируют товар и не списывают его по базе данных. В суммовом режиме кассе всё равно, что продавать: банку кукурузы или колбасу. Всё, что забивается в чек — стоимость товара.
Из-за того, что при суммовом режиме не отследить движение товара, бизнес терпит убытки и риски. Так, если товара нет на кассе, владелец магазина не сможет гарантировать, что кассир его продал, а не забрал домой или не продал втридорога самостоятельно. Инвентаризация с суммовым учётом просто невозможна: разве только с тетради кассира. Плюс, когда касса работает по сумме, она не может работать с маркировкой товаров — а именно она становится обязательной в 2019 году. А с 2021 года обязательно вводить наименования всех товаров — не только маркированных.
Неудобное подключение оборудования. Некоторые автономки вообще не работают с дополнительным оборудованием. У других есть порты USB — но и туда не подключить любую модель, которая понравится. У третьих — один-два порта, и нельзя, например, одновременно использовать банковский терминал и сканер штрих-кодов. Некоторые производители выпускают к своим автономкам дополнительные устройства —ещё их называют «хаб». Они стоят дороже кассы в два-три раза — и уже к ним можно подключить оборудование. В любом случае, получается дорого и неудобно.
Неспособность работать с акциями. Сложная операция — это задача, которая делается на кассе во время продажи — например, расчёт скидок, создание акций, поиск товара. Такие операции недоступны на автономке. Зато доступны ручные скидки. Но это значит, что все проведения акций на кассе зависят от того, помнит ли о них продавец и делает ли он скидки, когда нужно.
Нет автоматизации бизнеса. Автономка подходит только тем, у кого мало товарных позиций и база по которым не обновляется, и у кого мало расчётов с покупателями. В автономке нельзя наладить учёт товаров, работать с бухгалтерскими программами, интернет-магазинами, собирать статистику продаж, отчёты и анализировать бизнес.
Касса Ф автоматизирует бизнес и закрывает все вопросы законодательства одной покупкой
Современная полнофункциональная кнопочная касса, сервис для аналитики продаж, фискальный накопитель и 15 месяцев ОФД в комплекте.
Сколько стоят
Средняя стоимость автономки с фискальным накопителем на 15 месяцев — от 15 000 ₽ до 20 000 ₽.
Где не стоит использовать
Бизнес, где больше 30 наименований товаров или услуг. Резюмируя всё сказанное выше: на автономке сложно пробивать товары и заносить их в базу, подключать сервисы и дополнительное оборудование — например, сканер штрих-кодов. Также автономку сложно обновлять.
ЕГАИС. Только некоторые производители делают автономки, которые умеют продавать крепкий алкоголь. Но и здесь есть свои трудности.
Их автономки не поддерживают подключение 2D-сканера, идентификацию товара и установку УТМ — а всё это обязательно для ЕГАИС. Когда пользователи понимают, что касса не может работать с ЕГАИС, производители предлагают купить к автономке дополнительный компьютер. Уже с ним возможны подключение сканера, отправка, сравнение и учёт данных для ЕГАИС, приёмка алкоголя. Такая покупка стоит времени и денег.
Маркировка товаров. Для борьбы с контрафактом правительство вводит глобальную маркировку товаров. .
Самое главное, что требует маркировка — это наличие наименований всего маркированного товара, что есть в магазине, на кассе. Если продаётся маркированный товар, нельзя пробить абстрактный товар за 100 рублей — надо продать конкретное наименование и считать уникальный код маркировки.
Пока неизвестно, будут ли работать автономки с маркировкой товаров. Возможно, через дополнительные платные сервисы или устройства — как с ЕГАИС. Даже если автономки смогут продавать маркированный товар, делать это будет сложно и неудобно — и вот почему:
Как писали выше — загружать товары на автономки трудно. А придётся, если магазин будет продавать маркированный товар. Нужно будет каждую номенклатуру вводить вручную, закрывать смену для загрузки товаров на кассу, всё перепроверять.Сканер штрих-кодов. Не все автономки работают со сканером — а он обязателен для продажи маркированного товара.
Система для приёма накладных. Непонятно, где владельцу бизнеса работать с накладными: у автономок таких сервисов не реализовано.
Идентификация товара
И ещё для ЕГАИС и маркировки есть обязательный момент — это идентифицикация товара. Разберём на примерах.
Как идентифицируется товар на онлайн-кассах. Например, у предпринимателя есть магазин, касса от Дримкас и . Пока кассир работает в магазине, в офис приезжает товар — пусть это будут 15 видов печенья. Товар приходит с бумажной накладной.
Чтобы добавить эти товары, надо подключить сканер штрих-кодов к компьютеру или ноутбуку, нажать в Кабинете Дримкас «Добавить товар» и начать сканировать коды в накладной. Кабинет сразу находит товар — остаётся выбрать только его тип, выставить цену и процент НДС. И так с каждым товаром.
Делается это очень быстро, а за минуту товар уже оказывается на кассе. Кассиру не надо ничего добавлять самому.
Если товар приходит не в офис, а в магазин, где нет компьютера и стоит только касса. В этом случае кассир берёт сканер штрих-кодов, сканирует коды на кассе — и устройство само находит в облаке товаров название товара. Когда кассир продаст товар, он сразу появится в Кабинете Дримкас.
Как идентифицируется товар на автономках. Товар приходит в магазин с бумажной накладной. Кассиру надо взять эту накладную, сесть за компьютер, подключить к нему кассу и вбивать товары вручную. Обычно это делается вечером после закрытия магазина, потому что во время загрузки товаров смена закрыта. Так можно продавать товар не по сумме, а по наименованиям.
Если магазин хочет продавать товар по сумме, здесь проблем нет. Но тогда не видно, что именно продаётся, не провести нормально инвентаризацию. О проданных товарах продавец рассказывает по тетрадке — и только на основании этого делается заказ, что очень ненадёжно.
Помните
Если вы приобретаете автономную кассу, вам нужно будет докупить компьютер для учета товаров и подключения сканера. Это сложнее и дороже, чем купить онлайн-кассу, которая готова ко всем изменениям в законе.
Если магазин будет продавать контрафакт и не учитывать товары с обязательной маркировкой, будут санкции и штрафы.
Моноблоки
Что это за кассы
Это онлайн-кассы для малого и среднего бизнеса. В эти кассы встроены принтер чеков, кассовая программа, экран кассира, клавиши или сенсорный экран. Все операции можно выполнять с них — компьютер не обязателен. Поэтому такие устройства — полноценное рабочее место кассира.
Что они умеют
Моноблоки работают с дополнительным оборудованием и сервисами, легко обновляются, позволяют проводить сложные операции на кассе и анализировать продажи. А ещё они подстраиваются под изменения в законе.
Но все моноблоки разные. Одни работают с ЕГАИС и продают крепкий алкоголь, другие интегрируются с интернет-магазинами. Проще всего эти кассы по сферам бизнеса.
Кассы для ресторанов
Кафе и ресторанам подходят сенсорные кассы с большим экраном. Такой экран позволяет быстро забивать позиции в чек из плиток товаров и выдавать пречеки — именно их в виде счёта официанты приносят клиентам. Как правило, с помощью таких касс можно указывать номера столов и заказов в чеке. А сам пречек можно передавать на кухню поварам.
Кассы Вики для ресторанов и кафе
Позволяют работать в перчатках, быстро добавлять блюда и напитки в чек, сортировать заказы и анализировать продажи.
Кассы для интернет-торговли
Кассы для интернет-торговли работают без участия кассира. И хотя у многих из них есть экран и пользовательский интерфейс, они автоматически закрывают и открывают смены, интегрируются с CMS для управления интернет-магазином и помогают соответствовать всем требованиям законодательства.
Касса Ф для интернет-магазинов
Подходит для интернет-магазинов с точкой выдачи и без неё. В стоимость уже включен ОФД на 15 месяцев. Работает с популярными CMS-системами.
Кассы для курьеров и торговли на рынках
Здесь всё просто: это мобильные кассы, которые работают от аккумулятора и которым не нужен проводной интернет — внутри есть слот для сим-карты. С такими устройствами могут работать продавцы на рынках и в деревнях, курьеры и владельцы ларьков.
Не стоит путать эти кассы с суммовыми автономками: мобильные, как и другие онлайн-кассы, работают с наименованиями товаров, синхронизируются с их базой. Кассиру они позволяют быстро продавать, а владельцу бизнеса — анализировать продажи. Автономки тоже работают от аккумулятора и не нуждаются в проводном интернете, .
Кассы для малой розницы
Касс, которые подходят для торговли в магазинах и продажи услуг, больше всего в реестре. Эти кассы бывают кнопочными и сенсорными. С сенсорными кассами просто добавлять товары в чек и удобно продавать товары без штрих-кодов. А кнопочные привычнее для кассиров и продавцов.
Некоторые из этих касс работают с ЕГАИС — на них можно пробивать крепкий алкоголь. Другие умеют работать с маркированными товарами — например, табаком, который по закону обязательно маркируется с 1 марта 2019 года. А ещё наши решения имеют множество интеграций и бесплатный сервис для аналитики продаж и автоматизации бизнеса — Кабинет Дримкас.
Сколько стоят
Средняя стоимость моноблоков с фискальным накопителем на 15 месяцев — от 25 000 ₽ до 35 000 ₽.
Где не стоит использовать
Моноблоки не справятся с большим потоком покупателей — таким, как в большом сетевом ритейле.
POS-системы
Что это за кассы
Это комплект для любых крупных сетей — например, гипермаркетов. Они долго служат, бесперебойно работают и быстро обслуживают клиентов. Несмотря на комплектацию и название, POS-система — обычная касса, только для крупного ритейла и большого потока покупателей.
Что они умеют
Обычно в такой системе есть системный блок и клавиатура, монитор кассира и дисплей покупателя, денежный ящик и фискальный регистратор. Умеют печатать и отправлять чеки в налоговую. Работают с помощью кассовой программы и кассового сервера.
Кассовая программа установлена на самой кассе, она учитывает товар, помогает кассиру принимать оплату и рассчитывать стоимость.
Кассовый сервер автоматизирует работу магазину. Он помогает загружать на кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавлять акции, распродажи и скидки. Сервер собирает аналитику и статистику по всем продажам со всех касс и помогает управлять ими удалённо.
POS-система рассчитана на высокую нагрузку: до 600 более чеков в сутки. Производители таких систем продают запчасти к ним даже после снятия с производства. Они стоят дорого, но обладают самой низкой стоимостью владения в перспективе от 5 лет.
Покупка POS-системы — хорошее вложение денег для крупного ритейла. К тому же она очень гибкая: если в законе появятся изменения, её несложно обновить и сделать так, чтобы она работала по новым правилам.
Сколько стоят
Средняя стоимость POS-систем — от 100 000 ₽ до 150 000 ₽.
Где не стоит использовать
POS-система работает отлично, но стоит дорого. Для розницы и услуг есть другие, более бюджетные решения на рынке. Поэтому советуем использовать систему только для крупного ритейла.
Кассовые программы
Что это за кассы
Кассовая программа — это мозг онлайн-кассы, её неотъемлемая сущность. Она ведёт кассира за собой: подсказывает ему, что он должен сделать, чтобы продать товар и выбить чек. Это спасает кассира от ошибок и помогает ему сделать всё быстро и правильно. Она же и формирует чеки, посылает сигналы, что нужно печатать и какие данные записывать.
Что они умеют
Кассовая программа устанавливается на ноутбук или встроена в ПО самой кассы. У неё море возможностей — каждый пользователь и владелец бизнеса выбирает то, что ему нужно. Все программы разные, но главное, что они умеют:
- формировать чеки,
- посылать данные на фискальный накопитель,
- отправлять чеки в ОФД,
- обновляться,
- работать с товарами.
Помогают работать кассиру. Управляют открытием и закрытием смены, формируют фискальные документы, устанавливают цены. Большинство из них умеют хранить базу товаров, искать артикулы, работать со сторонними сервисами для автоматизации бизнеса, интегрироваться с товароучётными системами.
Помогают пробивать товар без штрих-кода, рассчитывать сдачу, проводить ручные и автоматические акции и скидки, работать с авансами, предоплатой, возвратами. Работают с наличными и безналичными расчётами.
Сколько стоят
Стоимость кассовой программы сильно варьируется. Она зависит от политики компании, поставляющей оборудование и софт, а также от функциональности. Как правило, если компания производит кассы, стоимость кассовой программы уже включена в стоимость кассы.
